Mọi doanh nghiệp có người lao động làm việc theo hợp đồng lao động đều phải tự xây dựng thang bảng lương, gồm thang lương, bảng lương và định mức lao động (khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019). Với câu hỏi thang bảng lương có cần đăng ký không, câu trả lời là không: pháp luật hiện hành không yêu cầu đăng ký hay nộp cho cơ quan nào. Doanh nghiệp chỉ phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có, và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng (khoản 3 Điều 93).
Không mức lương nào trong thang bảng lương 2026 được thấp hơn lương tối thiểu vùng của Nghị định 293/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/01/2026, từ 3.700.000 đồng/tháng ở vùng IV đến 5.310.000 đồng/tháng ở vùng I (khoản 1 Điều 3). Bài viết theo pháp luật tại ngày 16/10/2026, đối chiếu Bộ luật Lao động theo văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt.
Thang bảng lương là gì?#
Bộ luật dùng cụm "thang lương, bảng lương và định mức lao động" nhưng không định nghĩa từng khái niệm. Theo cách dùng phổ biến, thang lương áp dụng cho nghề chia nhiều bậc tay nghề (công nhân vận hành máy); bảng lương áp dụng cho chức danh (trưởng phòng, kế toán), mỗi chức danh có một số bậc; định mức lao động là khối lượng công việc hoặc số sản phẩm phải hoàn thành trong thời giờ làm việc bình thường. Doanh nghiệp nhỏ thường gộp thành một bảng theo nhóm chức danh.
Thang bảng lương là cơ sở thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động (khoản 1 Điều 93), tức phần đầu trong ba phần của tiền lương bên cạnh phụ cấp và khoản bổ sung (khoản 1 Điều 90). Con số đó đi vào tiền lương theo hợp đồng, căn cứ trả lương ngày lễ và nghỉ phép năm (khoản 2 Điều 67 Nghị định 145), và vào tiền lương đóng bảo hiểm xã hội.
Doanh nghiệp nào phải xây dựng thang bảng lương?#
Khoản 1 Điều 93 không đặt ngưỡng số lao động, khác với nội quy lao động chỉ bắt buộc bằng văn bản từ 10 người. Theo cách đọc của chúng tôi, doanh nghiệp chỉ có một người lao động cũng phải có thang bảng lương.
Doanh nghiệp có vốn nước ngoài áp dụng như doanh nghiệp trong nước (khoản 2 Điều 2 Nghị định 293). Doanh nghiệp chưa có công đoàn vẫn phải xây dựng và công bố; chỉ bước tham khảo ý kiến khác đi (xem câu hỏi cuối bài).
Thang bảng lương 2026 phải đáp ứng những yêu cầu nào?#
Pháp luật chỉ đặt các ràng buộc nội dung dưới đây, cùng nguyên tắc trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính cho công việc có giá trị như nhau (khoản 3 Điều 90). Số bậc, khoảng cách giữa các bậc, tiêu chí nâng bậc do doanh nghiệp tự quyết; xếp bậc theo chức danh và tiêu chí ghi sẵn, không theo từng người, là cách dễ giải thích nhất.
Không bậc nào thấp hơn lương tối thiểu vùng#
Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu (khoản 2 Điều 90), được xác lập theo vùng, ấn định theo tháng và giờ (khoản 2 Điều 91):
| Vùng | Mức tối thiểu tháng | Mức tối thiểu giờ |
|---|---|---|
| Vùng I | 5.310.000 đồng | 25.500 đồng |
| Vùng II | 4.730.000 đồng | 22.700 đồng |
| Vùng III | 4.140.000 đồng | 20.000 đồng |
| Vùng IV | 3.700.000 đồng | 17.800 đồng |
Nguồn: khoản 1 Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP, thay Nghị định 74/2024/NĐ-CP (khoản 2 Điều 5). Một số trang ghi mức giờ vùng III là 19.900 đồng; con số đúng là 20.000 đồng.
Mức tháng là sàn cho người làm đủ giờ bình thường trong tháng và hoàn thành định mức hoặc công việc đã thỏa thuận (khoản 1 Điều 4). Theo câu chữ Điều 90 và Điều 4, phép so sánh dùng mức lương theo công việc hoặc chức danh, nên phụ cấp không được cộng vào để đạt sàn.
Lương tuần, ngày, sản phẩm, khoán phải quy đổi (khoản 3 Điều 4): theo tháng thì lương tuần × 52 ÷ 12, hoặc lương ngày × số ngày làm việc bình thường trong tháng; theo giờ thì lương tuần, ngày chia số giờ làm việc bình thường trong tuần, ngày.
