LexData ConsultingENĐặt lịch tư vấn

Đầu tư & Giấy phép

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của LexData giúp công ty nước ngoài (thương nhân nước ngoài theo Luật Thương mại) xác định mình có đủ điều kiện hay không, nên chọn văn phòng đại diện, chi nhánh hay công ty có vốn đầu tư nước ngoài, rồi lập hồ sơ và theo dõi đến khi nhận giấy phép của Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu. Cơ quan cấp phép kiểm tra hồ sơ trong 03 ngày làm việc và quyết định trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

Thời gian triển khaiCơ quan cấp phép kiểm tra hồ sơ trong 03 ngày làm việc và quyết định trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; nếu phải lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, thời gian dài hơn (Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Thời gian chuẩn bị tài liệu của thương nhân ở nước ngoài tùy từng trường hợp và thường là phần dài nhất.
Đặt lịch tư vấn

Tổng quan

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài: những điều cần biết trước khi nộp hồ sơ

Văn phòng đại diện không phải pháp nhân. Văn phòng chỉ thực hiện chức năng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài (Điều 30 Nghị định 07/2016/NĐ-CP), không được sinh lợi trực tiếp và không được ký hợp đồng thay thương nhân khi chưa có ủy quyền hợp lệ (khoản 1, khoản 3 Điều 18 Luật Thương mại). Nếu thương nhân cần ký hợp đồng bán hàng hoặc có doanh thu tại Việt Nam, văn phòng đại diện không phù hợp, nên LexData so sánh các phương án trước khi lập hồ sơ.

Một số quy định cần lưu ý: Nghị định 07/2016/NĐ-CP chỉ áp dụng cho thương nhân nước ngoài, không áp dụng cho văn phòng đại diện của tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài thành lập tại Việt Nam (khoản 2 Điều 2); văn phòng đại diện phải kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ khi đăng ký thuế (khoản 4 Điều 63 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/07/2026); riêng giấy phép chi nhánh, từ 01/07/2025 do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện (khoản 1 Điều 35 Nghị định 146/2025/NĐ-CP; Điều 4 Thông tư 11/2016/TT-BCT, văn bản hợp nhất 23/VBHN-BCT), dù Điều 6 Nghị định 07/2016/NĐ-CP vẫn ghi Bộ Công Thương.

Bộ Công Thương đã đăng dự thảo nghị định sửa đổi Nghị định 07/2016 để lấy ý kiến; thời hạn lấy ý kiến từ 21/09/2026 đến 01/10/2026 đã kết thúc và đến ngày 03/10/2026 LexData chưa thấy nghị định sửa đổi được ban hành. Nếu nghị định sửa đổi được ban hành, hồ sơ và thủ tục có thể thay đổi, nên kiểm tra lại tình trạng văn bản trước khi nộp hồ sơ. Hướng dẫn chi tiết có ở bài viết về thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong mục Bài viết chuyên sâu bên dưới.

Sau khi có giấy phép, văn phòng đại diện được có con dấu mang tên văn phòng theo quy định của pháp luật Việt Nam và được mở tài khoản bằng ngoại tệ hoặc đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam, chỉ dùng vào hoạt động của văn phòng (khoản 4, 5 Điều 17 Luật Thương mại). Trước ngày 30/01 hằng năm, văn phòng phải gửi cơ quan cấp giấy phép báo cáo hoạt động của năm trước theo mẫu của Bộ Công Thương (khoản 1 Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Giấy phép có thể bị thu hồi nếu văn phòng không báo cáo trong 02 năm liên tiếp, hoặc không gửi báo cáo, giải trình theo yêu cầu trong 06 tháng (khoản 2, 3 Điều 44).

Dịch vụ bao gồm

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm những gì?

