Hợp đồng lao động điện tử không bắt buộc. Doanh nghiệp vẫn được ký hợp đồng lao động bằng giấy như trước: khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 cho giao kết bằng văn bản hoặc qua phương tiện điện tử, và khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP chỉ "khuyến khích" dùng hình thức điện tử. Điều bắt buộc nằm ở chỗ khác: nếu chọn ký điện tử thì từ ngày 01/07/2026 phải ký qua hệ thống eContract của một nhà cung cấp đã kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ, và hợp đồng phải được gắn mã định danh (ID).
Bài này đối chiếu toàn văn Nghị định 337/2025/NĐ-CP (đăng Công báo số 07 ngày 09/01/2026) và Thông tư 08/2026/TT-BNV ngày 15/05/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026, là thông tư hướng dẫn mà nhiều bài viết hiện nay chưa nhắc tới. Lưu ý tên văn bản: Nghị định 337/2026/NĐ-CP ngày 26/08/2026 là một nghị định khác, hướng dẫn Luật Tiếp cận thông tin, không liên quan đến hợp đồng lao động.
Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?#
Không, và chúng tôi không tìm thấy điều khoản nào trong Nghị định 337 hay Thông tư 08 buộc doanh nghiệp chuyển sang ký điện tử, kể cả theo lộ trình. Ba căn cứ:
- Bộ luật Lao động: hợp đồng phải giao kết bằng văn bản, làm hai bản; hợp đồng giao kết qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu "có giá trị như" hợp đồng bằng văn bản (khoản 1 Điều 14). Hình thức điện tử là một lựa chọn ngang hàng.
- Nghị định 337: khuyến khích dùng hợp đồng điện tử thay hợp đồng giấy (khoản 3 Điều 4).
- Mốc 01/07/2026: khoản 1 Điều 28 chỉ yêu cầu Nền tảng phải vận hành chậm nhất ngày đó, và từ ngày đó việc giao kết điện tử "được thực hiện theo quy định tại Nghị định này". Đó là mốc áp dụng quy trình, không phải mốc buộc mọi doanh nghiệp đổi hình thức.
Một số bài viết, kể cả bài tiếng Anh, viết rằng hợp đồng lao động điện tử "bắt buộc từ 01/07/2026". Cách hiểu đúng hơn là: tự nguyện chọn hình thức, nhưng đã chọn thì phải đi đúng một hệ thống khép kín.
Hệ quả thực tế: từ 01/07/2026, việc giao kết điện tử phải đi qua eContract đáp ứng khoản 1 Điều 6, và hợp đồng sau khi giao kết phải gửi về Nền tảng để cấp ID (khoản 1 Điều 24 Thông tư 08). Cách đọc của LexData: một file PDF ký bằng chữ ký scan rồi gửi email, hay ký trên một nền tảng chữ ký điện tử chưa kết nối với Nền tảng, khó được coi là hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337. Văn bản chưa nói rõ hợp đồng như vậy có bị coi là "không bằng văn bản" hay không. Chúng tôi khuyến nghị chỉ dùng một trong hai cách an toàn: ký giấy, hoặc ký qua eContract đã kết nối.
Vì hình thức điện tử không bắt buộc và hợp đồng giao kết trên nguyên tắc tự nguyện (Điều 15 Bộ luật Lao động), người lao động không muốn ký điện tử thì doanh nghiệp vẫn ký giấy với người đó. Khi đã dùng eContract, doanh nghiệp có trách nhiệm hướng dẫn, cung cấp phương tiện để người lao động ký và truy cập hợp đồng (điểm d khoản 2 Điều 19 Nghị định 337).
Hệ thống gồm những gì: eContract, Nền tảng và mã ID#
Nghị định 337/2025/NĐ-CP dùng năm khái niệm cần nắm trước khi đọc các điều kiện (Điều 3):
- Hợp đồng lao động điện tử: hợp đồng lao động giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu theo pháp luật lao động và giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy (khoản 1).
