Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là thủ tục xin giấy phép: thương nhân nộp 01 bộ hồ sơ đến Sở Công Thương nơi dự kiến đặt trụ sở (hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nếu đặt trong khu). Cơ quan cấp phép kiểm tra hồ sơ trong 03 ngày làm việc, rồi cấp hoặc từ chối trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (Điều 5, Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP). Giấy phép có thời hạn 05 năm. Văn phòng đại diện chỉ được liên lạc, tìm hiểu thị trường và xúc tiến cơ hội kinh doanh, không được sinh lợi trực tiếp.
Hai điểm cần biết ngay từ đầu khi làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện: (1) Nghị định 07/2016 chỉ áp dụng cho thương nhân nước ngoài, không áp dụng cho văn phòng đại diện của công ty đã thành lập tại Việt Nam, kể cả công ty có vốn đầu tư nước ngoài (khoản 2 Điều 2); (2) từ 01/07/2026, theo khoản 4 Điều 63 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, văn phòng đại diện phải kê khai cho cơ quan thuế thông tin về chủ sở hữu pháp lý và chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện: các bước và thời hạn#
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện đi qua các bước sau:
- Kiểm tra tư cách và nội dung hoạt động theo các điều kiện thành lập văn phòng đại diện ở phần sau.
- Chuẩn bị tài liệu nước ngoài và ký thỏa thuận thuê địa điểm. Tài liệu nước ngoài thường chiếm nhiều thời gian nhất vì nằm ngoài thời hạn xử lý của cơ quan cấp phép; tài liệu về địa điểm là phần bắt buộc của hồ sơ (điểm e khoản 1 Điều 10).
- Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến nếu đủ điều kiện áp dụng (khoản 1 Điều 11).
- Bổ sung nếu được yêu cầu. Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung, tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết (khoản 2 Điều 11). Hồ sơ thiếu hoặc sai hình thức chứng thực vì thế dễ làm chậm cả quy trình.
- Nhận giấy phép trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; nếu từ chối, cơ quan cấp phép trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do (khoản 3 Điều 11).
Nếu nội dung hoạt động không phù hợp cam kết của Việt Nam, hoặc thương nhân không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập phải được Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận (khoản 5 Điều 7). Theo khoản 4 Điều 11, khi đó cơ quan cấp phép gửi văn bản lấy ý kiến Bộ trong 03 ngày làm việc, Bộ trả lời trong 05 ngày làm việc, và cơ quan cấp phép quyết định trong 05 ngày làm việc tiếp theo. Câu chữ của khoản 4 Điều 11 gộp trường hợp khoản 5 Điều 7 với trường hợp việc thành lập chưa được quy định tại văn bản chuyên ngành, nên hãy hỏi cơ quan cấp phép về đường lấy ý kiến Bộ. Với ngành mà văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành đã quy định việc thành lập văn phòng đại diện, áp dụng văn bản chuyên ngành đó thay vì Nghị định 07 (khoản 2 Điều 1).
Lệ phí trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện (cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn giấy phép) do Bộ Tài chính quy định (Điều 26 Nghị định 07/2016); mức cụ thể nên xác nhận với cơ quan cấp phép tại thời điểm nộp hồ sơ. Chi phí dịch thuật, công chứng, Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự và thuê trụ sở tính riêng.
Điều kiện trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện: thương nhân nước ngoài nào được cấp giấy phép?#
Quyền thành lập thuộc về thương nhân nước ngoài, theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế (khoản 1 Điều 3). Một thương nhân không được lập nhiều hơn một văn phòng đại diện hoặc chi nhánh có cùng tên gọi trong một tỉnh, thành phố (khoản 2 Điều 3). Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Điều 7 gồm:
- Thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật của nơi đó công nhận.
- Thương nhân đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.
- Nếu giấy đăng ký kinh doanh có ghi thời hạn hoạt động, thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế.
