Kinh phí công đoàn là khoản doanh nghiệp đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc của người lao động (điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 50/2024/QH15, sửa đổi bởi Luật 97/2025/QH15). Tiền lấy từ tài chính của doanh nghiệp và hạch toán vào chi phí (khoản 3 Điều 5 Nghị định 105/2026/NĐ-CP), nên người lao động không đóng khoản này. Doanh nghiệp đóng mỗi tháng một lần cùng lúc đóng BHXH, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở vẫn phải đóng. Không điều khoản nào viết thẳng câu này; đó là kết luận rút ra từ cách Luật và Nghị định 105 xác định người đóng theo loại chủ thể có sử dụng lao động, không kèm điều kiện đã có công đoàn. Kinh phí công đoàn 2026 chịu hai văn bản mới: Nghị định 105 (hiệu lực 16/5/2026, thay Nghị định 191/2013/NĐ-CP) và Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt (hiệu lực 10/9/2026, thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Kinh phí công đoàn khác đoàn phí công đoàn thế nào?#
Khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn tách hai nguồn: đoàn phí ở điểm a, kinh phí công đoàn ở điểm b.
| Kinh phí công đoàn | Đoàn phí công đoàn | |
|---|---|---|
| Ai đóng | Doanh nghiệp và tổ chức khác có sử dụng lao động | Người lao động đã là đoàn viên |
| Mức | 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc | Do Tổng Liên đoàn quy định |
| Tiền từ đâu | Tài chính doanh nghiệp, tính vào chi phí | Tiền lương của đoàn viên |
| Cần đã có công đoàn? | Không, theo cách đọc của chúng tôi | Chỉ khi đã là đoàn viên |
| Chế tài | Điều 42 Nghị định 283/2026 | Không có trong Nghị định 283/2026 |
Mức đoàn phí do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam quy định theo Điều lệ, không nằm trong luật. Theo các nguồn thứ cấp dẫn Quyết định 61/QĐ-TLĐ, mức này là 0,5% từ 01/07/2025, không còn 1%; chúng tôi chưa đối chiếu được bản gốc. Nếu doanh nghiệp thu hộ đoàn phí qua bảng lương, cần lưu ý khoản 1 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 chỉ cho khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại tài sản; thận trọng thì chỉ thu hộ khi đoàn viên đồng ý bằng văn bản.
Kinh phí công đoàn có bắt buộc đóng không, ai phải đóng?#
Có. Khoản 9 Điều 25 Luật giao cho người sử dụng lao động nghĩa vụ "đóng kinh phí công đoàn theo quy định của Luật này", và khoản 5 Điều 10 xếp việc không đóng, chậm đóng, đóng sai mức hoặc thiếu người vào hành vi bị nghiêm cấm. Người đóng gồm doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động (điểm b khoản 1 Điều 29; khoản 1 Điều 2 Nghị định 105). Không có ngưỡng số lao động tối thiểu và không có miễn trừ theo quy mô.
Doanh nghiệp chưa có công đoàn có phải đóng kinh phí công đoàn?#
Theo cách đọc của chúng tôi là có:
- Điểm b khoản 1 Điều 29 xác định người đóng theo loại chủ thể, căn cứ là quỹ lương BHXH, không có điều kiện "đã có công đoàn cơ sở".
- Điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 105 đưa "doanh nghiệp" nói chung vào nhóm đóng hằng tháng; điểm a khoản 1 Điều 17 buộc các đơn vị đó đóng đầy đủ, đúng hạn.
- Khoản 1 Điều 15 nói về doanh nghiệp nơi có tổ chức của người lao động đăng ký theo Điều 172 Bộ luật Lao động "có thực hiện nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn" như điều kiện để tổ chức đó được phân phối kinh phí, tức Nghị định mặc nhiên coi nghĩa vụ đóng tồn tại cả ở nơi tổ chức đại diện không phải công đoàn cơ sở.
- Điểm d khoản 2 Điều 31 Luật dùng tài chính công đoàn để "thành lập công đoàn cơ sở". Đây chỉ là lập luận phụ, nhưng phù hợp với việc thu cả ở nơi chưa có công đoàn.
Chưa có văn bản trả lời thẳng câu doanh nghiệp chưa có công đoàn có phải đóng kinh phí công đoàn, nên khi làm việc với cơ quan thu, hãy viện dẫn các điều khoản trên.