- Nền tảng hợp đồng lao động điện tử: hệ thống do Bộ Nội vụ xây dựng và vận hành, quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng trên cả nước (khoản 2). Nền tảng đặt tại hopdonglaodong.moha.gov.vn, do Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội vận hành.
- eContract và nhà cung cấp eContract: phần mềm mà doanh nghiệp và người lao động dùng để tạo lập, ký số, lưu trữ hợp đồng, kết nối với Nền tảng; nhà cung cấp là doanh nghiệp sở hữu hệ thống đó (khoản 3, khoản 4).
- Mã định danh (ID): mã duy nhất do Nền tảng cấp cho từng hợp đồng điện tử, kể cả hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy (khoản 5).
- Chứng thực hợp đồng: nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu; Nền tảng chỉ kiểm tra, đối soát và ghi nhận trạng thái (khoản 6).
Doanh nghiệp không ký trực tiếp trên Nền tảng. Doanh nghiệp ký trên eContract của nhà cung cấp mình chọn, nhà cung cấp gửi hợp đồng lên Nền tảng, còn tài khoản Nền tảng dùng để tra cứu, xác minh, quản lý hợp đồng (điểm a khoản 1 Điều 19 Nghị định 337) và báo cáo về lao động (khoản 2 Điều 16 Thông tư 08).
Điều kiện để ký hợp đồng lao động điện tử hợp lệ#
Điều 6 Nghị định 337 đặt điều kiện cho cả ba bên. Bảng dưới tóm tắt.
| Bên | Phải có | Căn cứ |
|---|---|---|
| Người lao động, người sử dụng lao động là cá nhân | Căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn hạn; người nước ngoài thêm thị thực còn hạn hoặc giấy tờ miễn thị thực | Điểm a khoản 2 Điều 6 |
| Doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư hoặc quyết định thành lập, kèm giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật | Điểm b khoản 2 Điều 6 |
| Mọi bên ký | Chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian | Điểm c khoản 2 Điều 6 |
| Hệ thống eContract | 12 nhóm chức năng: ký số và kiểm tra chữ ký số, bảo mật, lưu trữ toàn vẹn, định danh và xác thực, xác nhận sự đồng ý, chứng thực, chuyển đổi giấy - điện tử, tài khoản giao dịch điện tử theo Điều 46 Luật Giao dịch điện tử, hỗ trợ báo cáo, thống kê, kết nối API, an toàn thông tin | Khoản 1 Điều 6 |
| Nhà cung cấp eContract | Hệ thống đạt khoản 1; công nghệ đối chiếu sinh trắc học với giấy tờ tùy thân; giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy có dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu | Khoản 3 Điều 6 |
Điểm doanh nghiệp hay bỏ qua: người lao động cũng phải có chữ ký số (điểm c khoản 2 Điều 6). Chữ ký số theo khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số, nên một chữ ký vẽ tay trên màn hình, hay một mã OTP chỉ để xác nhận mà không gắn với chứng thư chữ ký số, không thay được. Trước khi chọn gói dịch vụ, nên hỏi nhà cung cấp eContract người lao động có chứng thư chữ ký số bằng cách nào và chi phí do ai trả.
Người ký bên doanh nghiệp vẫn theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động: người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền (khoản 1 Điều 5 Nghị định 337). Nghị định 337 không nói hồ sơ ủy quyền được kiểm tra thế nào trên eContract; nên lưu văn bản ủy quyền cùng hồ sơ nhân sự.
Chọn nhà cung cấp eContract nào?#
Bất kỳ nhà cung cấp nào có tên trong danh sách Bộ Nội vụ công bố là "đang kết nối"; pháp luật không chỉ định nhà cung cấp, nên hợp đồng lao động điện tử của Viettel hay một đơn vị khác đều dùng được nếu eContract của họ đang kết nối. Danh sách đăng trên trang giới thiệu của Nền tảng, cập nhật trong 24 giờ khi một eContract kết nối, bị tạm dừng hoặc chấm dứt kết nối (Điều 21 Thông tư 08; khoản 6 Điều 22 Nghị định 337). Hãy tra danh sách này thay vì dựa vào quảng cáo. Để được kết nối, nhà cung cấp nộp hồ sơ cho Bộ Nội vụ, và Bộ Nội vụ có 20 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ để kiểm tra, thử kỹ thuật (Điều 9 Thông tư 08). Nhà cung cấp đã nộp hồ sơ nhưng chưa kết nối xong vào 01/07/2026 được tiếp tục cung cấp dịch vụ, chậm nhất đến 20/07/2026 phải kết nối xong; hợp đồng ký trong thời gian chờ vẫn có giá trị pháp lý và được gửi lên cấp ID ngay sau khi kết nối (khoản 2 Điều 24 Thông tư 08).
