Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có hai con đường. Nếu công ty thực sự chuyển đến địa chỉ mới, đó là đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: công ty ra nghị quyết hoặc quyết định, nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới và nhận giấy mới trong 03 ngày làm việc (khoản 2, khoản 3 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Luật cho công ty 10 ngày kể từ ngày có thay đổi để đăng ký (khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp). Nếu địa chỉ chỉ đổi vì thay đổi địa giới hành chính, công ty không bắt buộc đăng ký và không mất lệ phí (khoản 2, khoản 3 Điều 57 Nghị định 168).
Hai điểm hay làm chậm hồ sơ. Nếu địa chỉ mới làm đổi cơ quan thuế quản lý, bước chuyển cơ quan thuế phải xong trước khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (khoản 1 Điều 40 Nghị định 168; khoản 2 Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC). Và với công ty có vốn đầu tư nước ngoài, trụ sở công ty khác địa điểm thực hiện dự án ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC); theo cách đọc của chúng tôi, thường chỉ địa điểm dự án mới buộc điều chỉnh IRC. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty TNHH, công ty cổ phần hay công ty hợp danh cùng dùng Điều 40, chỉ khác cơ quan ra quyết định.
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khi nào bắt buộc đăng ký, khi nào không?#
Địa chỉ trụ sở chính là nội dung ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (khoản 2 Điều 28 Luật Doanh nghiệp), nên chuyển sang địa chỉ khác là đăng ký thay đổi (Điều 30), không phải thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty (Điều 31) như nhiều người vẫn gọi.
Ngoại lệ là địa chỉ đổi do sắp xếp đơn vị hành chính. Khoản 2 Điều 57 Nghị định 168 quy định: khi thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp không bắt buộc đăng ký thay đổi. Doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, dưới dạng đề nghị cập nhật, tới Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để được cấp giấy chứng nhận đã cập nhật địa chỉ khi có nhu cầu, hoặc khi đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký khác. Khoản 3 miễn lệ phí đăng ký và phí công bố cho việc cập nhật này. Khoản 1 cho cơ quan đăng ký kinh doanh 01 ngày làm việc để cập nhật và cấp giấy mới; khoản 2 không nêu riêng thời hạn nên theo cách đọc của chúng tôi thời hạn đó áp dụng tương tự, và văn bản chưa hướng dẫn thông báo phải kèm giấy tờ gì. Bước chuyển cơ quan thuế cũng loại trừ trường hợp này (khoản 2 Điều 9 Thông tư 90/2026/TT-BTC).
Miễn đăng ký chỉ áp dụng khi tên hoặc ranh giới xã, phường, tỉnh trong địa chỉ đổi còn nơi thực tế không đổi. Khoản 2 Điều 57 không nói đến việc đổi tên đường hay đánh lại số nhà, và chúng tôi chưa thấy văn bản xếp các trường hợp đó vào diện không bắt buộc; nên hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi bỏ qua, vì không đăng ký một thay đổi thuộc diện phải đăng ký có thể bị phạt. Nếu công ty đồng thời dọn đến nơi khác, thủ tục là Điều 40. Dù không bắt buộc, LexData khuyến nghị cập nhật khi tiện, vì hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ ngân hàng cần địa chỉ khớp với giấy chứng nhận.
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty gồm những bước nào?#
- Chốt địa chỉ mới, rồi ra nghị quyết hoặc quyết định đúng cơ quan, đúng tỷ lệ (mục sau) và sửa Điều lệ vì Điều lệ ghi địa chỉ trụ sở (điểm a khoản 2 Điều 24).
- Nếu địa chỉ mới làm đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp: nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST cho cơ quan thuế nơi đi, nhận Thông báo mẫu 09-MST (điểm a khoản 2 Điều 9, khoản 2 Điều 10 Thông tư 90). Bước này dành cho công ty đăng ký thuế liên thông cùng đăng ký kinh doanh, vốn không phải đăng ký thuế trực tiếp (khoản 1 Điều 6 Nghị định 252/2026/NĐ-CP); người đăng ký thuế trực tiếp có thủ tục khác, bài không nêu (điểm b khoản 2 Điều 9).
- Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới (khoản 2 Điều 40): trực tiếp, qua bưu chính (Điều 31) hoặc qua mạng bằng tài khoản định danh điện tử (Điều 39, thay thế bởi Điều 9 Nghị định 296/2026/NĐ-CP từ 23/07/2026); công ty trong khu công nghệ cao nộp tại Ban quản lý khu công nghệ cao (điểm b khoản 1 Điều 20). Có thể gộp với thay đổi khác trong một bộ hồ sơ (khoản 6 Điều 4), ví dụ bài thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; giấy cũ hết hiệu lực (khoản 3 Điều 33). Quyền và nghĩa vụ của công ty không đổi (khoản 4 Điều 40), mã số doanh nghiệp cũng không đổi (Điều 29 Luật Doanh nghiệp). Công ty đang tạm ngừng kinh doanh vẫn thay đổi được địa chỉ trụ sở và vẫn phải đăng ký theo Điều 30 (khoản 7 Điều 60 Nghị định 168, sửa đổi bởi Điều 11 Nghị định 296/2026/NĐ-CP).
Về thời hạn: cơ quan thuế nơi đi ban hành Thông báo 09-MST trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ; công ty thuộc diện kiểm tra tại trụ sở (người nộp thuế rủi ro cao, điểm a khoản 3 Điều 22 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15) có 02 ngày làm việc để báo lịch kiểm tra, rồi 05 ngày làm việc kể từ ngày ký quyết định xử phạt hoặc kết luận kiểm tra (điểm a khoản 2 Điều 10 Thông tư 90). Sau đó cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy mới trong 03 ngày làm việc, cơ quan thuế cho ý kiến trong 01 ngày làm việc (khoản 3 Điều 40). Các mốc này chưa gồm thời gian họp, thuê địa điểm và sửa hồ sơ.
Trong thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, luật không định nghĩa "ngày có thay đổi" và chưa có hướng dẫn chính thức. Nghị quyết, nếu Điều lệ không quy định khác, có hiệu lực từ ngày thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực ghi trong nghị quyết (khoản 1 Điều 62; khoản 1 Điều 152). Cách thận trọng của chúng tôi: ghi ngày hiệu lực cụ thể, không ghi lùi, và tính 10 ngày từ ngày đó hoặc từ ngày công ty thực tế dọn đến nếu sớm hơn; vì bước thuế phải xong trước, có thể ghi ngày hiệu lực đủ xa để kịp hai bước và không dọn đi sớm hơn ngày ghi.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty và ai ra quyết định#
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty chỉ gồm hai giấy tờ (khoản 2 Điều 40): giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC (một số mẫu được thay bởi Thông tư 121/2026/TT-BTC từ tháng 08/2026), và bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu (công ty TNHH một thành viên), Hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh) hoặc Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần). Cơ quan đăng ký kinh doanh không được đòi giấy tờ ngoài hồ sơ quy định (khoản 2 Điều 9). Nên giữ sẵn tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm, dù không bắt nộp, vì cơ quan thuế có thể xác minh địa chỉ.