Doanh nghiệp mới thành lập và hộ kinh doanh#
Nghĩa vụ phát sinh từ tháng doanh nghiệp có người thuộc diện BHXH bắt buộc, chủ yếu người làm theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng (điểm a khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 41/2024/QH15). Nghị định 105 không đặt thủ tục đăng ký riêng; việc thu theo phân cấp của Tổng Liên đoàn (Điều 17), nên khi đăng ký BHXH lần đầu, hãy hỏi Liên đoàn Lao động cấp tỉnh về đơn vị thu và tài khoản nhận. Người làm theo hợp đồng cộng tác viên đúng bản chất dịch vụ không tạo quỹ lương đóng BHXH. Chưa rõ người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương, nay thuộc diện BHXH bắt buộc và tự chọn mức đóng (điểm n khoản 1 Điều 2, điểm d khoản 1 Điều 31 Luật 41/2024), có tính vào quỹ hay không.
Hộ kinh doanh là điểm chưa rõ. Điểm b khoản 1 Điều 29 không gọi tên hộ kinh doanh và không dùng khái niệm "người sử dụng lao động", dù hộ kinh doanh thuê lao động theo hợp đồng lao động là người sử dụng lao động phải tham gia BHXH bắt buộc (khoản 3 Điều 2 Luật 41/2024). Nghị định 283 còn xử phạt hộ kinh doanh như cá nhân (khoản 3 Điều 7). Chúng tôi không khẳng định hộ kinh doanh bắt buộc đóng; hộ có lao động đóng BHXH nên hỏi Liên đoàn Lao động cấp tỉnh bằng văn bản. Sau khi chuyển hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, nghĩa vụ là rõ ràng.
Kinh phí công đoàn đóng bao nhiêu?#
Kinh phí công đoàn đóng bao nhiêu chỉ theo một công thức: 2% × quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Quỹ này là tổng tiền lương đóng BHXH của từng người, không phải tổng chi lương thực tế. Với doanh nghiệp tự quyết định tiền lương, tiền lương đóng BHXH gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và khoản bổ sung trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương (điểm b khoản 1 Điều 31 Luật 41/2024). Vì vậy mức lương trong thang bảng lương và hợp đồng quyết định trực tiếp số phải đóng. Khoản thưởng trả một lần mỗi năm không trả trong mỗi kỳ trả lương nên không làm tăng quỹ này; trường hợp lương tháng 13 chia đều theo tháng xem bài thưởng Tết.
Tiền lương đóng BHXH cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu (điểm đ khoản 1 Điều 31); khi lương cơ sở chưa bãi bỏ, mức tham chiếu bằng lương cơ sở (khoản 13 Điều 141). Lương cơ sở từ 01/07/2026 là 2.530.000 đồng (khoản 2 Điều 3 Nghị định 161/2026/NĐ-CP). Với mức đó, trần là 50.600.000 đồng, nên kinh phí công đoàn tối đa khoảng 1.012.000 đồng/người/tháng. Đây là số suy ra và sẽ đổi khi mức tham chiếu đổi.
Ví dụ tính (số giả định)#
Công ty có 10 người lao động Việt Nam đóng BHXH, tháng 10/2026:
| Nhóm | Tiền lương đóng BHXH | Tính vào quỹ |
|---|---|---|
| 8 nhân viên × 12.000.000 đồng | 96.000.000 đồng | 96.000.000 đồng |
| 1 trưởng phòng | 40.000.000 đồng | 40.000.000 đồng |
| 1 giám đốc lương 80.000.000 đồng | Vượt trần | 50.600.000 đồng |
| Quỹ lương làm căn cứ | 186.600.000 đồng |
Kinh phí công đoàn tháng 10/2026 là 186.600.000 × 2% = 3.732.000 đồng, hạn chậm nhất 30/11/2026. Nếu không áp trần cho giám đốc, quỹ thành 216.000.000 đồng và số đóng là 4.320.000 đồng, thừa 588.000 đồng mỗi tháng.