Ví dụ giả định. Nhà hàng ở vùng I trả nhân viên phục vụ 200.000 đồng/ngày, 26 ngày, 08 giờ mỗi ngày. Theo tháng: 200.000 × 26 = 5.200.000 đồng; theo giờ: 200.000 ÷ 8 = 25.000 đồng. Cả hai đều dưới sàn vùng I, dù tiền tip hay phụ cấp ăn ca làm thu nhập thực tế cao hơn.
Chọn vùng cho doanh nghiệp và chi nhánh#
Vùng xác định theo nơi hoạt động (khoản 3 Điều 3 Nghị định 293); chi nhánh ở địa bàn khác áp mức của nơi chi nhánh hoạt động (điểm b). Một bảng chung vẫn được, miễn bậc áp cho chi nhánh không dưới mức vùng của chi nhánh. Khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu công nghệ số tập trung nằm trên nhiều địa bàn thì áp mức cao nhất (điểm c); quy tắc cho địa bàn đổi tên, bị chia hoặc mới thành lập nằm ở điểm d, đ.
Phụ lục Nghị định 293 liệt kê theo tên xã, phường mới. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh không phải toàn bộ là vùng I: các xã, phường ngoài danh sách vùng I của Hà Nội là vùng II, TP. Hồ Chí Minh có cả vùng II và vùng III. Nếu việc điều chỉnh địa bàn làm mức mới thấp hơn mức tại ngày 31/12/2025, doanh nghiệp giữ mức cũ cho người tuyển từ ngày 31/12/2025 trở về trước, cho đến khi Chính phủ có quy định mới (khoản 5 Điều 5).
Định mức lao động phải áp dụng thử#
Mức lao động phải là mức trung bình, số đông thực hiện được mà không phải kéo dài giờ làm việc bình thường, và phải áp dụng thử trước khi ban hành chính thức (khoản 2 Điều 93). Luật không quy định thời gian thử; nên lưu kết quả thử, vì không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành là hành vi bị phạt (điểm b khoản 1 Điều 23 Nghị định 283). Định mức quá cao thì phần vượt giờ bình thường là làm thêm giờ phải trả lương.
Những yêu cầu cũ đã hết hiệu lực#
Nhiều mẫu trên mạng vẫn lập theo các quy định sau:
| Quy định hay được trích | Hiện nay | Căn cứ |
|---|---|---|
| Gửi thang bảng lương cho cơ quan quản lý lao động cấp huyện | Không phải gửi, không phải đăng ký | Khoản 2 Điều 93 Bộ luật Lao động 2012 hết hiệu lực từ 01/01/2021 (khoản 1 Điều 220 Bộ luật 2019) |
| Công việc đòi hỏi qua học nghề, đào tạo: cao hơn ít nhất 7% so với lương tối thiểu | Chỉ tiếp tục nếu đã thỏa thuận | Khoản 4 Điều 5 Nghị định 293 |
| Nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: cao hơn ít nhất 5%; đặc biệt nặng nhọc: ít nhất 7% | Chỉ tiếp tục nếu đã thỏa thuận | Khoản 4 Điều 5 Nghị định 293 |
| Khoảng cách giữa hai bậc liền kề ít nhất 5% | Doanh nghiệp tự quyết | Nghị định 49/2013/NĐ-CP hết hiệu lực từ 01/02/2021 (điểm đ khoản 2 Điều 114 Nghị định 145) |
Khoản 4 Điều 5 Nghị định 293 giữ lại các thỏa thuận có lợi hơn đã có trong hợp đồng, thỏa ước hoặc thỏa thuận hợp pháp khác, trừ khi các bên thỏa thuận khác. Hợp đồng đang ghi "bậc 1 bằng lương tối thiểu cộng 7%" thì doanh nghiệp không thể đơn phương bỏ phần 7% khi lập bảng mới. Khi rà soát, cũng không được xóa bỏ hoặc cắt giảm chế độ lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm, bồi dưỡng bằng hiện vật.
Trình tự xây dựng, tham khảo ý kiến và công bố#
Bước 1. Phân nhóm công việc và xác định vùng. Gom chức danh theo độ phức tạp, trình độ, trách nhiệm, điều kiện lao động; xác định vùng của trụ sở và từng chi nhánh.
Bước 2. Lập dự thảo: số bậc, mức tiền, tiêu chí lên bậc; kiểm tra bậc 1 với sàn của vùng; áp dụng thử định mức.
