Nghỉ phép năm (Bộ luật Lao động gọi là nghỉ hằng năm) là số ngày người lao động được nghỉ mà vẫn hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động: 12 ngày làm việc với công việc bình thường, 14 ngày với người chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, và 16 ngày với nghề đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, khi làm đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động (khoản 1 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019). Cứ đủ 05 năm làm việc cho cùng doanh nghiệp, người lao động được thêm 01 ngày (Điều 114). Doanh nghiệp là bên quy định lịch nghỉ, sau khi tham khảo ý kiến người lao động (khoản 4 Điều 113). Bộ luật chỉ buộc trả tiền cho ngày phép chưa nghỉ khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm (khoản 3 Điều 113).
Bài viết trả lời theo góc nhìn doanh nghiệp: nghỉ phép năm có tính lương không, nghỉ phép năm có trừ chuyên cần không, ai xếp lịch, phép chưa nghỉ xử lý thế nào. Căn cứ đối chiếu: Bộ luật Lao động theo văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH (Công báo ngày 28/02/2026), Điều 65 đến Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (chưa bị sửa tại ngày viết) và Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt, hiệu lực từ 10/09/2026, thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP mà nhiều bài vẫn trích.
Nghỉ phép năm là gì, được bao nhiêu ngày?#
Nghỉ phép năm tiếng Anh là "annual leave"; văn bản pháp luật dùng cụm "nghỉ hằng năm", còn "phép năm" là cách gọi quen trong doanh nghiệp. Số ngày tính bằng ngày làm việc, nên ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, tết theo Điều 112 và ngày 24/11 (Ngày Văn hóa Việt Nam) không bị trừ vào phép.
| Nhóm người lao động | Số ngày khi làm đủ 12 tháng | Sau 05 năm | Sau 10 năm |
|---|---|---|---|
| Công việc trong điều kiện bình thường | 12 ngày làm việc | 13 | 14 |
| Người chưa thành niên, người khuyết tật, nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 14 ngày làm việc | 15 | 16 |
| Nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 16 ngày làm việc | 17 | 18 |
Căn cứ: khoản 1 Điều 113 và Điều 114. Nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm xác định theo danh mục của cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Đây là mức sàn; hợp đồng, thỏa ước hoặc nội quy cho nhiều hơn thì áp dụng mức đó. Thâm niên tính theo thời gian làm cho một người sử dụng lao động: thời gian ở công ty khác cùng tập đoàn không tự động được cộng (riêng khu vực nhà nước có quy tắc cộng dồn tại khoản 3 Điều 66 Nghị định 145).
Cách tính nghỉ phép năm khi chưa đủ 12 tháng, đang thử việc hoặc làm bán thời gian#
Chưa đủ 12 tháng. Số ngày được tính theo tỷ lệ số tháng làm việc (khoản 2 Điều 113), theo công thức tại khoản 1 Điều 66 Nghị định 145:
Số ngày phép = (Số ngày phép năm + ngày tăng thêm theo thâm niên, nếu có) ÷ 12 × Số tháng làm việc thực tế trong năm
Một tháng làm chưa trọn vẫn được tính là 01 tháng nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương (nghỉ lễ, tết, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng có lương) đạt từ 50% số ngày làm việc bình thường của tháng theo thỏa thuận (khoản 2 Điều 66). Nghị định 145 không có quy tắc làm tròn; quy tắc "từ 0,5 ngày làm tròn lên" mà một số trang còn nêu đến từ Nghị định 45/2013/NĐ-CP, đã hết hiệu lực từ 01/02/2021 (điểm e khoản 2 Điều 114 Nghị định 145). Doanh nghiệp có thể tự quy định làm tròn có lợi cho người lao động trong nội quy.