  • Rà soát điều kiện của thương nhân nước ngoài: đã hoạt động ít nhất 01 năm, giấy đăng ký kinh doanh (nếu có ghi thời hạn) còn hiệu lực ít nhất 01 năm, nội dung hoạt động phù hợp cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế (Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP) và có văn bản chuyên ngành riêng hay không (khoản 2 Điều 1).
  • So sánh văn phòng đại diện, chi nhánh và công ty có vốn đầu tư nước ngoài theo nhu cầu có ký hợp đồng và có doanh thu tại Việt Nam hay không (Điều 17, 18, 19 Luật Thương mại).
  • Lập hồ sơ xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện: đơn theo mẫu MĐ-1, văn bản bổ nhiệm người đứng đầu, báo cáo tài chính hoặc giấy xác nhận nghĩa vụ thuế, tài liệu về địa điểm (Điều 10); hướng dẫn Apostille (từ 11/09/2026, Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, nếu thuộc diện được miễn) hoặc chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực tài liệu nước ngoài.
  • Rà soát địa điểm đặt trụ sở theo Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, kể cả hợp đồng thuê, trước khi nộp hồ sơ.
  • Nộp hồ sơ theo ủy quyền của thương nhân, bổ sung khi cơ quan cấp phép yêu cầu (chỉ được yêu cầu một lần) và theo dõi đến khi có giấy phép.
  • Sau cấp phép: chuẩn bị thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ để kê khai khi đăng ký thuế (khoản 4 Điều 63 Nghị định 252/2026/NĐ-CP), lịch báo cáo hằng năm, gia hạn, điều chỉnh, chuyển địa điểm và chấm dứt hoạt động.

Phù hợp với

Ai cần dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài?

  • Công ty nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện để khảo sát thị trường, liên lạc với đối tác, khách hàng và xúc tiến kinh doanh tại Việt Nam mà chưa cần pháp nhân.
  • Thương nhân nước ngoài đã có văn phòng đại diện cần gia hạn, điều chỉnh người đứng đầu, tên, nội dung hoạt động hoặc địa chỉ, hoặc chấm dứt hoạt động.
  • Nhà đầu tư chưa chắc nên chọn văn phòng đại diện, chi nhánh hay công ty FDI và cần so sánh trước khi nộp hồ sơ.
  • Doanh nghiệp FDI hoặc công ty trong nước cần mở văn phòng đại diện của chính mình và muốn biết thủ tục áp dụng khác Nghị định 07/2016 thế nào.

Kết quả bàn giao

Doanh nghiệp nhận được gì?

  • Bản tư vấn lựa chọn loại hình hiện diện: điều kiện, giới hạn hoạt động, cơ quan cấp phép và thời hạn từng phương án.
  • Bộ hồ sơ xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện và danh mục tài liệu nước ngoài cần Apostille, chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, kèm hướng dẫn về hình thức.
  • Giấy phép thành lập văn phòng đại diện do cơ quan có thẩm quyền cấp, hoặc văn bản từ chối của cơ quan cấp phép nêu rõ lý do.
  • Lịch theo dõi sau cấp phép: báo cáo hằng năm trước ngày 30/01, gia hạn ít nhất 30 ngày trước khi hết hạn, điều chỉnh trong 60 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi.

Quy trình triển khai

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài 4 bước

  1. 01

    Rà soát điều kiện & loại hình

    Đối chiếu tư cách thương nhân, thời gian hoạt động, nội dung hoạt động dự kiến với cam kết quốc tế và văn bản chuyên ngành; so sánh văn phòng đại diện, chi nhánh, công ty FDI.

  2. 02

    Chuẩn bị hồ sơ & tài liệu nước ngoài

    Soạn đơn, văn bản bổ nhiệm người đứng đầu; hướng dẫn Apostille hoặc chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực; rà soát địa điểm và hợp đồng thuê.

  3. 03

    Nộp hồ sơ & bổ sung

    Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu, bổ sung khi cơ quan cấp phép yêu cầu và theo dõi các mốc 03 và 07 ngày làm việc.

  4. 04

    Sau cấp phép & theo dõi

    Hướng dẫn thuê trụ sở, mở tài khoản, đăng ký thuế kèm kê khai chủ sở hữu hưởng lợi; lập lịch báo cáo hằng năm, gia hạn và điều chỉnh.

Thông tin cần chuẩn bị

Giấy đăng ký kinh doanh và báo cáo tài chính (hoặc xác nhận nghĩa vụ thuế) của thương nhân nước ngoài, thông tin và hộ chiếu của người đứng đầu dự kiến, sơ đồ sở hữu công ty mẹ, địa điểm hoặc hợp đồng thuê dự kiến, nội dung hoạt động mong muốn.