Hai điều khoản đáng đọc trước khi ký hợp đồng dịch vụ. Bộ Nội vụ tạm dừng kết nối nếu từ 5% số hợp đồng trở lên của một nhà cung cấp, cộng dồn trong 01 tháng, không được cấp ID (điểm đ khoản 1 Điều 10 Thông tư 08). Việc tạm dừng, chấm dứt kết nối không làm mất hiệu lực hợp đồng đã giao kết hợp lệ (khoản 5 Điều 10), và chi phí, rủi ro do lỗi nhà cung cấp không được chuyển sang người lao động hay doanh nghiệp không có lỗi, trừ khi có thỏa thuận khác (khoản 5 Điều 15). Vì vậy nên đọc kỹ điều khoản phân bổ chi phí, rủi ro trong hợp đồng dịch vụ.
Quy trình ký và thời điểm hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực#
Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337 và Điều 6 Thông tư 08, một hợp đồng ký mới đi qua các bước:
- Tạo lập hợp đồng trên eContract và xác thực định danh từng bên ký.
- Các bên ký số, mỗi chữ ký kèm dấu thời gian.
- Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng.
- Trong 24 giờ kể từ khi bên sau cùng ký, nhà cung cấp gửi hợp đồng về Nền tảng.
- Nền tảng kiểm tra định danh, dấu thời gian, chứng thực và cấp ID trong 24 giờ kể từ khi tiếp nhận (khoản 2 Điều 6 Thông tư 08).
- Nhà cung cấp gửi bản có ID cho hai bên (khoản 1 Điều 21 Nghị định 337).
Về thời điểm có hiệu lực, Điều 7 Nghị định 337 quy định hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ khi bên sau cùng ký số, có dấu thời gian kèm chữ ký số của các bên và chứng thực của nhà cung cấp, trừ khi các bên thỏa thuận khác. Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết hay thời điểm có hiệu lực (khoản 3 Điều 4 Thông tư 08).
Áp dụng vào tuyển dụng: khoản 2 Điều 13 Bộ luật Lao động buộc giao kết hợp đồng trước khi nhận người lao động vào làm. Nếu người lao động ký tối thứ Hai và giám đốc ký sáng thứ Ba, hợp đồng chỉ có hiệu lực từ sáng thứ Ba (cộng thời điểm chứng thực). Nên hoàn tất chữ ký của cả hai bên trước ngày làm việc đầu tiên, hoặc ghi rõ ngày bắt đầu làm việc trong hợp đồng.
Mã định danh hợp đồng lao động điện tử: đọc ID và khi nào bị từ chối#
Mã định danh hợp đồng lao động điện tử gồm 01 chữ cái và 12 chữ số (Điều 5 Thông tư 08). Chữ cái cho biết nguồn gốc hợp đồng:
- A: hợp đồng giao kết từ 01/07/2026 qua eContract đáp ứng Điều 6 Nghị định 337.
- B: hợp đồng điện tử chuyển đổi từ hợp đồng giấy.
- C: hợp đồng điện tử giao kết trước 01/07/2026.
Hai chữ số đầu là hai số cuối của năm cấp ID, mười chữ số sau được cấp ngẫu nhiên. ID cấp một lần và không đổi khi hợp đồng được sửa đổi, tạm hoãn hay chấm dứt; phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt mang cùng ID với hợp đồng gốc (khoản 2 Điều 4 Thông tư 08; khoản 3 Điều 9 Nghị định 337).