Người lao động nước ngoài có tính vào quỹ lương không?#
Chưa có hướng dẫn chính thức. Cách đọc của chúng tôi:
- Người nước ngoài có hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng thuộc diện BHXH bắt buộc (khoản 2 Điều 2 Luật 41/2024). Điều 29 Luật Công đoàn không phân biệt quốc tịch, nên phần lương đóng BHXH của họ có thể nằm trong quỹ.
- Cụm "người Việt Nam" ở điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 105 chỉ nằm trong đoạn về cơ quan, tổ chức nước ngoài và văn phòng điều hành hợp đồng hợp tác kinh doanh; đoạn về doanh nghiệp đứng riêng, không có cụm này.
- Người di chuyển nội bộ doanh nghiệp, người đã đủ tuổi nghỉ hưu khi giao kết và người có hợp đồng dưới 12 tháng không thuộc diện BHXH bắt buộc, nên không có tiền lương đóng BHXH để tính.
Doanh nghiệp có nhiều chuyên gia nước ngoài nên xin xác nhận bằng văn bản của tổ chức công đoàn thu. Diện đóng của từng nhóm xem BHXH cho người nước ngoài.
Phương thức, hạn nộp và nơi nộp kinh phí công đoàn#
Doanh nghiệp đóng mỗi tháng một lần, cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc; hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo (điểm a khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 4 Nghị định 105). Doanh nghiệp nông, lâm, ngư, diêm nghiệp trả lương theo chu kỳ sản xuất được đăng ký với tổ chức công đoàn để đóng mỗi tháng hoặc 03 tháng một lần; hạn là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ (điểm b khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 4).
Tiền nộp cho tổ chức công đoàn theo phân cấp thu của Tổng Liên đoàn (điểm a khoản 1 Điều 17; khoản 4 Điều 31 Luật). Phần dành cho cấp cơ sở do hệ thống công đoàn phân phối lại cho công đoàn cơ sở hoặc tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp; đó là tiền của tổ chức công đoàn, không phải khoản hoàn cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải cung cấp thông tin về nghĩa vụ đóng khi tổ chức công đoàn hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu (điểm b khoản 1 Điều 17), nên giữ chứng từ chuyển khoản từng tháng, khớp với danh sách đóng BHXH cùng kỳ.
Miễn, giảm, tạm dừng đóng kinh phí công đoàn#
Điều 30 Luật và Điều 11 đến Điều 13 Nghị định 105 đặt ba cơ chế. Không cơ chế nào là ưu đãi cho doanh nghiệp nhỏ, khởi nghiệp hay mới thành lập, và cả ba đều là "được xem xét", không tự động.
| Cơ chế | Khi nào được xem xét | Mức và thời gian |
|---|---|---|
| Miễn (Điều 11) | Giải thể, khi công đoàn tham gia phương án giải quyết nợ có nợ kinh phí công đoàn; phá sản, khi công đoàn nộp đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản | Miễn số tiền chưa đóng |
| Tạm dừng (Điều 13) | Khó khăn do thay đổi cơ cấu, công nghệ, khủng hoảng, suy thoái kinh tế, chính sách tái cơ cấu nền kinh tế, hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa; kèm một trong hai điều kiện: tạm dừng sản xuất, kinh doanh từ 30 ngày, không giải quyết được việc làm và từ 50% số lao động có mặt phải tạm nghỉ việc, xin tạm dừng đóng BHXH vào quỹ hưu trí và tử tuất; hoặc thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản (không kể đất) do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa | Tối đa 12 tháng, hết hạn đóng bù |
| Giảm (Điều 12) | Đã hết thời gian tạm dừng mà vẫn cắt giảm lao động: từ 30% hoặc 30 người (dưới 200 lao động); từ 50 người (200 đến 1.000); từ 100 người (trên 1.000) | Tối đa 20% mức đóng, tối đa 06 tháng |
Giảm tối đa 20% nghĩa là vẫn đóng ít nhất 1,6% quỹ lương; công ty trong ví dụ trên vẫn đóng tối thiểu 2.985.600 đồng/tháng. Tạm dừng không xóa nợ: hết hạn, doanh nghiệp đóng bù chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng kết thúc, bằng số phải đóng của các tháng tạm dừng (khoản 3 Điều 30 Luật). Tạm ngừng kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không tự động tạm dừng kinh phí công đoàn. Doanh nghiệp đang giải thể công ty nên đưa nợ kinh phí công đoàn vào phương án giải quyết nợ và mời công đoàn tham gia, vì đó là điều kiện để được xem xét miễn.