| Loại hình | Cơ quan ra nghị quyết | Hình thức, tỷ lệ (nếu Điều lệ không quy định khác) | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Công ty TNHH một thành viên | Chủ sở hữu | Một người quyết định; chủ sở hữu là cá nhân có quyền sửa Điều lệ | Điểm b khoản 2 Điều 40 Nghị định 168; điểm a khoản 1, khoản 2 Điều 76 Luật Doanh nghiệp |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Hội đồng thành viên | Biểu quyết tại cuộc họp; từ 75% tổng số vốn góp của thành viên dự họp nếu nghị quyết kiêm sửa Điều lệ | Điểm k khoản 2 Điều 55; điểm a khoản 2, điểm b khoản 3 Điều 59 |
| Công ty cổ phần | Đại hội đồng cổ đông | Biểu quyết tại cuộc họp; trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông tham dự và biểu quyết | Điểm đ khoản 2 Điều 138; điểm a khoản 2 Điều 147; khoản 2 Điều 148 |
Luật không đặt tỷ lệ riêng cho việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty TNHH hay công ty cổ phần; vì Điều lệ phải ghi địa chỉ này, nghị quyết thường đồng thời sửa Điều lệ, và với công ty TNHH hai thành viên trở lên, cách đọc thận trọng của chúng tôi là áp ngưỡng 75% của việc sửa Điều lệ. Lấy ý kiến bằng văn bản thay cho họp chỉ khi Điều lệ cho phép: từ 65% vốn điều lệ ở công ty TNHH hai thành viên trở lên (khoản 5 Điều 59), trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết ở công ty cổ phần (khoản 4 Điều 148; Điều 149), hoặc theo tỷ lệ Điều lệ quy định; hồ sơ khi đó kèm báo cáo hoặc biên bản kiểm phiếu thay biên bản họp (Điều 58 Nghị định 168). Công ty cổ phần chỉ nộp nghị quyết của Hội đồng quản trị có thể bị trả hồ sơ.
Hai lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ (hồ sơ không bắt buộc đóng dấu, và văn bản ủy quyền cho người nộp không bắt buộc công chứng, chứng thực: khoản 5 Điều 4, Điều 12):
- Giấy chứng nhận cũ. Từ 23/07/2026, cơ quan đăng ký kinh doanh khai thác dữ liệu sẵn có thay cho bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế, đăng ký đầu tư; nếu không khai thác được thì doanh nghiệp nộp bản sao (khoản 7 Điều 4 Nghị định 168, bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 296/2026/NĐ-CP).
- Tài liệu tiếng nước ngoài, ví dụ nghị quyết của công ty mẹ là chủ sở hữu, cần bản dịch tiếng Việt; từ 23/07/2026 bản dịch cần chứng thực chữ ký người dịch thay cho công chứng (khoản 2 Điều 10 Nghị định 168, sửa bởi khoản 1 Điều 19 Nghị định 296/2026/NĐ-CP). Điều 40 không đòi hợp pháp hóa lãnh sự; yêu cầu đó thuộc hồ sơ thay đổi thành viên, chủ sở hữu là tổ chức nước ngoài (Điều 45, Điều 46).
Địa chỉ trụ sở mới phải đáp ứng điều kiện gì?#
Khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, Điều 42 Luật Doanh nghiệp chỉ đặt ba yêu cầu cho địa chỉ mới: trụ sở chính ở trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; không có điều kiện về diện tích hay loại hợp đồng thuê. Hai điểm cần kiểm tra trước khi thuê:
- Nhà chung cư. Luật Nhà ở 27/2023/QH15 cấm dùng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở (điểm c khoản 8 Điều 3) và ghi nhận nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp (khoản 3 Điều 2), nên cần xác định phần diện tích đó là căn hộ hay diện tích thương mại, văn phòng theo dự án. Điều 40 và Điều 42 không cấm đăng ký địa chỉ căn hộ, nhưng dùng căn hộ làm nơi làm việc vẫn có thể bị xử lý theo pháp luật về nhà ở.
- Hoạt động thực tế tại địa chỉ. Nếu cơ quan thuế xác minh công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, công ty rơi vào tình trạng "Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký" (khoản 3 Điều 35 Nghị định 168); cơ quan đăng ký kinh doanh khi đó từ chối đăng ký, kể cả đổi địa chỉ, cho đến khi tình trạng này kết thúc (điểm c khoản 1 và điểm c khoản 2 Điều 59), và mã số thuế chỉ dùng cho giao dịch chấm dứt hoặc khôi phục (khoản 5 Điều 8 Nghị định 252/2026/NĐ-CP).