Thời gian vẫn được tính là thời gian làm việc để tính số ngày phép (Điều 65 Nghị định 145):
- học nghề, tập nghề, nếu sau đó làm việc cho doanh nghiệp; thử việc, nếu tiếp tục làm việc sau khi hết thử việc;
- nghỉ việc riêng có hưởng lương theo khoản 1 Điều 115; nghỉ không lương được doanh nghiệp đồng ý, cộng dồn không quá 01 tháng trong năm;
- nghỉ do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, cộng dồn không quá 06 tháng; nghỉ ốm, cộng dồn không quá 02 tháng trong năm; nghỉ thai sản;
- thời gian làm nhiệm vụ của tổ chức đại diện người lao động được tính là thời gian làm việc; ngừng việc, nghỉ việc không do lỗi của người lao động; bị tạm đình chỉ công việc nhưng sau đó không bị kỷ luật.
Phần vượt các mức trần (ví dụ nghỉ ốm từ tháng thứ ba trong năm) không được tính.
Thử việc. Thời gian thử việc chỉ được cộng khi người lao động tiếp tục làm việc sau thử việc (khoản 2 Điều 65). Theo cách đọc của chúng tôi, người không đạt thử việc không phát sinh ngày phép cho thời gian đó, nên không có tiền phép chưa nghỉ để thanh toán. Bộ luật không cấm cho người đang thử việc nghỉ trước vài ngày phép; nếu cho, nên ghi rõ trong hợp đồng thử việc hoặc nội quy cách xử lý khi không đạt.
Làm việc không trọn thời gian. Người làm không trọn thời gian bình đẳng về quyền và nghĩa vụ với người làm trọn thời gian (khoản 3 Điều 32), nên cũng có quyền nghỉ hằng năm hưởng lương. Bộ luật và Nghị định 145 không có cách quy đổi số ngày phép cho người làm không trọn thời gian (theo ngày trong lịch làm việc của họ hay theo giờ), vì vậy nên thỏa thuận rõ cách tính trong hợp đồng lao động.
Nghỉ phép năm có tính lương không, có bị trừ chuyên cần không?#
Có tính lương. Người lao động được nghỉ "hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động" (khoản 1 Điều 113). Tiền lương làm căn cứ trả là tiền lương theo hợp đồng lao động tại thời điểm nghỉ (khoản 2 Điều 67 Nghị định 145), tức mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung ghi trong hợp đồng; tiền làm thêm giờ trả theo giờ thực tế không nằm trong căn cứ này. Vậy câu hỏi nghỉ phép năm có bị trừ lương không có đáp án là không: doanh nghiệp chỉ được khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản (khoản 1 Điều 102).
Tạm ứng. Nếu nghỉ phép trước kỳ trả lương, người lao động được tạm ứng một khoản ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ (khoản 5 Điều 113, khoản 3 Điều 101). Doanh nghiệp trả lương một lần cuối tháng nên có quy trình nhận đề nghị tạm ứng kèm đơn nghỉ.
Chuyên cần. Pháp luật không có khái niệm "tiền chuyên cần"; mỗi doanh nghiệp tự đặt ra theo một trong hai cách, và câu trả lời cho câu hỏi nghỉ phép năm có trừ chuyên cần không phụ thuộc vào cách đó:
| Cách doanh nghiệp đặt khoản chuyên cần | Tính chất theo văn bản | Trừ khi nghỉ phép năm? |
|---|---|---|
| Phụ cấp hoặc khoản bổ sung ghi trong hợp đồng lao động, trả mỗi kỳ lương | Thuộc tiền lương (khoản 1 Điều 90 Bộ luật; điểm b, c khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH) | Theo cách đọc của chúng tôi: không nên trừ, vì ngày phép hưởng nguyên lương theo hợp đồng; cắt khoản này có rủi ro bị xem là trả không đủ lương theo hợp đồng (khoản 2 Điều 23 Nghị định 283). |
| Thưởng theo quy chế thưởng, ghi thành mục riêng | Thưởng theo Điều 104, doanh nghiệp tự đặt tiêu chí | Văn bản không cấm tính ngày phép vào tiêu chí, nhưng dễ tranh chấp vì quyền nghỉ hợp pháp bị đối xử như vắng mặt. |
Cách an toàn: định nghĩa "ngày công chuyên cần" trong quy chế lương, thưởng sao cho ngày nghỉ phép năm, nghỉ lễ và nghỉ việc riêng có lương được tính như ngày đi làm, và chỉ dùng chuyên cần để xử lý đi muộn, nghỉ không phép.
