Nội quy lao động là văn bản doanh nghiệp ban hành để quy định giờ làm, trật tự, an toàn, các hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật. Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, mọi người sử dụng lao động đều phải có nội quy; từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản. Từ ngưỡng đó, doanh nghiệp còn phải đăng ký nội quy lao động trong 10 ngày kể từ ngày ban hành (Điều 119), và nội quy lao động có hiệu lực khi nào thì tính từ ngày cơ quan nhà nước nhận đủ hồ sơ, sau 15 ngày (Điều 121). Mức phạt không đăng ký nội quy lao động, không có nội quy bằng văn bản hoặc dùng nội quy chưa có hiệu lực nằm ở Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Bài đối chiếu với Bộ luật Lao động (văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026, giữ nguyên Điều 118 đến Điều 121 so với bản gốc), Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 10/09/2026. Điều thay đổi gần đây là tên và cấp của cơ quan nhận hồ sơ.
Nội quy lao động có bắt buộc không? Công ty dưới 10 người và từ 10 người#
Điều 118 chia hai nhóm theo số người lao động doanh nghiệp đang sử dụng.
- Từ 10 người lao động trở lên: văn bản, đăng ký và hiệu lực 15 ngày như đã nêu ở trên (khoản 1 Điều 118, Điều 119, Điều 121).
- Nội quy lao động công ty dưới 10 người: vẫn phải có nội quy, nhưng không bắt buộc bằng văn bản và Điều 119 không áp dụng. Doanh nghiệp phải thỏa thuận nội dung kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động (khoản 1 Điều 69 Nghị định 145). Nếu vẫn ban hành bằng văn bản, hiệu lực do doanh nghiệp quyết định trong nội quy (đoạn 2 Điều 121).
Ở cả hai nhóm, nơi có tổ chức đại diện người lao động thì phải tham khảo ý kiến tổ chức đó trước khi ban hành, sửa đổi nội quy (khoản 3 Điều 118). Điều luật không nói cách đếm "từ 10 người"; chúng tôi hiểu là đếm người đang làm việc theo hợp đồng lao động tại thời điểm ban hành, và luật không cho thời gian chuyển tiếp khi vượt ngưỡng, nên cách an toàn là lập nội quy văn bản và đăng ký ngay khi tuyển đủ người thứ 10. Với nội quy lao động công ty dưới 10 người, vẫn nên làm bằng văn bản, vì khoản 3 Điều 127 cấm xử lý kỷ luật hành vi không được quy định trong nội quy lao động hoặc hợp đồng lao động.
Nội quy lao động có phải đăng ký không, nộp cho cơ quan nào?#
Có, với doanh nghiệp từ 10 người lao động. Điều 119 đặt bốn quy tắc:
- Nơi đăng ký: cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh (khoản 1).
- Thời hạn nộp hồ sơ: 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy (khoản 2).
- Phản hồi của cơ quan: trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu nội quy có quy định trái pháp luật thì cơ quan thông báo, hướng dẫn sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại (khoản 3). Luật không quy định cơ quan phải cấp giấy xác nhận.
- Chi nhánh, đơn vị ở nhiều địa bàn: gửi nội quy đã đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động của tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở (khoản 4).
Tên và cấp cơ quan nhận hồ sơ đã đổi theo mô hình chính quyền hai cấp. Khoản 5 Điều 119 cho cơ quan cấp tỉnh ủy quyền cho cấp huyện; Điều 67 Nghị định 129/2025/NĐ-CP chuyển phần ủy quyền đó sang cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã. Ở cấp tỉnh, khoản 1 Điều 8 Nghị định 150/2025/NĐ-CP giao Sở Nội vụ giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về lao động, và Điều 1 Nghị định 276/2026/NĐ-CP xếp lao động vào lĩnh vực của Bộ Nội vụ. Trang thủ tục trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia ghi cơ quan thực hiện là cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hoặc thuộc cấp xã nếu được ủy quyền, nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh; ở cấp tỉnh đó là Sở Nội vụ. Việc phân công khác nhau theo địa phương: theo tóm tắt của Thư viện Pháp luật về Công văn 19597/SNV-LĐTLBHXH ngày 28/09/2026 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Sở nhận hồ sơ của doanh nghiệp nhà nước và đơn vị do Trung ương, Thành phố quản lý, còn phòng văn hóa - xã hội cấp xã tiếp tục nhận hồ sơ của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần không phải doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh theo ủy quyền. Tỉnh khác có thể phân công khác, nên hỏi nơi đăng ký kinh doanh. Nghị định 129/2025/NĐ-CP hết hiệu lực từ 01/03/2027 trừ khi được kéo dài hoặc thay thế (khoản 2 Điều 80).