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh: thêm những gì?#
Với thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh, thủ tục đăng ký vẫn là Điều 40, nộp tại tỉnh, thành phố nơi công ty chuyển đến (khoản 2 Điều 40; điểm a khoản 1 Điều 20); điều làm khác là bước thuế. Điều kiện kích hoạt là địa chỉ mới "làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp", không phải "khác tỉnh": đổi tỉnh thường đổi cơ quan thuế, còn chuyển trong cùng tỉnh thì tùy địa chỉ mới thuộc cơ quan thuế nào, nên hỏi cơ quan thuế hiện quản lý trước khi tính tiến độ.
Mốc 10 ngày làm việc sau 09-MST. Đây là mốc kích hoạt yêu cầu giải trình, không phải hạn nộp bắt buộc, và văn bản không đặt chế tài tại mốc này. Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày ban hành 09-MST, nếu công ty chưa nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (hoặc đã nộp nhưng chưa được chấp thuận) và chưa đề nghị hủy chuyển địa điểm (mẫu 31/ĐKT), cơ quan thuế nơi đến yêu cầu giải trình (mẫu 01/TB-BSTT-NNT). Hết thêm 10 ngày làm việc mà công ty vẫn chưa nộp hồ sơ hoặc hủy chuyển địa điểm, không giải trình hoặc giải trình không được chấp nhận, cơ quan thuế nơi đến xác minh tại địa chỉ mới: nếu công ty có hoạt động ở đó, công ty ký biên bản xác minh và phải nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ; nếu không, cơ quan thuế nơi đi ban hành thông báo "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký" (khoản 3 Điều 10 Thông tư 90). Vì thế, hồ sơ bị yêu cầu sửa quá lâu là rủi ro về thuế, không chỉ chậm tiến độ.
Nghĩa vụ thuế còn lại ở nơi đi. Khi trụ sở chuyển sang địa bàn cấp tỉnh khác dẫn đến đổi cơ quan thuế, công ty tiếp tục với cơ quan thuế nơi đi (điểm b khoản 1 Điều 7 Nghị định 252/2026/NĐ-CP): nộp hồ sơ khai thuế đã đến hạn; nộp đủ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; được đề nghị bù trừ hoặc hoàn trả số tiền nộp thừa; được chuyển thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa khấu trừ hết để bù trừ với thuế phát sinh sau khi đổi cơ quan thuế; thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp đã tạm nộp thì bù trừ ở hồ sơ quyết toán tại nơi đến. Với việc đổi cơ quan thuế trong cùng tỉnh, chúng tôi không thấy điều khoản tương ứng. Chúng tôi cũng không thấy quy định buộc tất toán thuế trước khi nộp hồ sơ, nhưng khoản 4 Điều 17 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 đặt trách nhiệm cho người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế khi đổi địa chỉ làm đổi cơ quan thuế quản lý (trừ trường hợp do thay đổi địa giới hành chính), nên không đọc điểm b là miễn nghĩa vụ đó.
Công ty FDI thay đổi địa chỉ trụ sở công ty: có phải điều chỉnh IRC không?#
Khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có vốn đầu tư nước ngoài, cần tách hai chủ thể: công ty, tức tổ chức kinh tế thực hiện dự án, đổi trụ sở ở giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; còn nhà đầu tư (ví dụ nhà đầu tư nước ngoài là thành viên hoặc cổ đông) đứng tên trên IRC và có địa chỉ riêng. Điều 37 Nghị định 96/2026/NĐ-CP liệt kê nội dung IRC gồm tên dự án, nhà đầu tư, mã số dự án, địa điểm thực hiện dự án, diện tích đất, mục tiêu, vốn, thời hạn, tiến độ; không có mục "trụ sở chính của tổ chức kinh tế". Mẫu IRC theo Thông tư 55/2026/TT-BTC (Mẫu I.2.6 cấp mới, Mẫu I.2.7 điều chỉnh) ghi cho nhà đầu tư là tổ chức: tên, loại hình, địa chỉ trụ sở, mã số thuế và người đại diện theo pháp luật. Mục "tổ chức kinh tế thực hiện dự án" trong Mẫu I.2.7 chỉ ghi tên, số và ngày cấp giấy tờ pháp lý, mã số thuế, không ghi địa chỉ trụ sở. Như vậy trụ sở của công ty thực hiện dự án không phải nội dung ghi trên IRC theo mẫu mới; còn khi chính nhà đầu tư là tổ chức đổi trụ sở thì địa chỉ ghi trên IRC không còn khớp, và việc đó có buộc điều chỉnh IRC hay không thì văn bản chưa nói rõ. IRC cấp theo mẫu cũ có thể trình bày khác, nên vẫn nên mở IRC đang có để đối chiếu. Theo khoản 2 Điều 33 Luật Đầu tư 143/2025/QH15, IRC chỉ phải điều chỉnh khi điều chỉnh dự án làm đổi nội dung chính ghi trên IRC.