Lịch nghỉ phép năm: ai quyết định, có cần lý do, báo trước bao nhiêu ngày?#
Khoản 4 Điều 113 giao doanh nghiệp quy định lịch nghỉ hằng năm, với hai điều kiện: tham khảo ý kiến người lao động trước và thông báo trước cho người lao động. Người lao động có thể thỏa thuận để nghỉ thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần. Nội quy lao động phải có nội dung về nghỉ hằng năm (điểm a khoản 2 Điều 118 Bộ luật; điểm a khoản 2 Điều 69 Nghị định 145), xem thêm nội quy lao động.
Hai câu hỏi HR nhận nhiều nhất, nghỉ phép năm có cần lý do không và nghỉ phép năm báo trước bao nhiêu ngày, đều được trả lời từ cơ chế đó:
- Nghỉ phép năm có cần lý do không? Bộ luật không yêu cầu người lao động nêu lý do. Doanh nghiệp có thể yêu cầu đơn theo mẫu để sắp xếp công việc, nhưng việc duyệt hay không nên dựa trên lịch và nhu cầu công việc, không dựa trên lý do riêng.
- Nghỉ phép năm báo trước bao nhiêu ngày? Luật không nêu con số, cả với doanh nghiệp khi thông báo lịch lẫn với người lao động khi xin nghỉ. Số ngày báo trước do nội quy quy định (ví dụ 03 ngày làm việc cho đợt ngắn, 15 ngày cho đợt dài); doanh nghiệp dưới 10 người không bắt buộc nội quy bằng văn bản (khoản 1 Điều 118), vì vậy nên ghi vào hợp đồng hoặc quy chế.
- Doanh nghiệp có được từ chối? Theo cách đọc của chúng tôi, được từ chối một ngày cụ thể vì lý do công việc, vì doanh nghiệp là bên quy định lịch nghỉ. Nếu để người lao động hết năm mà không có cơ hội nghỉ, doanh nghiệp có rủi ro bị xem là vi phạm quy định về nghỉ hằng năm và bị phạt theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 283.
- Doanh nghiệp có được xếp nghỉ phép tập thể (nghỉ thêm dịp Tết, tuần bảo trì nhà máy)? Theo cách đọc của chúng tôi là được, vì khoản 4 Điều 113 cho doanh nghiệp quy định lịch, miễn là đã tham khảo ý kiến người lao động, thông báo trước và ghi trong nội quy. Nên để lại một phần ngày phép cho người lao động tự chọn.
- Người lao động tự nghỉ khi chưa được duyệt? Ngày đó không phải ngày nghỉ phép năm mà là nghỉ không phép, xử lý theo nội quy. Riêng việc nghỉ không phép chỉ là căn cứ sa thải khi tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng (khoản 4 Điều 125).
Doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi người lao động đang nghỉ hằng năm (khoản 2 Điều 37). Số ngày nghỉ trong năm phải được cập nhật vào sổ quản lý lao động (khoản 2, khoản 3 Điều 3 Nghị định 145).
Không nghỉ phép năm hết thì sao: cuối năm và khi nghỉ việc#
Cuối năm, khi người lao động vẫn làm việc. Bộ luật 2019 không buộc trả tiền cho ngày phép chưa nghỉ: khoản 3 Điều 113 chỉ nói đến thôi việc, bị mất việc làm, còn quy định trả tiền khi chưa nghỉ "vì các lý do khác" tại khoản 1 Điều 114 Bộ luật Lao động 2012 không còn. Bộ luật cũng không nói ngày phép hết hạn khi nào; doanh nghiệp có thể ghi trong nội quy hạn dùng phép năm trước (ví dụ hết quý I năm sau) hoặc thỏa thuận gộp tối đa 03 năm. Theo cách đọc của chúng tôi, quy định "hết hạn thì mất" chỉ đứng vững khi doanh nghiệp đã thực sự tạo điều kiện cho người lao động nghỉ. Trả tiền thay cho nghỉ khi vẫn đang làm việc là tự nguyện và không chứng minh được người lao động đã được nghỉ.
