Một khách hàng cũ gửi email: "Yêu cầu công ty xóa toàn bộ thông tin cá nhân và lịch sử mua sắm của tôi khỏi hệ thống." Khi nhận yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân như vậy, doanh nghiệp phải phản hồi trong 02 ngày làm việc và thực hiện trong 20 ngày. Nhưng không phải dữ liệu nào cũng được xóa: hóa đơn, chứng từ phải lưu theo pháp luật kế toán, thuế vẫn phải giữ. Bài viết hướng dẫn quy trình 3 bước, các trường hợp được giữ lại dữ liệu và cách đội lập trình thực hiện xóa trong database.
1. Yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân (right to erasure) là quyền gì theo Luật PDPD#
Quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân (right to erasure) thuộc nhóm quyền "yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân; gửi yêu cầu phản đối xử lý dữ liệu cá nhân" tại điểm d khoản 1 Điều 4 Luật 91/2025/QH15. Việc xóa theo yêu cầu được thực hiện khi chủ thể yêu cầu và chấp nhận các rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra với mình (điểm a khoản 1 Điều 14 Luật).
Doanh nghiệp cũng phải có quy trình, biểu mẫu rõ ràng để khách hàng biết cách gửi yêu cầu (khoản 1 Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP).
2. Các trường hợp được từ chối hoặc tạm hoãn yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân#
Luật không liệt kê riêng các trường hợp được từ chối. Khoản 2 Điều 14 Luật dẫn chiếu các trường hợp xử lý không cần sự đồng ý tại Điều 19 và các nguyên tắc tại khoản 3 Điều 4. Trên thực tế thường gặp:
- Nghĩa vụ lưu trữ theo luật chuyên ngành: hóa đơn, chứng từ kế toán, thuế; hồ sơ phòng, chống rửa tiền (điểm đ khoản 1 Điều 19 Luật).
- Dữ liệu cần để thực hiện hợp đồng còn hiệu lực giữa khách hàng và doanh nghiệp (điểm d khoản 1 Điều 19).
- Dữ liệu phục vụ yêu cầu của cơ quan điều tra, tòa án theo quy định của pháp luật.
Trong các trường hợp này, doanh nghiệp chỉ giữ lại phần dữ liệu cần thiết và phải thông báo để chủ thể dữ liệu biết lý do không thể xóa (khoản 2, khoản 5 Điều 14 Luật 91/2025/QH15). Phần dữ liệu không còn cần định danh nên được khử nhận dạng hoặc xóa.
3. Quy trình 3 bước xử lý yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân chuẩn hóa#
Bước 1: Tiếp nhận và xác thực danh tính. Người phụ trách (thường là nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân) xác thực bằng OTP qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký, để tránh kẻ xấu giả mạo yêu cầu xóa dữ liệu của người khác.
Bước 2: Phân loại dữ liệu được xóa và dữ liệu phải giữ. Xóa thông tin tài khoản, lịch sử tìm kiếm, dữ liệu marketing. Hóa đơn, chứng từ vẫn giữ nguyên trong thời hạn luật định, nhưng hạn chế quyền truy cập và không dùng cho mục đích khác như marketing.
Bước 3: Trả lời khách hàng. Phản hồi trong 02 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu; thời hạn thực hiện xóa là 20 ngày (30 ngày nếu phải yêu cầu bên xử lý hoặc bên thứ ba xóa), được gia hạn tối đa 01 lần không quá 20 ngày với thông báo lý do (khoản 4 Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP). Văn bản trả lời nêu rõ dữ liệu đã xóa và lý do giữ lại phần còn lại.
Không phản hồi trong 02 ngày làm việc có thể bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng; không xóa trong thời hạn 20 ngày có thể bị phạt từ 30 đến 40 triệu đồng đối với tổ chức (điểm d khoản 1, điểm c khoản 3 Điều 44 Nghị định 330/2026/NĐ-CP).
4. Xử lý yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân trong database: hard delete, soft delete, anonymization#
- Hard delete (xóa cứng): chạy lệnh DELETE xóa bản ghi khỏi bảng production và để bản sao lưu hết hạn theo chu kỳ (ví dụ 30 ngày). Luật yêu cầu xóa bằng biện pháp an toàn, ngăn khôi phục trái phép (khoản 3 Điều 14 Luật).
- Soft delete (đánh dấu xóa): thêm trường is_deleted = true và ẩn dữ liệu khỏi giao diện. Cách này không phải là xóa; chỉ dùng cho phần dữ liệu thuộc diện được giữ lại ở mục 2.
- Anonymization (khử nhận dạng): ghi đè họ tên, số điện thoại, email bằng chuỗi ngẫu nhiên (ví dụ "DELETED_USER_881923") để giữ số liệu báo cáo. Kết quả chỉ đạt khử nhận dạng khi các trường còn lại, như địa chỉ giao hàng hay lịch sử đơn, không còn giúp xác định người đó (khoản 11 Điều 2 Luật).
5. Tính năng xóa tài khoản trong ứng dụng#
App Store và Google Play yêu cầu ứng dụng cho phép tạo tài khoản phải có chức năng xóa tài khoản ngay trong ứng dụng. Đây là chính sách của kho ứng dụng, không phải quy định của Luật 91/2025. Dù vậy, một nút "Xóa tài khoản" trong mục Cài đặt cũng là cách đơn giản để đáp ứng yêu cầu có quy trình, biểu mẫu rõ ràng tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 356.
6. Ba tài liệu cần có trước khi nhận yêu cầu đầu tiên#
Trước khi có yêu cầu thật, hãy chuẩn bị ba tài liệu. Một biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu, công bố cho khách hàng. Một bảng liệt kê từng loại dữ liệu được giữ lại, căn cứ và thời hạn giữ, có thể lấy từ quy trình quản lý vòng đời dữ liệu. Và một mẫu thư trả lời nêu dữ liệu đã xóa, dữ liệu giữ lại và lý do. Nếu chưa xác định được thời hạn lưu trữ cho từng loại chứng từ, có thể trao đổi với tư vấn tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân.