Nền tảng từ chối cấp ID và tự động báo lý do về nhà cung cấp trong ba trường hợp (khoản 5 Điều 6 Thông tư 08): hợp đồng ký từ 01/07/2026 không đáp ứng khoản 4 Điều 6 Nghị định 337; hợp đồng chuyển đổi không đáp ứng khoản 1 Điều 8; hợp đồng ký trước 01/07/2026 không được bổ sung đủ chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực hoặc có thông tin xác thực định danh không đúng. Văn bản chưa nói hợp đồng bị từ chối ID còn hiệu lực hay không. Cách đọc của LexData: ID không quyết định hiệu lực (khoản 3 Điều 4 Thông tư 08), nhưng lý do bị từ chối thường cho thấy một điều kiện ở Điều 6 Nghị định 337 chưa đạt, nên cần ký lại ngay chứ không chờ.
Hợp đồng giấy đang có, phụ lục và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử#
Hợp đồng giấy đã ký không phải chuyển sang hợp đồng lao động điện tử. Nghị định 337 không có điều khoản buộc ký lại hay số hóa hợp đồng giấy đã ký; hợp đồng giấy tiếp tục có hiệu lực theo Bộ luật Lao động. Việc chuyển đổi là tự nguyện và có điều kiện (khoản 1 Điều 8 Nghị định 337, khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử):
- bản điện tử toàn vẹn như bản giấy, truy cập được, có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi;
- chủ thể giao kết hợp đồng giấy được xác thực theo pháp luật về định danh điện tử;
- người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký số xác nhận bản chuyển đổi đúng và đủ so với bản gốc, chịu trách nhiệm về nội dung chuyển đổi;
- hợp đồng sau chuyển đổi được gắn ID chữ B, kèm nhật ký chuyển đổi gồm người thực hiện, thời điểm, số trang, chữ ký số và dấu thời gian niêm phong tệp (điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 08).
Trường hợp hay gặp nhất là muốn ký phụ lục điện tử cho một hợp đồng giấy. Khoản 2 Điều 9 Nghị định 337 đòi chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử trước, rồi mới ký phụ lục điện tử. Không có bước chuyển đổi thì ký phụ lục bằng giấy như trước.
Hợp đồng ký điện tử trước khi Nghị định có hiệu lực (01/01/2026) và còn hiệu lực thì tiếp tục thực hiện đến hết hạn và có giá trị tương đương hợp đồng theo Nghị định 337 (khoản 1 Điều 29). Điều 29 chỉ nói về hợp đồng ký trước 01/01/2026; với hợp đồng lao động điện tử ký trong khoảng 01/01–30/06/2026 (Nghị định đã có hiệu lực nhưng quy trình chỉ áp dụng từ 01/07/2026 theo khoản 1 Điều 28), Nghị định không có quy định chuyển tiếp riêng. Thông tư 08 xử lý chung mọi hợp đồng điện tử ký trước 01/07/2026: nhà cung cấp hỗ trợ bổ sung chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực rồi gửi lên Nền tảng để cấp ID chữ C (điểm c khoản 1 Điều 6). Văn bản không nói bước này bắt buộc với doanh nghiệp. Cách đọc của LexData: nên nhờ nhà cung cấp đưa các hợp đồng này lên Nền tảng, nhất là hợp đồng còn dài hạn hoặc sắp ký phụ lục.
Hợp đồng đã ký điện tử thì phụ lục sửa đổi, thỏa thuận tạm hoãn và việc chấm dứt cũng đi theo đúng quy trình giao kết ở Điều 5, 6, 7 Nghị định 337, trừ khi các bên thỏa thuận khác (khoản 1 Điều 9), và gắn cùng ID (khoản 3 Điều 9). Nghị định chỉ thay đổi hình thức, không thay đổi nội dung: bên muốn sửa đổi vẫn phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc (khoản 1 Điều 33 Bộ luật Lao động), còn căn cứ chấm dứt, thời hạn báo trước và trợ cấp vẫn như với hợp đồng giấy. Xem thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động và, nếu chấm dứt do kỷ luật, nội quy lao động làm căn cứ.