Giấy phép có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài, nếu giấy đó có ghi thời hạn (khoản 1 Điều 9). Công ty nước ngoài mới thành lập chưa đủ 01 năm vì vậy chưa thể bắt đầu thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
Cơ quan cấp phép từ chối nếu thương nhân không đáp ứng điều kiện, nếu thương nhân đề nghị cấp phép trong 02 năm kể từ ngày bị thu hồi giấy phép trước đó, hoặc nếu việc thành lập bị hạn chế vì quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng (Điều 14).
Hồ sơ trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện và tài liệu nước ngoài#
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm 01 bộ theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép theo mẫu MĐ-1, do đại diện có thẩm quyền của thương nhân ký (mẫu ban hành kèm Thông tư 11/2016/TT-BCT, bản hợp nhất 23/VBHN-BCT).
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài, dịch ra tiếng Việt và chứng thực, đồng thời chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự (hoặc Apostille nếu thuộc diện được miễn, xem bên dưới).
- Văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, dịch ra tiếng Việt và chứng thực.
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán, hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế hay tài chính năm tài chính gần nhất, hoặc giấy tờ tương đương, dịch ra tiếng Việt và chứng thực.
- Bản sao hộ chiếu (nếu người đứng đầu là người nước ngoài, phải dịch và chứng thực) hoặc căn cước công dân (nếu là người Việt Nam).
- Tài liệu về địa điểm: thỏa thuận hoặc biên bản ghi nhớ thuê địa điểm, hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng, và tài liệu theo Điều 28.
Địa điểm phải đạt điều kiện ngay từ đầu của thủ tục thành lập văn phòng đại diện: phù hợp quy định về an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động, và văn phòng đại diện không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở (Điều 28). Vì tài liệu địa điểm nộp cùng hồ sơ, hợp đồng thuê cần được ký trước khi nộp.
Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự?#
Trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện, cần lưu ý Nghị định 07/2016 vẫn ghi giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự (khoản 2 Điều 10). Nghị định 293/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 11/09/2026, quy định giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam, đã được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó cấp Apostille, được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, và cơ quan, tổ chức tại Việt Nam không được yêu cầu thêm thủ tục chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự (khoản 2, khoản 3 Điều 25). Giấy tờ không lập bằng tiếng Việt vẫn phải dịch, và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam (khoản 1 Điều 27).
Điều 26 liệt kê các trường hợp bị từ chối tiếp nhận, trong đó có giấy tờ không phải giấy tờ công theo pháp luật nước cấp, giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, và Apostille không do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc không đúng mẫu. Giấy tờ của quốc gia không có quan hệ Công ước áp dụng với Việt Nam không thuộc diện miễn của Điều 25 nên vẫn theo khoản 2 Điều 10 Nghị định 07/2016. Nghị định không nêu ví dụ nào về giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại; khoản 7 Điều 30 giao Bộ Ngoại giao ban hành danh mục các loại giấy tờ công thuộc và không thuộc phạm vi Apostille. Tại ngày 06/10/2026, LexData chưa thấy văn bản hay danh mục nào nói rõ giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài có bị Điều 26 loại trừ hay không, nên hãy hỏi cơ quan cấp phép xem giấy đăng ký kinh doanh của nước bạn được chấp nhận theo hình thức nào trước khi làm thủ tục ở nước ngoài; làm lại tài liệu nước ngoài thường tốn thời gian và chi phí hơn chính việc nộp hồ sơ.
Văn phòng đại diện và chi nhánh: chọn loại nào, hay lập công ty FDI?#
Văn phòng đại diện không phải pháp nhân: thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của văn phòng (Điều 4 Nghị định 07/2016). Trước khi bắt đầu thủ tục thành lập văn phòng đại diện, hãy so sánh văn phòng đại diện và chi nhánh: câu hỏi cần trả lời là doanh nghiệp có cần tạo doanh thu tại Việt Nam hay không.