Theo trang thủ tục trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia (mã 2.001955; chúng tôi đọc qua kết quả tìm kiếm, chưa mở quyết định công bố thủ tục), thủ tục không thu phí và xử lý trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ; hồ sơ nộp được trực tuyến trên Cổng, và nguồn thứ cấp cho biết còn nộp được trực tiếp hoặc qua bưu điện. Doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế nên hỏi Ban quản lý về nơi nộp, vì Cổng có vẻ có thủ tục riêng ở đó.
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?#
Điều 120 liệt kê bốn thành phần: (1) văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động; (2) nội quy lao động; (3) văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có tổ chức này; (4) các văn bản của doanh nghiệp có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có. Luật không ban hành mẫu văn bản đề nghị; doanh nghiệp tự soạn, nêu tên doanh nghiệp, số lao động, ngày ban hành và danh mục tài liệu kèm theo. Quy chế riêng về bồi thường hay xử lý vi phạm nên nộp kèm; đó là khuyến nghị thực tiễn, luật không nói hậu quả của việc không nộp kèm.
Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?#
Điều 121: nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký. Mốc tính là ngày nhận đủ hồ sơ, không phải ngày ban hành hay ngày cơ quan trả lời; hồ sơ thiếu thành phần bắt buộc theo Điều 120 thì mốc 15 ngày chưa bắt đầu. Dùng nội quy chưa có hiệu lực là vi phạm: điểm d khoản 2 Điều 25 Nghị định 283 phạt hành vi sử dụng nội quy chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.
"10 ngày" và "15 ngày" là ngày theo lịch, khác với "07 ngày làm việc" ở khoản 3 Điều 119. Chúng tôi áp dụng Bộ luật Dân sự 2015: không tính ngày đầu tiên của thời hạn (Điều 147), và nếu ngày cuối rơi vào ngày nghỉ cuối tuần hoặc ngày lễ thì thời hạn kết thúc vào ngày làm việc tiếp theo (khoản 5 Điều 148). Đây là cách đọc của chúng tôi; luật lao động không có quy định riêng về cách đếm.
Ví dụ, giả định cơ quan coi hồ sơ là đủ ngay ngày nộp: ký ban hành ngày 02/11/2026, nộp đủ hồ sơ ngày 10/11/2026 (hạn nộp là hết ngày 12/11/2026). Nội quy có hiệu lực sau hết ngày 25/11/2026, nên để an toàn chỉ áp dụng từ 26/11/2026; vi phạm ngày 15/11/2026 chưa xử lý được theo nội quy mới, và nếu hành vi đó cũng không có trong nội quy cũ, hợp đồng lao động hay luật thì không xử lý kỷ luật được (khoản 3 Điều 127). Vì vậy nên ghi trong nội quy "có hiệu lực theo Điều 121 Bộ luật Lao động" thay vì một ngày cố định, và nộp hồ sơ ngay sau khi ký.
Bản sửa đổi, bổ sung cũng phải tham khảo tổ chức đại diện trước (khoản 3 Điều 118), nhưng Điều 119 và Điều 121 không nói riêng về đăng ký lại. Một bài tư vấn trên Thư viện Pháp luật (thứ cấp) kết luận luật không bắt buộc đăng ký lại khi sửa đổi, bổ sung. Chúng tôi vẫn khuyến nghị coi bản sửa đổi như văn bản ban hành mới, nộp hồ sơ và chỉ áp dụng nội dung mới sau 15 ngày, vì đó là cách chắc chắn tránh bị coi là dùng nội quy chưa có hiệu lực; đây là cách đọc thận trọng, không phải câu chữ của luật.
Trình tự ban hành nội quy lao động từng bước#
Khoản 3, khoản 4 Điều 118 và khoản 3, khoản 4 Điều 69 Nghị định 145 yêu cầu các bước sau:
- Soạn dự thảo bám các nhóm nội dung nội quy lao động ở khoản 2 Điều 118, không trái pháp luật lao động và luật liên quan.
- Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (công đoàn cơ sở và tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp, khoản 3 Điều 3), nếu có. Theo khoản 1 Điều 41 Nghị định 145, doanh nghiệp gửi văn bản kèm dự thảo; đại diện bên người lao động lấy ý kiến và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức; doanh nghiệp tổ chức đối thoại tại nơi làm việc, lập biên bản có chữ ký, và chậm nhất 03 ngày làm việc sau đối thoại công bố nội dung chính. Văn bản góp ý là thành phần của hồ sơ (khoản 3 Điều 120).
- Ký ban hành và nộp hồ sơ trong 10 ngày. Trong cùng thời gian đó, gửi nội quy cho từng tổ chức đại diện (nếu có), thông báo đến toàn bộ người lao động, niêm yết nội dung chính ở nơi cần thiết tại nơi làm việc và lưu bằng chứng.
- Theo dõi phản hồi trong 07 ngày làm việc; bị yêu cầu sửa thì sửa và đăng ký lại, rồi chỉ áp dụng khi đủ 15 ngày.
Chưa có tổ chức đại diện thì không có bước 2 theo khoản 3 Điều 118, và hồ sơ không cần văn bản góp ý; Điều 44 Nghị định 145 vẫn ghi nhận người lao động được tham gia ý kiến theo hình thức chọn trong quy chế dân chủ ở cơ sở. Doanh nghiệp ngoài nhà nước còn có quyền chọn áp dụng thêm quy định dành cho doanh nghiệp nhà nước theo Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở 10/2022/QH15 (khoản 1, 2 Điều 82), kèm thông báo cho công đoàn và công khai; đó là lựa chọn, không phải nghĩa vụ thêm.
Luật không chỉ rõ ai ký nội quy. Khoản 3 Điều 18 chỉ nói ai giao kết hợp đồng lao động bên doanh nghiệp, nên để người đại diện theo pháp luật ký, hoặc người được ủy quyền bằng văn bản.
Nội dung nội quy lao động bắt buộc gồm những gì?#
Khoản 2 Điều 118 liệt kê chín nhóm nội dung chủ yếu, và Điều 69 Nghị định 145 nói rõ cần quy định gì trong từng nhóm:
- Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi (a) và trật tự tại nơi làm việc (b): giờ làm việc, ca làm, làm thêm giờ, các loại nghỉ; phạm vi làm việc, ứng xử, trang phục, tuân thủ phân công, điều động.
- An toàn, vệ sinh lao động (c) và bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ (đ): quy trình an toàn, phòng cháy nổ, phương tiện bảo vệ cá nhân; danh mục tài sản, bí mật cần bảo vệ và hành vi xâm phạm.
- Phòng, chống quấy rối tình dục (d): theo Điều 85 Nghị định 145, gồm nghiêm cấm, mô tả hành vi, trình tự xử lý nội bộ, khiếu nại, tố cáo, kỷ luật, bồi thường, khắc phục; có thể đặt trong nội quy hoặc phụ lục.
- Tạm chuyển người lao động sang việc khác (e): các trường hợp được tạm chuyển do nhu cầu sản xuất, kinh doanh (khoản 1 Điều 29 Bộ luật).
- Kỷ luật và trách nhiệm vật chất (g, h, i): hành vi vi phạm cụ thể và hình thức kỷ luật tương ứng; trường hợp phải bồi thường và mức tương ứng thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý kỷ luật, là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên doanh nghiệp (khoản 3 Điều 18) hoặc người được nội quy chỉ định.
Nhóm e hay bị bỏ sót: tạm chuyển tối đa 60 ngày làm việc cộng dồn trong một năm; quá mức đó phải có văn bản đồng ý của người lao động. Luật không cấm bổ sung nội dung khác (quy tắc dùng thiết bị, thư điện tử, mạng xã hội), miễn không trái pháp luật (khoản 2 Điều 118). Nếu nội quy ghi quyền kiểm tra email, camera, chấm công sinh trắc học, khoản 3 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 chỉ cho áp dụng biện pháp công nghệ, kỹ thuật trong quản lý người lao động khi phù hợp pháp luật, bảo đảm quyền, lợi ích của chủ thể dữ liệu và người lao động biết rõ biện pháp đó; nên nêu công cụ nào, mục đích gì, ai được xem, lưu bao lâu. Chi tiết xem cẩm nang dữ liệu nhân sự theo PDPD và camera giám sát.