Khi thôi việc, mất việc làm. Doanh nghiệp phải thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ (khoản 3 Điều 113), trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, kéo dài không quá 30 ngày trong các trường hợp tại khoản 1 Điều 48. Căn cứ trả là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc (khoản 3 Điều 67 Nghị định 145). Cách tính theo lương bình quân 06 tháng mà vài trang còn nêu là của quy định trước đây (Nghị định 05/2015/NĐ-CP, hết hiệu lực từ 01/02/2021 theo điểm b khoản 2 Điều 114 Nghị định 145). Văn bản không phân biệt lý do thôi việc; cách hiểu của chúng tôi là gồm cả người bị sa thải. Thủ tục chung xem chấm dứt hợp đồng lao động.
Ví dụ tính tiền ngày phép chưa nghỉ khi nghỉ việc#
Ví dụ minh họa, số liệu giả định. Chị A vào làm từ 05/01/2024 (thử việc 02 tháng rồi ký hợp đồng), công việc bình thường, chưa đủ 05 năm nên được 12 ngày một năm. Phép năm 2025 đã nghỉ hết. Hợp đồng chấm dứt sau ngày làm việc cuối 16/10/2026. Công ty làm từ thứ Hai đến thứ Bảy và quy chế lương chọn 26 ngày làm việc một tháng.
- Số tháng làm việc năm 2026. Tháng 1 đến tháng 9: 9 tháng. Tháng 10 có 27 ngày làm việc bình thường; từ 01/10 đến 16/10 chị A làm 14 ngày (trừ hai Chủ nhật), đạt trên 50%, nên tháng 10 tính là 01 tháng (khoản 2 Điều 66). Tổng: 10 tháng.
- Số ngày phép năm 2026. 12 ÷ 12 × 10 = 10 ngày (khoản 1 Điều 66).
- Số ngày chưa nghỉ. Năm 2026 chị A đã nghỉ 7 ngày phép, còn 3 ngày.
- Tiền lương làm căn cứ. Lương theo hợp đồng tháng 9/2026, tháng liền trước tháng thôi việc: mức lương 18.000.000 đồng, phụ cấp trách nhiệm 2.000.000 đồng, khoản chuyên cần cố định 800.000 đồng ghi trong hợp đồng, tổng 20.800.000 đồng (khoản 3 Điều 67). Nếu chị A được tăng lương từ 01/10, vẫn lấy mức tháng 9.
- Quy ra lương ngày. Điều 67 không nói chia cho bao nhiêu ngày. Chúng tôi áp cách tính lương ngày tại điểm a3 khoản 1 Điều 54 Nghị định 145: lương tháng chia số ngày làm việc bình thường doanh nghiệp đã chọn, 20.800.000 ÷ 26 = 800.000 đồng.
- Tiền phải trả: 3 × 800.000 = 2.400.000 đồng, trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.
Nếu chị A đã nghỉ 11 ngày trong khi chỉ được 10 (doanh nghiệp cho "ứng phép"), văn bản không quy định cách thu hồi ngày ứng trước. Khấu trừ tiền lương chỉ được dùng để bồi thường thiệt hại tài sản (khoản 1 Điều 102), và khấu trừ sai bị phạt theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 283, nên theo cách đọc của chúng tôi, tự trừ vào lương cuối là rủi ro; nên có thỏa thuận bằng văn bản về việc hoàn trả trước khi cho ứng phép.