Hồ sơ gồm văn bản đề nghị theo mẫu Phụ lục II (tạm dừng) hoặc Phụ lục I (giảm), báo cáo sử dụng lao động và danh sách lao động liên quan hoặc báo cáo thiệt hại. Tổng Liên đoàn hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh trả lời trong 15 ngày làm việc, căn cứ khả năng cân đối tài chính công đoàn. Thời gian tạm dừng, giảm không bị coi là chậm đóng, không đóng (khoản 3 Điều 6).
Chậm đóng, không đóng kinh phí công đoàn bị phạt thế nào?#
Chậm đóng là chưa đóng hoặc đóng chưa đủ sau hạn (khoản 1 Điều 6 Nghị định 105). Không đóng là không trích, đóng; hoặc không đóng, đóng thiếu số tiền hay số người trong 60 ngày kể từ ngày hết hạn (khoản 2 Điều 6). Điều 42 Nghị định 283 ghi mức phạt cá nhân; doanh nghiệp, kể cả chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài, bị phạt gấp 02 lần (khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 7). Cột cuối là số chúng tôi tính theo quy tắc đó.
| Hành vi | Mức ghi trong Điều 42 | Doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Chậm đóng; không trích, đóng; đóng thiếu tiền hoặc thiếu người quá 60 ngày (khoản 1) | 12% đến dưới 15% tổng số phải đóng tại thời điểm lập biên bản, tối đa 75 triệu đồng | 24% đến dưới 30%, tối đa 150 triệu đồng |
| Không đóng cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng (khoản 2) | 18% đến 20%, tối đa 75 triệu đồng | 36% đến 40%, tối đa 150 triệu đồng |
Khung 18% đến 20% chỉ dành cho việc không đóng cho toàn bộ người lao động, không phải cho mọi trường hợp không đóng. Ranh giới giữa điểm b khoản 1 và khoản 2 chưa có hướng dẫn, nên doanh nghiệp chưa từng đóng cho ai có rủi ro bị áp khoản 2.
Trong 30 ngày kể từ ngày có quyết định xử phạt, doanh nghiệp phải nộp số còn thiếu cộng tiền lãi theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt (điểm a khoản 4 Điều 42). Ví dụ: công ty trên không đóng 6 tháng, tổng số phải đóng tại thời điểm lập biên bản là 22.392.000 đồng. Nếu bị áp khoản 1, tiền phạt từ 5.374.080 đồng đến dưới 6.717.600 đồng; nếu bị coi là không đóng cho toàn bộ người lao động (khoản 2), từ 8.061.120 đồng đến 8.956.800 đồng. Ngoài tiền phạt, công ty vẫn phải nộp đủ tiền gốc và lãi. Vi phạm khoản 1 Điều 42 ở nhiều thời điểm, chưa bị xử lý và còn thời hiệu, chỉ bị phạt một hành vi với tình tiết tăng nặng (khoản 4 Điều 7).
Thời hiệu xử phạt vi phạm về lao động là 01 năm (điểm a khoản 4 Điều 3 Nghị định 283). Thời hiệu này chỉ áp dụng cho việc phạt; chúng tôi không thấy quy định nào trong Luật Công đoàn hay Nghị định 105 xóa nghĩa vụ đóng khi hết thời hiệu. Với nợ phát sinh trước 10/9/2026, hành vi đã kết thúc trước ngày đó bị xử lý theo nghị định có hiệu lực lúc vi phạm; hành vi vẫn đang diễn ra thì áp dụng Nghị định 283 (khoản 1, khoản 2 Điều 67). Nợ cũ chưa đóng thuộc trường hợp nào cần xác định theo quy định được dẫn tại khoản 5 Điều 3 Nghị định 283.
Hạch toán kinh phí công đoàn và thuế TNDN#
Kinh phí công đoàn được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ (khoản 3 Điều 5 Nghị định 105). Khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản này được trừ nếu đáp ứng điều kiện chung ở khoản 1 Điều 9 Luật 67/2025/QH15: chi thực tế, liên quan đến kinh doanh, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Điểm l khoản 2 Điều 9 chỉ loại các khoản thu "không được tính vào chi phí theo quy định của pháp luật", trong khi Nghị định 105 cho tính kinh phí công đoàn vào chi phí.
Tiền phạt vi phạm hành chính không được trừ (điểm b khoản 2 Điều 9). Tiền lãi nộp theo Điều 42 Nghị định 283 chưa có hướng dẫn; thận trọng thì không đưa vào chi phí được trừ cho đến khi cơ quan thuế xác nhận. Xem thêm cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Doanh nghiệp FDI và người lao động nước ngoài#
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đóng như doanh nghiệp trong nước. Ngoài câu hỏi quỹ lương ở trên, có ba khác biệt thật:
- Người nước ngoài được vào công đoàn. Người lao động nước ngoài có hợp đồng lao động thời hạn từ đủ 12 tháng được gia nhập và hoạt động tại công đoàn cơ sở (khoản 2 Điều 5 Luật Công đoàn). Họ không làm được cán bộ công đoàn, vì khoản 5 Điều 4 định nghĩa cán bộ công đoàn là công dân Việt Nam.
- Không gắn tuyển dụng với việc vào hay ra công đoàn. Yêu cầu người lao động tham gia, không tham gia hoặc ra khỏi công đoàn để được tuyển dụng, ký hoặc gia hạn hợp đồng là hành vi bị cấm (điểm a khoản 2 Điều 10). Chính sách quan hệ lao động của tập đoàn mẹ nên rà theo điều này.
- Văn phòng điều hành, văn phòng đại diện. Điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 105 nêu cơ quan, tổ chức nước ngoài có liên quan đến hoạt động công đoàn và văn phòng điều hành của phía nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh có sử dụng lao động Việt Nam. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được gọi tên; nên hỏi Liên đoàn Lao động cấp tỉnh bằng văn bản.
Với công ty mẹ, nên giải thích đây là khoản đóng bắt buộc 2% cộng thêm ngoài BHXH, tính trên cùng tiền lương và cùng trần, không hoàn lại.
Khi doanh nghiệp đã có công đoàn cơ sở#
Ngoài việc đóng 2%, doanh nghiệp phải bố trí nơi làm việc, phương tiện cho công đoàn (khoản 1 Điều 27 Luật). Cán bộ công đoàn không chuyên trách được dùng 24 giờ mỗi tháng (chủ tịch, phó chủ tịch công đoàn cơ sở) hoặc 12 giờ (ủy viên ban chấp hành, tổ trưởng, tổ phó) cho công tác công đoàn và vẫn được trả lương; ngày dự họp, tập huấn do công đoàn cấp trên triệu tập được nghỉ hưởng lương, không tính vào số giờ này (khoản 2, khoản 3 Điều 27). Hợp đồng của họ hết hạn trong nhiệm kỳ được gia hạn đến hết nhiệm kỳ; muốn đơn phương chấm dứt, sa thải hay chuyển việc phải có thỏa thuận bằng văn bản của công đoàn cấp trên trực tiếp, không thỏa thuận được thì báo cơ quan có thẩm quyền và chỉ được quyết định sau 30 ngày (Điều 28).
Không bố trí nơi làm việc, thời gian hoặc ngày nghỉ hưởng lương nói trên bị phạt 3 đến 5 triệu đồng (khoản 1 Điều 39 Nghị định 283), tức 6 đến 10 triệu đồng với doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp#
Kinh phí công đoàn 2026 có gì thay đổi? Mức 2% giữ nguyên. Nghị định 105 thay Nghị định 191/2013 về tài chính công đoàn từ 16/5/2026; Nghị định 283 thay Nghị định 12/2022 về mức phạt từ 10/9/2026.
Kinh phí công đoàn có bắt buộc đóng không nếu chưa có ai vào công đoàn? Có, theo cách đọc của chúng tôi, vì nghĩa vụ ở Điều 29 không phụ thuộc số đoàn viên hay việc đã có công đoàn cơ sở.
Khi cần rà soát nghĩa vụ kinh phí công đoàn, xử lý nợ cũ, hồ sơ tạm dừng hoặc quy chế phối hợp với công đoàn cơ sở, dịch vụ tư vấn luật lao động cho doanh nghiệp của LexData hỗ trợ theo phạm vi hai bên thống nhất. Bài viết mang tính thông tin chung, không thay thế tư vấn cho từng trường hợp.