Bước 3. Tham khảo ý kiến. Thang lương, bảng lương, định mức thuộc các vụ việc doanh nghiệp phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc (điểm c khoản 2 Điều 63 Bộ luật). Nơi có tổ chức đại diện người lao động, trình tự theo khoản 1 Điều 41 Nghị định 145:
- Gửi văn bản kèm dự thảo đến các thành viên đại diện đối thoại bên người lao động (điểm a).
- Họ lấy ý kiến người lao động, tổng hợp thành văn bản và gửi lại; nội dung liên quan lao động nữ phải lấy ý kiến của họ (điểm b).
- Tổ chức đối thoại (điểm c); thành phần, thời gian, địa điểm theo quy chế dân chủ ở cơ sở (điểm d).
- Lập biên bản có chữ ký đại diện các bên (điểm đ).
- Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại (điểm e).
Luật dùng từ "tham khảo", nên theo cách đọc của chúng tôi quyết định cuối cùng thuộc doanh nghiệp; biên bản là bằng chứng đã làm đúng thủ tục.
Bước 4. Ban hành và công bố. Thang bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện (khoản 3 Điều 93). Nghị định 145 cho chọn niêm yết, thông báo tại cuộc họp, văn bản gửi tổ chức đại diện hoặc hệ thống thông tin nội bộ khi pháp luật không quy định hình thức (khoản 2 Điều 43). Vì Điều 93 có cụm "tại nơi làm việc", cách thận trọng là vừa niêm yết vừa gửi qua hệ thống nội bộ, lưu bằng chứng ngày công bố. Theo cách đọc của chúng tôi, nội dung công bố là các bậc và mức tiền như đã ban hành, không phải lương của từng người.
Bước 5. Áp dụng. Xếp từng người vào một bậc, ký phụ lục hợp đồng lao động nếu mức lương đổi, điều chỉnh khai báo bảo hiểm xã hội. Lưu dự thảo, văn bản góp ý, biên bản, quyết định ban hành và bằng chứng công bố để xuất trình khi thanh tra.
Mẫu thang bảng lương: nên có những cột nào?#
Pháp luật không ban hành mẫu thang bảng lương. Một bảng dễ bảo vệ khi thanh tra thường có: nhóm chức danh và các chức danh thuộc nhóm; tiêu chí xếp nhóm; các bậc bằng số tiền cụ thể; điều kiện lên bậc; ghi chú vùng nếu có chi nhánh ở vùng khác. Phụ cấp lương nên lập danh mục riêng với điều kiện và mức hưởng, vì đó là thành phần riêng của tiền lương (khoản 1 Điều 90).
Ví dụ minh họa cho doanh nghiệp vùng I (số liệu giả định, đồng/tháng):
| Nhóm chức danh | Bậc 1 | Bậc 2 | Bậc 3 | Bậc 4 |
|---|---|---|---|---|
| Tạp vụ, bảo vệ, phục vụ | 5.400.000 | 5.700.000 | 6.000.000 | 6.300.000 |
| Nhân viên hành chính, kế toán, kinh doanh | 7.000.000 | 7.700.000 | 8.400.000 | 9.100.000 |
| Trưởng nhóm, chuyên viên chính | 11.000.000 | 12.100.000 | 13.200.000 | 14.300.000 |
| Trưởng phòng | 16.000.000 | 17.600.000 | 19.200.000 |
Bậc 1 của nhóm thấp nhất cao hơn sàn vùng I, nhưng sẽ thấp hơn nếu đề xuất mức 2027 ở mục dưới được ban hành nguyên văn.
Cái bẫy "hệ số × lương tối thiểu". Nhiều mẫu thang bảng lương ghi mỗi bậc là hệ số (1,00; 1,05; 1,10…) nhân lương tối thiểu vùng. Mỗi lần lương tối thiểu tăng, mọi bậc, mọi hợp đồng dẫn chiếu và tiền lương đóng bảo hiểm xã hội đều tự tăng theo, kể cả bậc trưởng phòng. Nên ghi số tiền cụ thể và chỉ sửa những bậc rơi xuống dưới sàn. Hợp đồng ghi lương "bằng lương tối thiểu cộng X%" cũng nên được xem lại từng trường hợp.
Quy chế lương thưởng và điều kiện để chi phí lương được trừ#
"Quy chế lương thưởng" là tên gọi thực tế cho hai văn bản có căn cứ khác nhau. Chế độ nâng lương, nâng bậc, phụ cấp, trợ cấp do hợp đồng, thỏa ước hoặc quy định của doanh nghiệp xác lập (Điều 103); tổ chức đại diện người lao động được tham khảo ý kiến về quy chế trả lương (khoản 3 Điều 178). Quy chế thưởng do doanh nghiệp quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện, nơi có tổ chức này (khoản 2 Điều 104); không công bố bị phạt theo điểm a khoản 1 Điều 23 Nghị định 283. Cách áp dụng cho khoản thưởng cuối năm xem bài thưởng Tết.