Nội quy lao động và kỷ luật: nội quy là căn cứ chính để xử lý#
Nội quy là căn cứ của kỷ luật lao động (Điều 117). Ba điểm nối nội quy với việc xử lý người lao động:
- Chỉ xử lý hành vi đã có căn cứ. Khoản 3 Điều 127 cấm xử lý kỷ luật hành vi mà nội quy không quy định, hợp đồng lao động đã giao kết không thỏa thuận và pháp luật lao động cũng không quy định; vi phạm bị phạt theo điểm d khoản 3 Điều 25 Nghị định 283. Chỉ cần hành vi có căn cứ ở một trong ba nguồn đó là không vướng khoản này.
- Một số căn cứ sa thải gắn với nội quy. Khoản 2 Điều 125 cho sa thải với các hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, xâm phạm sở hữu trí tuệ, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc quấy rối tình dục "được quy định trong nội quy lao động". Về câu chữ, cụm này đứng cuối câu nên có thể chỉ bổ nghĩa cho quấy rối tình dục. Chúng tôi vẫn đọc là nó áp dụng cho cả nhóm: điểm d và điểm đ khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020 buộc nội quy quy định cả phòng, chống quấy rối tình dục lẫn danh mục tài sản, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ và hành vi xâm phạm, và các bài tư vấn trên Thư viện Pháp luật đọc cùng hướng. Chưa có hướng dẫn chính thức nói thẳng, nên nội quy cần ghi rõ các hành vi này. Khoản 4 Điều 125 để nội quy bổ sung các trường hợp được coi là lý do chính đáng khi nghỉ không phép. Nội quy viết quá chung ("vi phạm nghiêm trọng quy định công ty") thì khó áp dụng.
- Bồi thường theo nội quy. Điều 129 cho bồi thường theo nội quy hoặc theo pháp luật, với trần 03 tháng lương cho thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, giá trị không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng (khoản 1). Cách hiểu của chúng tôi là nội quy không đặt được mức cao hơn trần này cho nhóm đó. Trình tự xử lý bồi thường ở Điều 71 Nghị định 145.
Hình thức kỷ luật chỉ có bốn loại: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức, sa thải (Điều 124). Phạt tiền hay cắt lương thay kỷ luật bị cấm (khoản 2 Điều 127), nên nội quy không được ghi "đi muộn phạt 200.000 đồng". Trình tự họp xử lý, biên bản (Điều 122 Bộ luật, Điều 70 Nghị định 145) và thời hiệu (Điều 123) xem sa thải người lao động đúng luật và thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động. Người đang thử việc có quyền hủy bỏ hợp đồng mà không cần báo trước (khoản 2 Điều 27); luật không nói rõ nội quy áp dụng cho họ đến đâu, nên nội quy nên ghi rõ phạm vi (xem hợp đồng thử việc).
Chưa đăng ký nội quy thì có sa thải được không? Còn tùy căn cứ: nếu nội quy chưa có hiệu lực thì rủi ro cao nhất ở nhóm khoản 2 Điều 125; nhóm khoản 1 (trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, ma túy tại nơi làm việc), khoản 3 (tái phạm) và khoản 4 (tự ý bỏ việc) không có cụm "được quy định trong nội quy lao động". Dù vậy, dùng nội quy chưa có hiệu lực vẫn bị phạt theo điểm d khoản 2 Điều 25 (theo cách đọc của chúng tôi), và việc sa thải vẫn phải đúng trình tự, thời hiệu. Chưa có hướng dẫn chính thức hay án lệ cho các cách đọc này.
Công ty FDI: bộ quy tắc ứng xử tập đoàn và nội quy đã đăng ký#
Điều 118 không quy định ngôn ngữ của nội quy; hồ sơ nộp cơ quan Việt Nam thường bằng tiếng Việt, còn bản song ngữ cho người không đọc tiếng Việt đã nêu trong bài sa thải người lao động. Điểm riêng của nội quy là quan hệ với bộ quy tắc ứng xử toàn cầu: bộ quy tắc đó chỉ làm căn cứ kỷ luật khi hành vi đã nằm trong nội quy áp dụng tại Việt Nam hoặc hợp đồng lao động (khoản 3 Điều 127). Xung đột lợi ích, quà tặng, chống hối lộ nên được chuyển thành điều khoản của nội quy và gắn với nhóm hành vi ở Điều 125. Bộ luật Lao động áp dụng cả cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (khoản 3 Điều 2), nên họ nằm trong phạm vi nội quy. Khi tập đoàn đổi chính sách toàn cầu, hãy rà lại bản đã đăng ký; phần nào cần thêm vào nội quy thì đi lại quy trình tham khảo, nộp hồ sơ và chờ hiệu lực.