Cụm "trừ khi các bên có thỏa thuận khác" chưa được hướng dẫn. Cách đọc của LexData: cụm này cho phép thỏa thuận ký phụ lục bằng giấy cho một hợp đồng điện tử, nhưng như vậy hồ sơ trên Nền tảng sẽ thiếu một phần lịch sử hợp đồng. Nên giữ toàn bộ vòng đời hợp đồng trên cùng một hình thức.
Người lao động nước ngoài ký hợp đồng lao động điện tử được không?#
Được. Người nước ngoài dùng hộ chiếu còn hạn kèm thị thực còn hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực (điểm a khoản 2 Điều 6 Nghị định 337), và vẫn phải có chữ ký số. Để tự đăng nhập Nền tảng tra cứu hợp đồng, Thông tư 08 dùng tài khoản định danh điện tử do hệ thống VNeID cấp (điểm a khoản 1 Điều 7); người nước ngoài nên hỏi nhà cung cấp eContract về cách được cấp tài khoản này và chứng thư chữ ký số trước ngày ký.
Doanh nghiệp FDI cần chú ý thêm một điểm. Khi doanh nghiệp là bên ký, điểm b khoản 2 Điều 6 yêu cầu giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật, và nếu người đó là người nước ngoài thì kèm thị thực còn hạn hoặc giấy miễn thị thực. Cách đọc của LexData: tổng giám đốc người nước ngoài sống ở nước ngoài và không có thị thực Việt Nam còn hạn có thể không đáp ứng điều kiện này. Nghị định chưa nói việc ủy quyền cho người ở Việt Nam ký có thay được giấy tờ của người đại diện hay không; doanh nghiệp nên hỏi nhà cung cấp eContract trước khi triển khai.
Ký điện tử không thay thế giấy phép lao động hay xác nhận miễn giấy phép (xem giấy phép lao động là gì). Hợp đồng từ đủ 12 tháng vẫn kéo theo nghĩa vụ bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài.
Lưu trữ và dữ liệu gửi về Nhà nước#
Đây là phần thay đổi nhiều nhất so với hợp đồng giấy cất trong tủ hồ sơ.
- Nền tảng nhận những gì: hợp đồng, phụ lục, nội dung chủ yếu, tình hình sử dụng lao động, nhật ký giao dịch (khoản 1 Điều 14 Nghị định 337). Danh mục dữ liệu ở Phụ lục II Thông tư 08 gồm số định danh, địa chỉ, ngày sinh, giới tính của người lao động, công việc, mức lương, phụ cấp, các khoản bổ sung, chế độ nâng lương và bảo hiểm.
- Lưu bao lâu: Nền tảng lưu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt; nhiều hợp đồng liên tiếp thì tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng (khoản 3 Điều 18 Thông tư 08). Nhà cung cấp lưu theo hợp đồng dịch vụ nhưng không ngắn hơn thời hạn đó (khoản 3 Điều 6 Thông tư 08).
- Doanh nghiệp tự lưu: người sử dụng lao động phải lưu trữ, bảo mật dữ liệu hợp đồng, bảo đảm toàn vẹn và truy xuất được (điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 337).
- Nhà cung cấp ngừng hoạt động: toàn bộ dữ liệu phải chuyển giao cho Nền tảng (khoản 9 Điều 21 Nghị định 337; khoản 4 Điều 10 Thông tư 08).
- Ai được xem: tổ chức, cá nhân được khai thác dữ liệu của mình; dữ liệu cá nhân của người khác chỉ khi người đó đồng ý (khoản 3 Điều 17 Nghị định 337).