| Văn phòng đại diện | Chi nhánh | Công ty có vốn đầu tư nước ngoài | |
|---|---|---|---|
| Căn cứ | Điều 17, 18 Luật Thương mại; Nghị định 07/2016 | Điều 19, 20 Luật Thương mại; Nghị định 07/2016 | Luật Đầu tư; Luật Doanh nghiệp |
| Điều kiện thời gian hoạt động của thương nhân nước ngoài | Ít nhất 01 năm (Điều 7) | Ít nhất 05 năm (Điều 8) | Không áp dụng điều kiện của Nghị định 07 |
| Cơ quan cấp phép | Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu (Điều 5) | Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (từ 01/07/2025, khoản 1 Điều 35 Nghị định 146/2025/NĐ-CP) | Cơ quan đăng ký đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh |
| Nội dung hoạt động | Liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh (Điều 30) | Cung ứng dịch vụ (khoản 1 Điều 31 Nghị định 07); mua bán hàng hóa và hoạt động thương mại khác phù hợp giấy phép (khoản 7 Điều 19 Luật Thương mại) | Theo Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp |
| Sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam | Không (khoản 1 Điều 18 Luật Thương mại) | Có, trong phạm vi giấy phép | Có |
| Ký hợp đồng | Không giao kết hoặc sửa đổi hợp đồng của thương nhân, trừ khi Trưởng văn phòng có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc thuộc các việc phục vụ chính văn phòng: thuê trụ sở và phương tiện, tuyển lao động, mở tài khoản (khoản 3 Điều 18, khoản 2, 3, 4 Điều 17 Luật Thương mại) | Có, phù hợp nội dung giấy phép (khoản 3 Điều 19 Luật Thương mại) | Có |
Về cơ quan cấp phép chi nhánh: từ 01/07/2025, việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi giấy phép thành lập chi nhánh và chấm dứt hoạt động của chi nhánh do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện (khoản 1 Điều 35 Nghị định 146/2025/NĐ-CP), dù Điều 6 Nghị định 07/2016 vẫn ghi là Bộ Công Thương; Điều 4 Thông tư 11/2016/TT-BCT (bản hợp nhất 23/VBHN-BCT) quy định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là đầu mối tiếp nhận, xử lý hồ sơ. Theo khoản 2 Điều 60, Nghị định 146/2025 hết hiệu lực từ 01/03/2027, trừ khi Quốc hội quyết định kéo dài; các quy định tương ứng còn hết hiệu lực sớm hơn nếu một văn bản mới về cùng thẩm quyền, trình tự, thủ tục có hiệu lực trước mốc đó. Vì vậy cần kiểm tra lại khi nộp hồ sơ chi nhánh. Thẩm quyền cấp phép văn phòng đại diện (Điều 5 Nghị định 07/2016) không nằm trong khoản 1 Điều 35 này.
Nếu mục tiêu là ký hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ và có doanh thu tại Việt Nam, văn phòng đại diện không đáp ứng được. Nghị định 07 (khoản 1 Điều 31) quy định chi nhánh hoạt động cung ứng dịch vụ, còn Luật Thương mại (khoản 7 Điều 19) cho phép chi nhánh mua bán hàng hóa phù hợp giấy phép và điều ước quốc tế, nên phạm vi thực tế của chi nhánh phụ thuộc nội dung giấy phép. Với các nhu cầu khác, có thể cân nhắc thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài; công ty đó vẫn có thể lập văn phòng đại diện của chính mình, nhưng là đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp, không theo Nghị định 07/2016.
Sau thủ tục thành lập văn phòng đại diện: quyền và nghĩa vụ#
Theo Luật Thương mại (Điều 17), văn phòng đại diện được thuê trụ sở và mua, thuê phương tiện cần thiết; tuyển dụng lao động là người Việt Nam hoặc người nước ngoài; mở tài khoản bằng ngoại tệ hoặc đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam, và chỉ dùng tài khoản này cho hoạt động của văn phòng đại diện; có con dấu mang tên văn phòng. Các nghĩa vụ cần theo dõi:
- Không ký hợp đồng thay thương nhân nếu chưa được ủy quyền. Khi người đứng đầu được thương nhân ủy quyền giao kết hoặc sửa đổi hợp đồng, thương nhân phải ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hoặc sửa đổi (khoản 7 Điều 33 Nghị định 07/2016). Dùng văn phòng để bán hàng hoặc ký hợp đồng ngoài phạm vi này là lỗi thường gặp nhất.