Về thuế, khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP loại khỏi chi phí được trừ, ngoài tiền lương không thực chi hoặc không có chứng từ (điểm a):
- Tiền lương, tiền công, tiền thưởng không ghi cụ thể điều kiện và mức được hưởng tại một trong: hợp đồng lao động hoặc văn bản cử người của doanh nghiệp nước ngoài (người nước ngoài điều chuyển nội bộ tập đoàn); thỏa ước lao động tập thể; quy chế tài chính; quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính (điểm b).
- Tiền lương phải trả nhưng hết hạn nộp hồ sơ quyết toán năm vẫn chưa chi, trừ khi có trích quỹ dự phòng tiền lương, tối đa 17% quỹ tiền lương thực hiện và sau khi trích doanh nghiệp không bị lỗ (điểm c).
Vì vậy, thưởng chỉ quyết định qua email của giám đốc, hay thư cử sang chỉ ghi tổng gói thu nhập, có nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ. Câu chữ điểm b gắn quy chế thưởng với quy chế tài chính, nên cách thận trọng là ban hành quy chế lương thưởng như một phần hoặc phụ lục của quy chế tài chính, ghi rõ điều kiện và cách tính. Ví dụ số xem cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tác động đến bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn#
Tiền lương đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định (điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15). Khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP nối căn cứ này với thang bảng lương: mức lương là mức theo thang lương, bảng lương xây dựng theo Điều 93, được thỏa thuận trong hợp đồng (điểm a); phụ cấp bù đắp điều kiện lao động, tính phức tạp, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút đều tính đóng, phụ cấp biến động theo năng suất thì không (điểm b). Đặt bậc thấp rồi bù bằng phụ cấp cố định không giảm được tiền lương đóng. Cùng quỹ lương này là căn cứ tính kinh phí công đoàn 2% (điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 50/2024/QH15).
Nâng bậc có hiệu lực hồi tố thì phải truy đóng (điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 158). Quá ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định tăng lương mà chưa truy đóng, doanh nghiệp bị truy thu kèm 0,03%/ngày theo khoản 1 Điều 40, khoản 1 Điều 41 Luật Bảo hiểm xã hội (điểm a khoản 2 Điều 8).
Mức phạt khi không có thang bảng lương theo Nghị định 283/2026#
Từ 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP (khoản 1, khoản 4 Điều 66). Mức trong Điều 23 là mức cho cá nhân; doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện bị phạt gấp 02 lần (khoản 1 và điểm b khoản 2 Điều 7).
| Hành vi | Mức ghi trong Điều 23 (cá nhân) | Doanh nghiệp (gấp 02 lần) | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Không công bố công khai trước khi thực hiện thang bảng lương, mức lao động, quy chế thưởng | 5–10 triệu đồng | 10–20 triệu đồng | điểm a khoản 1 Điều 23 |
| Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức; không áp dụng thử mức lao động | 5–10 triệu đồng | 10–20 triệu đồng | điểm b khoản 1 Điều 23 |
| Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nơi có tổ chức này) | 5–10 triệu đồng | 10–20 triệu đồng | điểm c khoản 1 Điều 23 |
| Không trả lương bình đẳng, phân biệt giới tính | 5–10 triệu đồng | 10–20 triệu đồng | điểm đ khoản 1 Điều 23 |
| Trả lương thấp hơn mức tối thiểu: 01–10 / 11–50 / từ 51 người | 20–30 / 30–50 / 50–75 triệu đồng | 40–60 / 60–100 / 100–150 triệu đồng | khoản 3 Điều 23 |
Trả thấp hơn mức tối thiểu còn bị buộc trả đủ phần chênh cộng lãi theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt (điểm a khoản 5 Điều 23). Khoản 3 Điều 21 cũng liệt kê thang lương, bảng lương trong nội dung phải công khai, cùng khung tiền, nên áp điều nào thì mức phạt không đổi.
Thời hiệu xử phạt vi phạm về lao động là 01 năm (điểm a khoản 4 Điều 3); theo cách đọc của chúng tôi, đến lúc thanh tra vẫn chưa có thang bảng lương thì vi phạm đang diễn ra (khoản 5 Điều 3). Hành vi xảy ra và kết thúc trước 10/09/2026 áp nghị định có hiệu lực lúc vi phạm; hành vi còn diễn ra sau ngày đó áp Nghị định 283 (khoản 1, khoản 2 Điều 67).