| Thay đổi | Thủ tục | Căn cứ |
|---|---|---|
| Chỉ đổi trụ sở chính; địa điểm dự án không đổi | Đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh; mẫu IRC không ghi trụ sở của tổ chức kinh tế thực hiện dự án và chúng tôi không thấy văn bản đặt thủ tục điều chỉnh IRC riêng cho việc này (cách đọc của chúng tôi) | Điều 37 Nghị định 96/2026; khoản 2 Điều 33 Luật Đầu tư; Mẫu I.2.7 Thông tư 55/2026 |
| Dự án chuyển sang địa điểm thực hiện mới | Điều chỉnh IRC (hồ sơ tại khoản 1 Điều 52), 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ; nếu địa điểm mới khác địa điểm đã được chấp thuận chủ trương thì điều chỉnh chủ trương trước | Khoản 2, điểm b khoản 3 Điều 33 Luật Đầu tư; điểm c khoản 3 Điều 51, khoản 1 Điều 52, khoản 2 Điều 56 Nghị định 96/2026 |
| Cập nhật địa điểm dự án do sắp xếp đơn vị hành chính | Tùy chọn, khi nhà đầu tư có nhu cầu: văn bản đề nghị kèm thuyết minh. Chưa có chủ trương: điều chỉnh IRC trong 03 ngày làm việc. Đã có chủ trương: điểm c khoản 3 Điều 51 không buộc điều chỉnh chủ trương vì lý do này; nếu vẫn cập nhật thì có quyết định chấp thuận điều chỉnh theo thủ tục rút gọn (Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 02 + 03 ngày làm việc, Ban quản lý khu công nghiệp 05 ngày làm việc), rồi điều chỉnh IRC (nếu có). Chủ trương do Thủ tướng chấp thuận (Điều 52): chúng tôi không thấy thủ tục rút gọn riêng | Khoản 1 Điều 56, khoản 3 Điều 53, khoản 5 Điều 54, điểm c khoản 3 và khoản 2 Điều 51 Nghị định 96/2026 |
| Chuyển trụ sở sang tỉnh khác, công ty có Giấy phép kinh doanh (mua bán hàng hóa) | Giấy phép kinh doanh được cấp lại. Nghị định 342/2026 chỉ có hiệu lực từ 18/10/2026; trước ngày đó, và với hồ sơ đã được cơ quan cấp phép tiếp nhận trước ngày đó, vẫn áp dụng Nghị định 09/2018/NĐ-CP (và Điều 36 Nghị định 146/2025); theo tóm tắt thứ cấp trên Thư viện Pháp luật, Nghị định 09/2018 cũng xếp việc chuyển trụ sở chính sang tỉnh khác vào trường hợp cấp lại Giấy phép kinh doanh; chúng tôi chưa đối chiếu điều khoản gốc về thủ tục này | Khoản 1 Điều 16, khoản 1 Điều 8, khoản 5 Điều 44, khoản 1 Điều 45 Nghị định 342/2026 |
Hai lưu ý thêm. Một, khi dự án đã ngừng hoạt động và không liên lạc được với nhà đầu tư, cơ quan đăng ký đầu tư gửi văn bản đến địa chỉ nhà đầu tư đã đăng ký; sau 12 tháng kể từ ngày ngừng hoạt động mà không liên lạc được, dự án có thể bị chấm dứt (điểm d khoản 2 Điều 36 Luật Đầu tư; Điều 67 Nghị định 96/2026). Đó là địa chỉ của nhà đầu tư, không nhất thiết trùng trụ sở công ty thực hiện dự án; xem thủ tục tạm ngừng kinh doanh. Hai, Điều 44 Nghị định 96/2026 chỉ cho hiệu đính IRC khi thông tin ghi chưa đúng so với hồ sơ đã đăng ký, không dành cho thay đổi phát sinh sau đó; chúng tôi không thấy điều khoản nói về địa chỉ nhà đầu tư khi công ty đổi trụ sở, nên khuyến nghị hỏi cơ quan đăng ký đầu tư.