Phân biệt nghỉ phép năm với nghỉ lễ, nghỉ việc riêng và ngày đi đường#
- Nghỉ lễ, tết: 12 ngày hưởng nguyên lương từ năm 2026, gồm 11 ngày theo khoản 1 Điều 112 và ngày 24/11 là Ngày Văn hóa Việt Nam, "người lao động được nghỉ làm việc và hưởng nguyên lương" (khoản 1 Điều 2 Nghị quyết 28/2026/QH16, hiệu lực 01/07/2026); ngày lễ rơi vào đợt nghỉ phép không bị trừ vào phép. Người lao động nước ngoài được thêm 01 ngày Tết cổ truyền và 01 ngày Quốc khánh của nước họ (khoản 2 Điều 112).
- Nghỉ việc riêng có lương (khoản 1 Điều 115): kết hôn 03 ngày; con kết hôn 01 ngày; cha, mẹ (cả bên vợ hoặc chồng), vợ hoặc chồng, con chết 03 ngày. Người lao động chỉ phải thông báo, và ngày này không trừ vào phép năm. Nghỉ không lương 01 ngày khi ông bà, anh chị em ruột chết, cha hoặc mẹ, anh chị em ruột kết hôn (khoản 2).
- Ngày đi đường: khi nghỉ phép năm mà đi bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy và số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày, thì từ ngày thứ 03 được tính thêm ngoài ngày phép, chỉ cho 01 lần nghỉ trong năm (khoản 6 Điều 113). Tiền tàu xe và tiền lương những ngày đi đường do hai bên thỏa thuận (khoản 1 Điều 67 Nghị định 145).
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng áp dụng của Bộ luật (khoản 3 Điều 2), nên khi làm việc theo hợp đồng lao động thì hưởng cùng chế độ nghỉ phép năm như người Việt Nam.
Mức phạt vi phạm quy định nghỉ phép năm theo Nghị định 283/2026#
Mức trong các điều dưới đây là mức với cá nhân; doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện bị phạt gấp 02 lần (khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 7 Nghị định 283).
| Hành vi | Doanh nghiệp | Căn cứ |
|---|---|---|
| Vi phạm quy định về nghỉ hằng năm (không cho nghỉ, không xếp lịch, cho nghỉ ít hơn luật định) | 20–40 triệu đồng | khoản 2 Điều 24 |
| Không trả hoặc trả không đủ tiền lương ngày phép chưa nghỉ khi người lao động thôi việc, mất việc làm | 10–20 triệu (01–10 người); 20–40 triệu (11–50); 40–60 triệu (51–100); 60–80 triệu (101–300); 80–100 triệu (từ 301) | khoản 2 Điều 23 |
| Không bảo đảm nghỉ việc riêng hoặc nghỉ không lương theo luật | 4–10 triệu đồng | điểm a khoản 1 Điều 24 |
Với tiền phép chưa nghỉ trả thiếu, doanh nghiệp còn bị buộc trả đủ cộng lãi theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt (điểm a khoản 5 Điều 23). Việc không tạm ứng tiền lương khi nghỉ phép không được nêu riêng trong Điều 23; theo cách đọc của chúng tôi, hành vi này thuộc khoản 2 Điều 24.
Câu hỏi khác về nghỉ phép năm#
Nghỉ phép năm có tính thứ Bảy, Chủ nhật không? Không, nếu đó là ngày nghỉ hằng tuần theo nội quy, vì phép tính theo ngày làm việc. Công ty làm cả thứ Bảy thì nghỉ thứ Bảy là dùng 01 ngày phép.
Nghỉ ốm có bị trừ vào phép năm không? Không có quy định nào cho trừ. Nghỉ ốm là chế độ riêng theo pháp luật bảo hiểm xã hội, và đến 02 tháng nghỉ ốm trong năm vẫn được tính là thời gian làm việc để tính ngày phép (khoản 6 Điều 65 Nghị định 145).
Khi cần rà soát quy chế nghỉ phép năm, cách định nghĩa ngày công chuyên cần, lịch nghỉ tập thể hoặc khoản thanh toán khi nghỉ việc, dịch vụ tư vấn luật lao động cho doanh nghiệp của LexData hỗ trợ theo phạm vi hai bên thống nhất. Bài viết mang tính thông tin chung, không thay thế tư vấn cho từng trường hợp.