Lương tối thiểu vùng 2027: mới là đề xuất#
Theo Báo Đại biểu Nhân dân và Báo Văn hóa, ngày 16/07/2026 Hội đồng Tiền lương quốc gia thống nhất đề xuất tăng bình quân 7,8% từ 01/01/2027: vùng I 5.700.000 đồng, vùng II 5.080.000 đồng, vùng III 4.450.000 đồng, vùng IV 4.040.000 đồng mỗi tháng. Theo báo chí cuối tháng 7/2026, dự thảo nghị định của Bộ Nội vụ dùng mức này và đề xuất điều chỉnh địa bàn ở một số địa phương.
Đây là đề xuất. Chính phủ mới là cơ quan quyết định và công bố mức lương tối thiểu (khoản 4 Điều 91 Bộ luật), và đến ngày 16/10/2026 chúng tôi chưa thấy nghị định. Nên đánh dấu ngay các bậc nằm giữa mức 2026 và mức đề xuất để kịp sửa, tham khảo ý kiến và công bố nếu nghị định được ban hành.
Doanh nghiệp FDI và người lao động nước ngoài#
- Lương bằng ngoại tệ. Tiền lương ghi trong hợp đồng và trả bằng đồng Việt Nam; với người lao động nước ngoài tại Việt Nam thì có thể bằng ngoại tệ (khoản 2 Điều 95 Bộ luật). Bộ luật không nói thang bảng lương có được lập bằng ngoại tệ không, nên cách thận trọng là lập bảng bằng đồng Việt Nam.
- Quy đổi khi đóng bảo hiểm xã hội. Lương ngoại tệ quy đổi theo tỷ giá bình quân mua vào chuyển khoản của 4 ngân hàng thương mại có vốn Nhà nước cuối ngày 02/01 (cho 6 tháng đầu năm) và 01/07 (cho 6 tháng cuối năm) (khoản 5 Điều 7 Nghị định 158). Đối tượng tham gia xem bảo hiểm xã hội người nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp#
Thang bảng lương có cần đăng ký không? Không. Nghĩa vụ gửi cho cơ quan lao động cấp huyện thuộc Bộ luật 2012 và đã hết từ 01/01/2021. Doanh nghiệp chỉ cần lưu hồ sơ để xuất trình khi thanh tra.
Bao lâu phải sửa thang bảng lương? Luật không đặt chu kỳ. Phải sửa khi có bậc rơi dưới mức tối thiểu mới (khoản 2 Điều 90 Bộ luật); Nghị định 293 cũng yêu cầu rà soát hợp đồng, quy chế khi mức mới có hiệu lực (khoản 4 Điều 5). Bản sửa đổi nên đi qua cùng các bước, vì người lao động có quyền tham gia ý kiến cả khi sửa đổi (điểm b khoản 1 Điều 44 Nghị định 145).
Trả lương cao hơn thang bảng lương có sai không? Chúng tôi chưa thấy quy định nào cấm, và khoản 1 Điều 95 cho trả lương căn cứ tiền lương đã thỏa thuận, năng suất, chất lượng công việc. Nhưng thang bảng lương là cơ sở thỏa thuận lương trong hợp đồng, nên nếu nhiều người có lương nằm ngoài mọi bậc, hãy bổ sung bậc để bảng phản ánh thực tế.
Doanh nghiệp không có công đoàn thì lấy ý kiến ai? Khoản 3 Điều 93 chỉ bắt buộc tham khảo ở nơi có tổ chức đại diện người lao động, và điểm c khoản 1 Điều 23 Nghị định 283 cũng chỉ phạt ở nơi có tổ chức này. Tuy vậy, người lao động vẫn có quyền tham gia ý kiến về thang bảng lương, trực tiếp hoặc qua nhóm đại diện đối thoại (Điều 44, khoản 1 Điều 37 Nghị định 145), và pháp luật chưa hướng dẫn rõ cách làm cho trường hợp này. Cách thận trọng là gửi dự thảo cho toàn bộ người lao động hoặc nhóm đại diện đối thoại, nhận ý kiến bằng văn bản hoặc email trong thời hạn nêu rõ và lưu lại.
Khi cần lập mới hoặc rà soát thang bảng lương, quy chế lương thưởng hay hồ sơ chuẩn bị cho thanh tra, dịch vụ tư vấn luật lao động cho doanh nghiệp của LexData hỗ trợ theo phạm vi hai bên thống nhất. Bài viết mang tính thông tin chung, không thay thế tư vấn cho từng trường hợp.