Công ty FDI có thể xem dịch vụ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; khái niệm nền ở cẩm nang điều lệ công ty là gì và vốn điều lệ là gì.
Lệ phí và mức phạt khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty#
Lệ phí. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp là 50.000 đồng mỗi lần và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (Điều 32 Luật Doanh nghiệp) là 100.000 đồng mỗi lần (Biểu phí, lệ phí ban hành kèm Thông tư 47/2019/TT-BTC). Hồ sơ nộp qua mạng điện tử được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp (khoản 3 Điều 5 Thông tư 47/2019) nhưng vẫn nộp phí công bố. Với hồ sơ giấy, Thông tư 64/2025/TT-BTC giảm 50% lệ phí đăng ký doanh nghiệp từ 01/07/2025 đến hết 31/12/2026, tức 25.000 đồng; mức giảm áp cho lệ phí đăng ký, nên chúng tôi tính phí công bố theo mức đầy đủ. Lệ phí nộp cùng hồ sơ và không hoàn lại nếu không được cấp đăng ký (Điều 34 Nghị định 168).
Mức phạt khi không đăng ký hoặc đăng ký chậm thay đổi địa chỉ trụ sở công ty theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 21/07/2026). Các mức dưới đây áp dụng với tổ chức; cá nhân thực hiện cùng hành vi bị phạt bằng một nửa (khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
| Hành vi | Căn cứ | Mức phạt |
|---|---|---|
| Đăng ký thay đổi trễ 01–10 ngày so với thời hạn | Khoản 1 Điều 44 | Cảnh cáo |
| Trễ 11–30 ngày | Khoản 2 Điều 44 | 10–20 triệu đồng |
| Trễ 31–90 ngày | Khoản 3 Điều 44 | 30–40 triệu đồng |
| Trễ từ 91 ngày | Khoản 4 Điều 44 | 50–60 triệu đồng |
| Không đăng ký thay đổi | Khoản 5 Điều 44 | 30–70 triệu đồng; buộc đăng ký thay đổi (khoản 7) |
| Kê khai không trung thực, không chính xác hồ sơ đăng ký thay đổi | Điều 43 | 30–70 triệu đồng |
Vì "ngày có thay đổi" chưa được định nghĩa, mốc tính chậm cũng có rủi ro. Mức phạt về thuế do chậm thay đổi thông tin đăng ký thuế nằm trong văn bản xử phạt về thuế; bài này chưa đối chiếu và không nêu mức.
Sau khi đổi địa chỉ: việc cần làm với thuế, bảo hiểm, người lao động và đối tác#
- Điều lệ, thuế, bảo hiểm xã hội. Cập nhật Điều lệ và tài liệu ghi địa chỉ cũ (điểm a khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp). Nhận thông báo mã số thuế điện tử đã cập nhật (điểm b khoản 2 Điều 10 Thông tư 90, 03 ngày làm việc) và xử lý hồ sơ thuế còn lại ở nơi đi (điểm b khoản 1 Điều 7 Nghị định 252/2026). Cơ quan đăng ký kinh doanh chia sẻ giấy chứng nhận mới cho cơ quan bảo hiểm xã hội (điểm b khoản 2 Điều 81 Nghị định 168); công ty nên xác nhận thông tin đơn vị đã cập nhật.