- Quy định về người đứng đầu. Người đứng đầu văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm chức vụ người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài hoặc của tổ chức kinh tế thành lập theo pháp luật Việt Nam, và không được kiêm người đứng đầu chi nhánh (khoản 6 Điều 33). Khi xuất cảnh, người đứng đầu phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác; nếu không có mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, thương nhân phải bổ nhiệm người khác (khoản 3, khoản 5 Điều 33).
- Thuế và kê khai chủ sở hữu hưởng lợi. Văn phòng đại diện phải nộp thuế, phí, lệ phí theo quy định (khoản 4 Điều 18 Luật Thương mại). Theo khoản 4 Điều 63 Nghị định 252/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2026), văn phòng đại diện phải kê khai, cập nhật cho cơ quan thuế thông tin về chủ sở hữu pháp lý và chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ khi đăng ký thuế lần đầu và khi thay đổi thông tin đăng ký thuế, đồng thời lưu hồ sơ tối thiểu 05 năm kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc kỳ báo cáo có liên quan. Nên chuẩn bị sơ đồ sở hữu của công ty mẹ ngay từ giai đoạn xin giấy phép.
- Báo cáo hằng năm. Trước ngày 30 tháng 01 hằng năm, gửi báo cáo hoạt động của năm trước theo mẫu BC-1 đến cơ quan cấp giấy phép (khoản 1 Điều 32). Điều 32 ghi gửi qua bưu điện; nên hỏi cơ quan cấp phép về kênh nộp trực tuyến. Nếu bỏ quên, giấy phép bị thu hồi khi văn phòng không báo cáo 02 năm liên tiếp, không hoạt động 01 năm mà không phát sinh giao dịch với cơ quan cấp phép, hoặc không gửi báo cáo, giải trình theo yêu cầu trong 06 tháng (Điều 44). Sau khi bị thu hồi, thương nhân không được nộp hồ sơ xin giấy phép mới trong 02 năm (khoản 2 Điều 14). Khi sử dụng người lao động Việt Nam, văn phòng đại diện còn phải báo cáo hằng năm trước ngày 15/12 theo Mẫu số 02/PLII (khoản 3 Điều 26 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, phần về lao động Việt Nam vẫn còn hiệu lực); xem bài báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Điều chỉnh, gia hạn, chuyển địa điểm và chấm dứt văn phòng đại diện#
Điều chỉnh. Sau thủ tục thành lập văn phòng đại diện, giấy phép phải được điều chỉnh khi thay đổi tên hoặc địa chỉ của thương nhân, người đứng đầu, tên hoặc nội dung hoạt động của văn phòng, hoặc địa chỉ trụ sở trong cùng tỉnh, thành phố hoặc cùng khu vực thuộc một Ban quản lý (khoản 1, 3, 4, 5, 6 Điều 15). Khoản 2 Điều 15 (thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài) theo câu chữ chỉ gắn với nội dung hoạt động của chi nhánh, nên không áp dụng cho văn phòng đại diện. Thời hạn làm thủ tục là 60 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi; cơ quan cấp phép xử lý trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (khoản 1, khoản 4 Điều 17).
Gia hạn. Nộp hồ sơ ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép hết hạn; cơ quan cấp phép xử lý trong 05 ngày làm việc (khoản 1, khoản 4 Điều 23). Hết thời hạn mà không đề nghị gia hạn là một trường hợp chấm dứt hoạt động (khoản 3 Điều 35), và giấy phép không được gia hạn nếu văn phòng đã vi phạm thuộc trường hợp bị thu hồi (Điều 21). Hồ sơ gia hạn cần bản sao giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân, dịch ra tiếng Việt và được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự (hoặc có Apostille nếu thuộc diện được miễn, xem phần trên), cùng báo cáo tài chính hoặc giấy xác nhận nghĩa vụ thuế năm gần nhất (Điều 22), nên cần đặt lịch chuẩn bị tài liệu nước ngoài sớm hơn mốc 30 ngày.