Phạm vi và yếu tố báo giá

Báo giá theo số lượng hồ sơ, việc có phải lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, các dịch vụ gia hạn, điều chỉnh hoặc chấm dứt đi kèm. Lệ phí nhà nước, chi phí dịch thuật, công chứng, Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự và thuê trụ sở được tính riêng.

Câu hỏi thường gặp

Về Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Ai được thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, đã hoạt động ít nhất 01 năm, nếu giấy đăng ký kinh doanh có ghi thời hạn thì thời hạn đó còn ít nhất 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ, và có nội dung hoạt động phù hợp cam kết của Việt Nam (Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài mất bao lâu?

Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung (chỉ một lần). Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp hoặc từ chối giấy phép (khoản 2, 3 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Trường hợp thuộc khoản 5 Điều 7, cơ quan cấp phép phải lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành nên thời gian dài hơn.

Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

Không được sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam và không được giao kết hợp đồng của thương nhân nước ngoài, trừ khi người đứng đầu có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc hợp đồng thuộc các việc phục vụ chính văn phòng như thuê trụ sở, tuyển lao động, mở tài khoản (khoản 1, khoản 3 Điều 18, khoản 2, 3, 4 Điều 17 Luật Thương mại). Khi được ủy quyền, thương nhân phải ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hoặc sửa đổi hợp đồng (khoản 7 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

Công ty có vốn đầu tư nước ngoài lập văn phòng đại diện có theo Nghị định 07/2016 không?

Không. Văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài thành lập tại Việt Nam không thuộc đối tượng áp dụng của Nghị định 07/2016/NĐ-CP (khoản 2 Điều 2); việc đăng ký thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp.

Giấy phép văn phòng đại diện có thời hạn bao lâu?

05 năm, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài nếu giấy đó có thời hạn (khoản 1 Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Hồ sơ gia hạn nộp ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép hết hạn (khoản 1 Điều 23).

Văn bản pháp lý tham chiếu

Cập nhật nội dung: .

Nghĩa vụ và hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào tình huống thực tế của doanh nghiệp và văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.

Bài viết chuyên sâu

Tìm hiểu thêm trước khi triển khai

Dịch vụ liên quan

Các dịch vụ thường đi kèm

Đầu tư · FDI

Dịch vụ thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam

Chọn lộ trình, lập hồ sơ IRC và ERC, xử lý điều kiện tiếp cận thị trường cho nhà đầu tư nước ngoài.

Xem chi tiết Doanh nghiệp · Giấy phép lao động

Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Xác định diện cấp phép hay miễn, lập và nộp hồ sơ, theo dõi thời hạn để gia hạn hoặc cấp mới đúng lúc.

Xem chi tiết Doanh nghiệp · Giải thể

Dịch vụ giải thể công ty và tạm ngừng kinh doanh

Nghị quyết giải thể, thông báo chủ nợ và người lao động, hồ sơ giải thể, chấm dứt dự án FDI hoặc tạm ngừng kinh doanh.

Xem chi tiết

Bắt đầu

Cần xác định bước phù hợp?

LexData có thể rà soát nhanh tình huống của doanh nghiệp và đề xuất phạm vi phù hợp với quy mô, ngành nghề và mức độ rủi ro pháp lý.

Trao đổi với LexData

Bắt đầu

Sẵn sàng trao đổi cùng LexData?

Đặt lịch tư vấn 30 phút miễn phí. Chúng tôi sẽ phác thảo các điểm rủi ro ưu tiên và bước đi phù hợp với quy mô của bạn — không ràng buộc.

  • Phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc
  • Bảo mật thông tin trao đổi

Hoặc liên hệ trực tiếp

LIÊN HỆ

Gửi yêu cầu tư vấn

Chia sẻ nhu cầu của bạn, đội ngũ LexData sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất.

0/1.000

Thông tin bạn cung cấp chỉ được xử lý nhằm tiếp nhận và phản hồi yêu cầu này, theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của LexData.