Về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm với dữ liệu nhân sự mình đưa lên eContract theo Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Điểm c khoản 2 Điều 25 buộc xóa, hủy dữ liệu người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định khác. Cách đọc của LexData: thời hạn 10 năm của Nền tảng là một quy định khác như vậy, nhưng chỉ cho dữ liệu trên Nền tảng và ở nhà cung cấp, còn bản sao trong hệ thống nội bộ cần thời hạn riêng. Nhà cung cấp eContract phải có công nghệ đối chiếu dữ liệu sinh trắc học khi định danh (điểm b khoản 3 Điều 6 Nghị định 337), loại dữ liệu đòi biện pháp bảo vệ riêng theo khoản 4 Điều 31 Luật 91/2025/QH15 (xem dữ liệu sinh trắc học là gì). Nên cập nhật thông báo xử lý dữ liệu cho người lao động, nêu việc dữ liệu hợp đồng được gửi về Nền tảng, và ký thỏa thuận xử lý dữ liệu với nhà cung cấp eContract. Chi tiết xem cẩm nang dữ liệu nhân sự theo PDPD.
Về báo cáo, doanh nghiệp được dùng eContract để khai trình và báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (điểm b khoản 1 Điều 19 Nghị định 337), và khoản 2 Điều 19 Thông tư 08 yêu cầu báo cáo tình hình thay đổi lao động qua Nền tảng. Thông tư chỉ áp dụng cho các bên giao kết hợp đồng điện tử (Điều 2). Cách đọc của LexData: nghĩa vụ báo cáo qua Nền tảng gắn với doanh nghiệp đã dùng hợp đồng điện tử; cách hiểu này chưa có hướng dẫn chính thức.
Mức phạt: Nghị định 283/2026 nói gì?#
Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 10/09/2026, không có hành vi vi phạm riêng về hợp đồng điện tử, về ID hay về việc không dùng Nền tảng. Hành vi gần nhất là giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với người làm việc từ đủ 01 tháng, phạt từ 2.000.000 đến 25.000.000 đồng tùy số người lao động bị vi phạm (khoản 1 Điều 15). Đó là mức cho cá nhân; doanh nghiệp bị phạt gấp đôi (khoản 1 Điều 7), kèm biện pháp buộc giao kết bằng văn bản (điểm a khoản 3 Điều 15).
Một hợp đồng "điện tử" không đáp ứng Nghị định 337 có bị xử phạt theo khoản 1 Điều 15 hay không là câu hỏi chưa có hướng dẫn hay tiền lệ. Rủi ro lớn hơn tiền phạt là khi tranh chấp, doanh nghiệp khó chứng minh nội dung đã thỏa thuận nếu hợp đồng thiếu chữ ký số hoặc chứng thực.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi chuyển sang ký điện tử?#
- Chọn nhà cung cấp eContract có trạng thái "đang kết nối" trên danh sách của Nền tảng; đọc điều khoản chi phí chứng thư chữ ký số cho người lao động, thời hạn lưu trữ, xuất dữ liệu khi đổi nhà cung cấp.
- Chuẩn bị chữ ký số và dịch vụ dấu thời gian của doanh nghiệp; xác định người ký và văn bản ủy quyền.
- Rà soát hợp đồng mẫu, bảo đảm đủ nội dung chủ yếu theo Điều 21 Bộ luật Lao động. Thỏa thuận thử việc ghi trong hợp đồng lao động (khoản 1 Điều 24) đi cùng quy trình điện tử; hợp đồng thử việc riêng thì Nghị định 337 không nhắc tới, nên chúng tôi không khẳng định nó phải đi qua Nền tảng (xem hợp đồng thử việc).
- Quyết định có chuyển đổi hợp đồng giấy đang có hay giữ nguyên, nhất là với các hợp đồng sắp ký phụ lục.
- Cập nhật thông báo xử lý dữ liệu cá nhân cho người lao động và quy chế nội bộ về lưu trữ.
- Với người lao động, người đại diện là người nước ngoài: kiểm tra thị thực, cách cấp chứng thư chữ ký số và tài khoản định danh điện tử.
Khi doanh nghiệp cần rà soát hợp đồng mẫu trước khi chuyển sang ký điện tử, đánh giá hợp đồng với nhà cung cấp eContract hoặc xử lý hợp đồng của người lao động nước ngoài, dịch vụ tư vấn luật lao động cho doanh nghiệp của LexData hỗ trợ theo phạm vi hai bên thống nhất. Bài viết mang tính thông tin chung, không thay thế tư vấn cho từng trường hợp.
