Giấy phép lao động là gì? Ai phải có, khác gì thị thực và hậu quả khi thiếu

Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động là giấy tờ cho phép một người nước ngoài làm một công việc cụ thể cho một người sử dụng lao động cụ thể tại Việt Nam. Bộ luật Lao động không đặt một điều khoản định nghĩa riêng, nhưng hệ thống quy định cho thấy bản chất đó. Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ các trường hợp tại Điều 154 (điểm d khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14). Người nước ngoài làm việc mà không có giấy phép bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất, người sử dụng lao động bị xử lý theo quy định của pháp luật (khoản 2, 3 Điều 153).

Mẫu giấy phép (Mẫu số 04 kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP) ghi họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu của người lao động, tên người sử dụng lao động, vị trí công việc (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật), lĩnh vực làm việc, hình thức làm việc, các địa điểm làm việc, thời hạn làm việc và tình trạng giấy phép (cấp mới, cấp lại, gia hạn). Vì mọi nội dung đó nằm trên giấy phép, giấy phép không "đi theo người" mà gắn với quan hệ làm việc đã đề nghị.

Ba điều cần nắm ngay từ đầu:

• Do ai cấp. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh mà người lao động dự kiến làm việc. Nếu làm cho một người sử dụng lao động ở nhiều tỉnh, thành phố, thẩm quyền thuộc tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính (khoản 1 Điều 4 Nghị định 219). Người sử dụng lao động là thành viên Trung tâm tài chính quốc tế thì do Cơ quan điều hành Trung tâm cấp (Điều 4 Nghị định 325/2025/NĐ-CP).
• Ai phải có. