Báo cáo tình hình sử dụng lao động là báo cáo doanh nghiệp gửi Sở Nội vụ hai lần mỗi năm: kỳ 6 tháng nộp trước ngày 05/6, kỳ năm nộp trước ngày 05/12. Kỳ năm 2026 vì vậy phải xong chậm nhất ngày thứ Sáu 04/12/2026. Báo cáo lập theo Mẫu số 01/PLI của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc bằng bản giấy nếu không nộp trực tuyến được, đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực (Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp có người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế còn phải gửi Ban quản lý khu.
Nhiều hướng dẫn trên mạng vẫn ghi nơi nhận là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, mức phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hoặc yêu cầu nộp riêng báo cáo lao động nước ngoài theo Mẫu 07/PLI. Cả ba đều đã cũ: Sở Nội vụ nhận báo cáo từ 01/07/2025, Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay Nghị định 12/2022 từ 10/09/2026, và báo cáo định kỳ về lao động nước ngoài không còn từ 07/08/2025.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động khác khai trình lao động thế nào?#
Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 đặt ba nghĩa vụ hay bị gọi chung là "báo cáo lao động": lập sổ quản lý lao động (khoản 1), khai trình việc sử dụng lao động trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động và định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội (khoản 2).
| Nghĩa vụ | Khi nào | Nộp ở đâu | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Lập sổ quản lý lao động | Trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, cập nhật từ ngày người lao động bắt đầu làm việc | Lưu tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; xuất trình khi được yêu cầu | Điều 3 Nghị định 145/2020 |
| Khai trình việc sử dụng lao động | Một lần, trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, cùng hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện | Khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020; khoản 1 Điều 81 Nghị định 168/2025 |
| Báo cáo tình hình thay đổi lao động | Trước 05/6 và trước 05/12 hằng năm | Sở Nội vụ; thông báo bảo hiểm xã hội khu vực; thêm Ban quản lý nếu ở khu công nghiệp, khu kinh tế | Điều 71 Nghị định 129/2025 |
Về khai trình: Nghị định 122/2020/NĐ-CP mà khoản 1 Điều 4 Nghị định 145 dẫn chiếu đã được thay bằng Nghị định 168/2025/NĐ-CP (khoản 2 Điều 124). Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhận hồ sơ đăng ký thành lập kiêm khai trình (khoản 1 Điều 81), rồi chia sẻ tên, mã số, địa chỉ, ngành nghề chính và tổng số lao động dự kiến cho Sở Nội vụ (khoản 3 Điều 81). Theo cách đọc của chúng tôi, đơn vị thành lập qua thủ tục đăng ký doanh nghiệp không phải nộp thêm tờ khai trình riêng; đơn vị không đi qua thủ tục này (ví dụ văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài) nên hỏi Sở Nội vụ.
Ai phải nộp, kể cả chi nhánh và doanh nghiệp không có biến động?#
Điều 71 Nghị định 129/2025 dùng chữ "người sử dụng lao động", tức mọi tổ chức, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động theo thỏa thuận (khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động). Không phân biệt doanh nghiệp trong nước hay FDI, lớn hay nhỏ; thông báo kỳ 6 tháng đầu năm 2026 của Sở Nội vụ TP.HCM cũng gửi tới cả hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê lao động.
Bốn tình huống văn bản không nói thẳng, kèm cách đọc của chúng tôi:
- Chi nhánh, văn phòng đại diện ở tỉnh khác. Điều 71 yêu cầu thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực "nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện", nhưng không nói Sở Nội vụ của tỉnh nào. Cách an toàn là để mỗi đơn vị có mã đơn vị bảo hiểm xã hội riêng báo cáo số lao động mình quản lý với Sở Nội vụ nơi đơn vị đó đặt trụ sở; theo hướng dẫn của các nhà cung cấp phần mềm bảo hiểm xã hội (nguồn thứ cấp), khi nộp trên Cổng Dịch vụ công cũng chọn Sở Nội vụ theo cách này.
- Doanh nghiệp chưa có người lao động. Doanh nghiệp chưa thuê ai thì chưa là "người sử dụng lao động" theo Bộ luật Lao động, nên theo cách đọc của chúng tôi chưa phát sinh báo cáo. Nếu trong kỳ đã có người làm việc rồi nghỉ hết, vẫn nên báo cáo vì đó chính là "thay đổi".
- Không có biến động trong kỳ. Tên nghĩa vụ là báo cáo "tình hình thay đổi lao động", nhưng Mẫu 01/PLI liệt kê từng người lao động của đơn vị. Kỳ 6 tháng đầu năm 2026, Sở Nội vụ Hà Nội thông báo sẽ tổng hợp danh sách đơn vị chưa báo cáo, còn Sở Nội vụ TP.HCM sẽ tổng hợp tình hình thực hiện làm cơ sở xác nhận việc chấp hành pháp luật. Chúng tôi khuyên vẫn nộp đủ hai kỳ.
- Người làm theo hợp đồng dịch vụ, cộng tác viên. Mẫu 01/PLI chỉ có cột cho hợp đồng lao động (không xác định thời hạn, xác định thời hạn, dưới 1 tháng hoặc thử việc). Người ký hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ đúng nghĩa không thuộc báo cáo; nếu hợp đồng thực chất là hợp đồng lao động thì phải đưa vào.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài còn một báo cáo riêng: trước ngày 15/12 hằng năm, báo cáo tình hình tuyển dụng, sử dụng người lao động Việt Nam theo Mẫu số 02/PLII gửi tổ chức có thẩm quyền tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao (điểm đ khoản 3 Điều 2, điểm b khoản 1 Điều 22, khoản 3 Điều 26 Nghị định 152/2020/NĐ-CP). Phần này của Nghị định 152 vẫn còn hiệu lực, vì khoản 2 Điều 35 Nghị định 219/2025 chỉ chấm dứt phần về lao động nước ngoài; mức phạt tương ứng tại Điều 14 Nghị định 283/2026 chưa có hiệu lực (khoản 3 Điều 66).
Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và kỳ năm 2026#
Điều 71 Nghị định 129/2025 giữ nguyên hai mốc của Nghị định 145: định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12). Chữ "trước" nghĩa là ngày cuối cùng được nộp là 04/12, dù 05/12 là thứ mấy. Hạn của báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 vì vậy là hết thứ Sáu 04/12/2026; kỳ 6 tháng đầu năm 2027, ngày cuối cùng là thứ Sáu 04/6/2027. Quy tắc lùi hạn sang ngày làm việc kế tiếp (khoản 5 Điều 148 Bộ luật Dân sự) chỉ áp dụng khi chính ngày cuối cùng là ngày nghỉ, nên không áp dụng cho hai kỳ này.
Ba điều cần biết về thời hạn:
- Văn bản không quy định ngày chốt số liệu. Nghị định 152/2020 trước đây có ngày chốt cho báo cáo lao động nước ngoài (15/12 năm trước đến 14/6), nhưng Điều 4 Nghị định 145 thì không. Theo cách đọc của chúng tôi, nên chốt danh sách tại ngày lập báo cáo và ghi đủ người đã vào, đã nghỉ từ đầu kỳ.
- Sở Nội vụ có thể nhắc hoặc lùi hạn bằng công văn. Kỳ 6 tháng đầu năm 2026, Sở Nội vụ Hà Nội hướng dẫn bằng Văn bản 3209/SNV-VLATLĐ ngày 18/5/2026 (hạn trước 05/6/2026), còn Sở Nội vụ TP.HCM thông báo sau ngày 05/6 sẽ không nhận báo cáo. Theo tóm tắt trên một số trang pháp luật (nguồn thứ cấp), Hà Nội sau đó có Văn bản 4788/SNV-VLATLĐ cho nộp tiếp đến trước 15/7/2026; chúng tôi chưa xem được bản gốc. Đến 18/10/2026 chúng tôi chưa thấy thông báo của Sở Nội vụ cho kỳ năm 2026, nên đừng chờ công văn mới làm.
- Mốc 01/03/2027. Nghị định 129/2025 hết hiệu lực từ 01/03/2027, trừ khi Quốc hội quyết định kéo dài (điểm a khoản 2 Điều 80); nếu trước mốc đó có luật, nghị định mới quy định về thủ tục này có hiệu lực thì Điều 71 hết hiệu lực sớm hơn, từ ngày văn bản mới có hiệu lực (điểm b). Câu chữ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145 vẫn ghi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan nay không còn; theo cách đọc của chúng tôi, khi đó báo cáo vẫn gửi "cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh" theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động, tức Sở Nội vụ. Kỳ năm 2026 không bị ảnh hưởng.
Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên dịch vụ công và các kênh khác#
Nghị định chỉ nêu hai cách: qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, và bản giấy khi không thể nộp trực tuyến. Trên thực tế, kỳ 6 tháng đầu năm 2026 doanh nghiệp có bốn lựa chọn.
Cách 1: Cổng Dịch vụ công Quốc gia#
Thông báo của Sở Nội vụ TP.HCM ghi tên thủ tục trên dichvucong.gov.vn là "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động". Theo hướng dẫn của các nhà cung cấp phần mềm bảo hiểm xã hội (nguồn thứ cấp), doanh nghiệp đăng nhập bằng tài khoản tổ chức và chữ ký số, khai một lần Sở Nội vụ nhận báo cáo, mã đơn vị và mã cơ quan bảo hiểm xã hội; hệ thống lấy dữ liệu lao động từ hồ sơ bảo hiểm xã hội để chuyển cho Sở Nội vụ.
Vì vậy, báo cáo tình hình sử dụng lao động trên dịch vụ công chỉ đúng khi hồ sơ tăng, giảm lao động bên bảo hiểm xã hội đã khai đủ. Người thử việc, người làm dưới 1 tháng hoặc người không thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc có thể không có trong dữ liệu đó; nên báo cáo bổ sung những người này theo Cách 2 hoặc Cách 3.
Đừng nhầm với "đăng ký lao động" theo khoản 2 Điều 17 Luật Việc làm 74/2025/QH15: từ 01/01/2026, người sử dụng lao động đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động của người lao động khi đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Đây là nghĩa vụ riêng, phạt riêng tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 283/2026, không thay cho báo cáo định kỳ.
Cách 2: Kênh trực tuyến riêng của Sở Nội vụ#
Kỳ 6 tháng đầu năm 2026, Sở Nội vụ Hà Nội và TP.HCM đều mở thêm một biểu mẫu trực tuyến (Google Form) để khai thông tin và tải lên bản scan báo cáo có chữ ký, đóng dấu; TP.HCM yêu cầu kèm bản Excel. Đường link thay đổi theo kỳ, chỉ nên lấy từ công văn hoặc trang chính thức của Sở.
Cách 3: Bản giấy#
Nếu không thể nộp qua Cổng Dịch vụ công, gửi bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến Sở Nội vụ và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện (Điều 71 Nghị định 129/2025). Với báo cáo bản giấy, Sở Nội vụ có trách nhiệm tự tổng hợp số liệu. Nên gửi bảo đảm hoặc nộp trực tiếp có giấy biên nhận để chứng minh ngày nộp.
Cách 4: Qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (doanh nghiệp đã ký hợp đồng điện tử)#
Điểm b khoản 1 Điều 19 Nghị định 337/2025/NĐ-CP cho người sử dụng lao động quyền dùng eContract để khai trình và báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Điều 4 Nghị định 145; Nền tảng phải vận hành chậm nhất từ 01/07/2026 (khoản 1 Điều 28). Khoản 2 Điều 19 Thông tư 08/2026/TT-BNV đi xa hơn: người sử dụng lao động "có trách nhiệm" báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145 "thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử". Thông tư chỉ áp dụng cho người lao động, người sử dụng lao động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử (khoản 1 Điều 2).
Văn bản chưa nói báo cáo qua Nền tảng thay cho báo cáo qua Cổng Dịch vụ công hay phải làm thêm, cũng chưa nói xử lý thế nào khi doanh nghiệp vừa có hợp đồng điện tử vừa có hợp đồng giấy. Theo cách đọc của chúng tôi, cho đến khi có hướng dẫn, doanh nghiệp đã ký hợp đồng lao động điện tử nên làm cả hai: báo cáo trên eContract cho phần hợp đồng điện tử, và vẫn nộp báo cáo đầy đủ theo Cách 1, 2 hoặc 3.
Thông báo cho bảo hiểm xã hội và Ban quản lý khu#
Cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện phải được thông báo: nộp theo Cách 1 thì dữ liệu đi qua hệ thống bảo hiểm xã hội; nộp theo Cách 2 hoặc 3 thì nên gửi thêm bản báo cáo cho cơ quan bảo hiểm xã hội và giữ bằng chứng. Nếu có người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, báo cáo gửi cả Ban quản lý khu "để theo dõi" (Điều 71).
Cách điền Mẫu 01/PLI báo cáo tình hình sử dụng lao động#
Nghị định 129 chỉ đổi nơi nhận, không ban hành mẫu mới, nên Mẫu số 01/PLI của Nghị định 145 vẫn là mẫu hiện hành: phần đầu và một bảng danh sách người lao động 27 cột (theo bản Công báo).
Phần đầu. Tên doanh nghiệp, số và ngày báo cáo; dòng "Kính gửi" ghi Sở Nội vụ và cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực, thay cho "Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện" mà ghi chú (1) của mẫu gốc vẫn in. Mục 1 khai thông tin chung: tên, địa chỉ, điện thoại, fax, email, website, mã số doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và ngành nghề kinh doanh chính. Mục 2 là bảng danh sách.
| Cột | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1–6 | Số thứ tự, họ tên, mã số bảo hiểm xã hội, ngày sinh, giới tính, số căn cước/hộ chiếu | Người nước ngoài ghi số hộ chiếu |
| 7 | Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc | Ghi nơi làm việc thực tế nếu khác trụ sở |
| 8–11 | Vị trí việc làm: nhà quản lý; chuyên môn kỹ thuật bậc cao; chuyên môn kỹ thuật bậc trung; khác | Đánh dấu một cột cho mỗi người (xem phân loại bên dưới) |
| 12 | Hệ số hoặc mức lương | Lấy theo thang lương, bảng lương và hợp đồng |
| 13–17 | Phụ cấp: chức vụ; thâm niên vượt khung (%); thâm niên nghề (%); phụ cấp lương; các khoản bổ sung | Theo cách đọc của chúng tôi, hai cột thâm niên (%) gắn với thang lương khu vực nhà nước; doanh nghiệp không áp dụng thì để trống |
| 18–19 | Ngành, nghề nặng nhọc, độc hại: ngày bắt đầu, ngày kết thúc | Chỉ điền khi người lao động làm nghề trong danh mục |
| 20 | Ngày bắt đầu hợp đồng không xác định thời hạn | |
| 21–22 | Hợp đồng xác định thời hạn: ngày bắt đầu, ngày kết thúc | |
| 23–24 | Hợp đồng khác (dưới 1 tháng, thử việc): ngày bắt đầu, ngày kết thúc | |
| 25–26 | Thời điểm đơn vị bắt đầu, kết thúc đóng bảo hiểm xã hội | Khớp với hồ sơ đã nộp cơ quan bảo hiểm xã hội |
| 27 | Ghi chú | Có thể ghi lý do nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng |
Theo ghi chú (2) của mẫu, cột 8 là người giữ chức vụ, có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành; cột 9 là nghề đòi hỏi chuyên môn trình độ cao (đại học trở lên); cột 10 là trình độ bậc trung (cao đẳng, trung cấp). Ghi chú không giải thích cột 11; theo cách đọc của chúng tôi, ai không thuộc ba nhóm trên đánh vào cột này.
Cuối bảng là dòng "Tổng"; người đại diện doanh nghiệp ký, đóng dấu. Ba lỗi hay gặp khi điền:
- Chỉ liệt kê người mới vào hoặc mới nghỉ. Mục 2 của mẫu là "thông tin tình hình sử dụng lao động của đơn vị", có ngày bắt đầu, kết thúc hợp đồng cho từng người. Theo cách đọc của chúng tôi, nên liệt kê toàn bộ người đã làm việc trong kỳ, kể cả người đã nghỉ (ghi ngày kết thúc).
- Số liệu lệch với bảo hiểm xã hội. Cột 3, 25, 26 phải khớp với dữ liệu bảo hiểm xã hội; nếu nộp qua Cổng Dịch vụ công, dữ liệu được lấy thẳng từ đó.
- Bỏ sót người nước ngoài, người thử việc. Mẫu có cột cho hộ chiếu và cho hợp đồng thử việc; người nước ngoài ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp vẫn là người lao động theo Bộ luật Lao động.
Sổ quản lý lao động lập đúng Điều 3 Nghị định 145 đã có gần hết các thông tin trên, nên có thể xuất sẵn từ sổ theo thứ tự 27 cột. Bảng chứa dữ liệu cá nhân của người lao động: chỉ gửi qua kênh chính thức và hạn chế người được truy cập file.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài còn phải nộp không?#
Không còn báo cáo định kỳ riêng. Trước đây, Điều 6 Nghị định 152/2020/NĐ-CP yêu cầu người sử dụng lao động nước ngoài báo cáo 6 tháng và hằng năm, trước ngày 05/7 và 05/01 năm sau, theo Mẫu số 07/PLI. Toàn bộ nội dung về lao động nước ngoài của Nghị định 152 (kể cả bản sửa bởi Nghị định 70/2023) hết hiệu lực từ 07/08/2025 (khoản 2 Điều 35 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Nghị định 219 không có quy định tương tự; báo cáo định kỳ duy nhất trong nghị định này là của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi Bộ Nội vụ trước ngày 15/12 (điểm c khoản 8 Điều 36). Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo Mẫu 07/PLI là theo quy định cũ.
Doanh nghiệp FDI vẫn còn bốn nghĩa vụ báo cáo, thông báo về người nước ngoài:
| Nghĩa vụ | Khi nào | Căn cứ | Mức phạt cá nhân (doanh nghiệp gấp đôi) |
|---|---|---|---|
| Đưa người lao động nước ngoài có hợp đồng lao động vào báo cáo Mẫu 01/PLI | Trước 05/6 và 05/12 | Điều 4 Nghị định 145; Điều 71 Nghị định 129 | Theo điểm c khoản 2 Điều 11 Nghị định 283 nếu không báo cáo |
| Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài | Gộp vào văn bản đề nghị cấp, gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 | Khoản 1 Điều 18 Nghị định 219 | Không có mức phạt riêng; là thành phần bắt buộc của hồ sơ cấp, gia hạn |
| Thông báo cho người miễn giấy phép không cần giấy xác nhận; thông báo khi người đã có giấy xác nhận hoặc giấy phép làm việc tại tỉnh khác | Trước ít nhất 3 ngày làm việc hoặc 3 ngày trước ngày dự kiến làm việc | Khoản 4, khoản 5 Điều 9; khoản 5 Điều 22 Nghị định 219 | 1–3 triệu đồng (khoản 1 Điều 13 Nghị định 283) |
| Thu hồi giấy phép lao động hết hiệu lực vì chấm dứt hợp đồng, thôi cử, doanh nghiệp chấm dứt hoạt động và các trường hợp tại khoản 2–7 Điều 156 Bộ luật Lao động (không gồm giấy phép hết thời hạn), nộp lại kèm văn bản báo cáo | Trong 15 ngày kể từ ngày giấy phép hết hiệu lực | Khoản 1 Điều 30, khoản 1 Điều 31 Nghị định 219 | 5–10 triệu đồng mỗi người, tối đa 75 triệu (điểm b khoản 2 Điều 13 Nghị định 283) |
Người được cử sang theo hình thức di chuyển nội bộ, không ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp Việt Nam, không có cột hợp đồng phù hợp trong Mẫu 01/PLI; nếu muốn liệt kê, ghi rõ hình thức ở cột 27. Thủ tục giấy phép xem thêm ở bài thủ tục cấp giấy phép lao động và các trường hợp miễn giấy phép lao động.