- Người lao động. Nếu địa điểm làm việc ghi trong hợp đồng đổi, bên có yêu cầu báo trước ít nhất 03 ngày làm việc và ký phụ lục khi hai bên thỏa thuận; không thỏa thuận được thì tiếp tục hợp đồng đã giao kết (điểm a, c khoản 1 Điều 21; Điều 33 Bộ luật Lao động).
- Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Địa chỉ của đơn vị phụ thuộc là nội dung riêng, đổi trụ sở chính không tự đổi địa chỉ của chúng, hạn 10 ngày, hồ sơ chỉ gồm giấy đề nghị (khoản 1, 2, 4 Điều 56 Nghị định 168); xem thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
- Giấy phép con, ngân hàng, hóa đơn điện tử, hợp đồng, website. Mỗi giấy phép có quy định riêng về đổi địa chỉ; các nơi còn lại cập nhật địa chỉ mới, hóa đơn lập sau ngày hiệu lực ghi địa chỉ khớp giấy chứng nhận. Đây là thực tiễn hoặc thỏa thuận; bài chưa đối chiếu văn bản chuyên ngành và văn bản hóa đơn mới nhất.
Hồ sơ thay đổi tiếp theo (ví dụ tăng vốn điều lệ) nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. LexData hỗ trợ doanh nghiệp xác định bước thuế, bước đăng ký kinh doanh và bước đầu tư cần làm khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, nhất là công ty chuyển tỉnh hoặc có vốn đầu tư nước ngoài.
Phạm vi và nguồn: bài dành cho công ty TNHH và công ty cổ phần (công ty hợp danh dùng cùng Điều 40, bài không nêu ngưỡng thông qua riêng), không gồm hộ kinh doanh, công ty niêm yết và tổ chức tín dụng. Luật Doanh nghiệp được đối chiếu với bản hợp nhất 67/VBHN-VPQH (08/2025); Nghị định 296/2026/NĐ-CP không sửa Điều 40 hay Điều 57. Thông tư 90/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 01/07/2026 (khoản 1 Điều 36), hồ sơ nộp trước ngày đó xử lý theo quy định tại thời điểm nộp (khoản 1 Điều 37); chúng tôi đọc thông tư này từ bản scan.
Câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty#
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty mất bao lâu? Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh có 03 ngày làm việc (khoản 3 Điều 40 Nghị định 168). Nếu địa chỉ mới đổi cơ quan thuế, cộng thêm ở cơ quan thuế nơi đi 07 ngày làm việc (điểm a.2 khoản 2 Điều 10 Thông tư 90/2026/TT-BTC); công ty thuộc diện kiểm tra tại trụ sở thì dài hơn (điểm a.1). Các mốc này chưa gồm thời gian họp, thuê địa điểm và sửa hồ sơ.
Đổi tên đường hoặc đánh lại số nhà có phải đăng ký không? Khoản 2 Điều 57 Nghị định 168 chỉ nói đến địa chỉ đổi do thay đổi địa giới hành chính; chúng tôi chưa thấy văn bản xếp việc đổi tên đường, đánh lại số nhà vào diện không bắt buộc. Nên hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi bỏ qua, vì không đăng ký một thay đổi thuộc diện phải đăng ký có thể bị phạt.
Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có phải đổi mã số doanh nghiệp không? Không. Quyền và nghĩa vụ của công ty không đổi (khoản 4 Điều 40 Nghị định 168) và mã số doanh nghiệp cấp một lần khi thành lập (Điều 29 Luật Doanh nghiệp).
Công ty đang tạm ngừng kinh doanh có thay đổi địa chỉ trụ sở được không? Được, và vẫn phải đăng ký thay đổi theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp (khoản 7 Điều 60 Nghị định 168, sửa đổi bởi Điều 11 Nghị định 296/2026/NĐ-CP).