Mức phạt không đăng ký nội quy lao động và các vi phạm liên quan#
Mức phạt không đăng ký nội quy lao động nằm ở Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, chỉ áp dụng với người sử dụng lao động. Mức tiền trong Điều 25 là mức đối với cá nhân; doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện bị phạt gấp đôi (khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 7; Điều 25 không thuộc nhóm ngoại lệ), còn hộ kinh doanh bị phạt như cá nhân (khoản 3 Điều 7).
Ba mức phạt chính (cá nhân, hộ kinh doanh / doanh nghiệp, tổ chức):
- 1.000.000 – 3.000.000 đồng / 2.000.000 – 6.000.000 đồng (khoản 1): không thông báo nội quy đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết nội dung chính.
- 5.000.000 – 10.000.000 đồng / 10.000.000 – 20.000.000 đồng (khoản 2): không có nội quy bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động (điểm a); không đăng ký nội quy theo quy định (điểm b); không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện trước khi ban hành, sửa đổi (điểm c); sử dụng nội quy chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực (điểm d); xử lý kỷ luật, bồi thường sai trình tự, thủ tục, thời hiệu (điểm đ).
- 20.000.000 – 40.000.000 đồng / 40.000.000 – 80.000.000 đồng (khoản 3): phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật (điểm c); kỷ luật hành vi không có trong nội quy, hợp đồng lao động hoặc pháp luật (điểm d).
Hành vi ở điểm đ khoản 2 và điểm d khoản 3 còn kèm biện pháp buộc nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ lương những ngày nghỉ việc nếu đã sa thải (điểm a khoản 4); với điểm c khoản 3, biện pháp là buộc trả lại khoản tiền đã thu hoặc trả đủ lương (điểm d khoản 4). Thời hiệu xử phạt là 01 năm (điểm a khoản 4 Điều 3). Nghị định 12/2022/NĐ-CP hết hiệu lực từ 10/09/2026 (khoản 4 Điều 66); hành vi đã kết thúc trước ngày đó áp dụng nghị định cũ, hành vi còn diễn ra sau ngày đó áp dụng Nghị định 283 (Điều 67). Rủi ro lớn hơn tiền phạt là quyết định kỷ luật bị coi là thiếu căn cứ khi tranh chấp; đó là suy luận của chúng tôi từ khoản 3 Điều 127 và Điều 121, chưa có hướng dẫn chính thức hay án lệ.
Lỗi hay gặp là dùng "bản nội quy mẫu" tải từ mạng, ký ban hành, niêm yết nhưng không nộp hồ sơ: đã có nội quy bằng văn bản nên điểm a khoản 2 Điều 25 không áp dụng, nhưng không đăng ký (điểm b khoản 2) và, theo cách đọc của chúng tôi, dùng nội quy chưa có hiệu lực (điểm d khoản 2), vì mốc 15 ngày chưa bắt đầu. Các sai sót nhỏ hơn: bỏ nhóm tạm chuyển công việc và nhóm quấy rối tình dục; không lưu bằng chứng đã thông báo, niêm yết; quên gửi bản đã đăng ký cho chi nhánh ở tỉnh khác; sửa nội quy mà không tham khảo lại tổ chức đại diện; ghi điều khoản phạt tiền khi đi muộn (trái khoản 2 Điều 127, phạt theo điểm c khoản 3 Điều 25). Doanh nghiệp chuyển trụ sở sang tỉnh khác nên xem lại nơi đăng ký, vì Điều 119 lấy nơi đăng ký kinh doanh làm mốc (xem thay đổi địa chỉ trụ sở công ty).
Khi doanh nghiệp cần soạn nội quy lao động, chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoặc rà soát nội quy hiện có trước khi xử lý kỷ luật, dịch vụ tư vấn luật lao động cho doanh nghiệp của LexData hỗ trợ theo phạm vi và hồ sơ hai bên thống nhất. Bài viết mang tính thông tin chung, không thay thế tư vấn cho từng hồ sơ.