Chuyển sang tỉnh khác hoặc sang khu thuộc Ban quản lý khác. Chuyển trụ sở từ một tỉnh, thành phố, hoặc khu vực thuộc một Ban quản lý, sang tỉnh, thành phố khác hoặc khu vực thuộc Ban quản lý khác (khoản 1 Điều 18) phải chấm dứt hoạt động tại nơi cũ rồi xin cấp lại giấy phép tại nơi mới trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo chấm dứt; quá 30 ngày thì phải làm như xin cấp phép mới (khoản 1 Điều 20).
Chấm dứt hoạt động khi thương nhân đề nghị, khi thương nhân chấm dứt hoạt động ở nước ngoài, khi giấy phép hết hạn mà thương nhân không đề nghị gia hạn hoặc không được gia hạn, khi bị thu hồi giấy phép, hoặc khi không còn đáp ứng điều kiện (Điều 35). Hồ sơ gồm thông báo theo mẫu, danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán (gồm nợ thuế và bảo hiểm xã hội), danh sách người lao động và quyền lợi, bản chính giấy phép (khoản 1 Điều 36). Thương nhân phải niêm yết việc chấm dứt tại trụ sở và chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng, thanh toán nợ, kể cả nợ thuế, và giải quyết quyền lợi cho người lao động (Điều 38). Thứ tự làm với cơ quan thuế, người lao động và con dấu xem bài chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Nếu thương nhân muốn đóng cả công ty tại Việt Nam, xem thêm giải thể công ty và tạm ngừng kinh doanh.
Về dự thảo sửa đổi Nghị định 07/2016: Bộ Công Thương đã đăng hồ sơ dự thảo nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 07/2016 (lần 2) để lấy ý kiến từ ngày 21/09/2026 đến ngày 01/10/2026. Tại ngày 06/10/2026, LexData chưa thấy nghị định sửa đổi được ban hành (lược đồ Nghị định 07/2016 trên Công báo chưa ghi văn bản sửa đổi nào), nên bài này theo quy định hiện hành; nếu nghị định sửa đổi được ban hành, hồ sơ, thủ tục hoặc cơ quan tiếp nhận có thể thay đổi.
Câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập văn phòng đại diện#
Văn phòng đại diện có được kinh doanh, bán hàng không? Không: văn phòng không được sinh lợi trực tiếp (khoản 1 Điều 18 Luật Thương mại) và không được giao kết hợp đồng của thương nhân nếu chưa có ủy quyền hợp lệ.
Thương nhân nước ngoài phải hoạt động bao lâu mới được làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện? Ít nhất 01 năm (Điều 7); chi nhánh đòi hỏi ít nhất 05 năm (Điều 8).
Giấy tờ nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự không? Từ 11/09/2026, giấy tờ công đã có Apostille của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam được miễn hợp pháp hóa lãnh sự (Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP), nhưng Điều 26 loại trừ giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại và chưa rõ giấy đăng ký kinh doanh có thuộc nhóm này hay không; xem mục Apostille ở trên.
Trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài có cần giấy phép lao động không? Chưa có hướng dẫn chính thức mà LexData tìm thấy. Khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động miễn giấy phép cho "Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam"; câu này có thể được đọc là chỉ dành cho tổ chức quốc tế và tổ chức phi chính phủ nước ngoài, và chưa có văn bản nào xác nhận trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thuộc khoản này. Nghị định 219/2025/NĐ-CP xếp người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện vào nhóm giám đốc điều hành (điểm a khoản 2 Điều 3), và Điều 7 chỉ miễn riêng một số trường hợp, như người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại (khoản 10) hoặc điều chuyển nội bộ đủ điều kiện (điểm b khoản 13). Vì vậy nên xác định trường hợp cụ thể và hỏi cơ quan có thẩm quyền trước khi bổ nhiệm. Xem thêm các trường hợp miễn giấy phép lao động.
Với thủ tục thành lập văn phòng đại diện, dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài của LexData gồm rà soát điều kiện, lập hồ sơ và lịch theo dõi sau cấp phép. Nếu cần pháp nhân tại Việt Nam để ký hợp đồng và có doanh thu, xem dịch vụ thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài và nhóm dịch vụ đầu tư nước ngoài.