Mức phạt mới theo Nghị định 283/2026 khi không báo cáo#
Từ 10/09/2026, mức phạt áp dụng theo Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thay cho Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP mà nhiều trang vẫn trích:
| Hành vi | Cá nhân | Doanh nghiệp | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Không khai trình việc sử dụng lao động | 1–3 triệu đồng | 2–6 triệu đồng | Điểm a khoản 1 Điều 11 |
| Không nhập đầy đủ thông tin vào sổ quản lý lao động; không xuất trình sổ khi được yêu cầu | 1–3 triệu đồng | 2–6 triệu đồng | Điểm c, điểm d khoản 1 Điều 11 |
| Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động | 5–10 triệu đồng | 10–20 triệu đồng | Điểm c khoản 2 Điều 11 |
| Không lập sổ quản lý lao động, lập không đúng thời hạn hoặc thiếu nội dung cơ bản | 5–10 triệu đồng | 10–20 triệu đồng | Điểm d khoản 2 Điều 11 |
Mức trong Điều 11 là mức với cá nhân; doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện bị phạt gấp đôi vì Điều 11 không nằm trong danh sách ngoại lệ (khoản 1 và điểm b khoản 2 Điều 7). Thời hiệu xử phạt vi phạm về lao động là 01 năm (điểm a khoản 4 Điều 3).
Nghị định không có hành vi riêng cho nộp muộn. Theo cách đọc của chúng tôi, báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp sau hạn vẫn có thể bị coi là "không báo cáo theo quy định" của kỳ đó; nộp muộn tốt hơn không nộp nhưng không bảo đảm miễn phạt. Khác với Điều 11, các hành vi về thông báo người nước ngoài tại khoản 1 Điều 13 có ghi rõ cả "thông báo không đúng thời hạn".
Lịch và checklist cho kỳ cuối năm 2026#
Tình huống minh họa. Một công ty có vốn đầu tư nước ngoài đặt trụ sở tại Hà Nội, có chi nhánh ở Đà Nẵng và 3 người nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động. Lịch dưới đây để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 là đề xuất của chúng tôi, không phải mốc do văn bản đặt ra.
| Thời điểm | Việc cần làm |
|---|---|
| Đến 20/11/2026 | Đối chiếu sổ quản lý lao động với hồ sơ tăng, giảm bảo hiểm xã hội của từng đơn vị; bổ sung người thử việc, người nước ngoài, người đã nghỉ trong năm |
| Đến 27/11/2026 | Lập Mẫu 01/PLI riêng cho trụ sở Hà Nội và chi nhánh Đà Nẵng; lấy kênh nộp, link của kỳ năm từ trang Sở Nội vụ hai thành phố |
| Từ 30/11 đến 03/12/2026 | Nộp qua Cổng Dịch vụ công hoặc kênh Sở Nội vụ thông báo; báo cáo thêm qua eContract nếu có hợp đồng điện tử |
| Chậm nhất 04/12/2026 | Ngày cuối cùng được nộp (hạn "trước ngày 05/12") |
| Sau khi nộp | Lưu biên nhận, ảnh chụp màn hình, bản PDF đã ký và bản Excel ít nhất qua thời hiệu xử phạt |
Lịch này dùng lại được cho báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2027 (ngày cuối cùng 04/6/2027), sau khi kiểm tra văn bản áp dụng sau mốc 01/03/2027.
Doanh nghiệp cần rà soát cả bộ hồ sơ nhân sự (sổ quản lý lao động, nội quy lao động, thang lương, kinh phí công đoàn) cùng lúc với kỳ báo cáo cuối năm có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn luật lao động cho doanh nghiệp của LexData.
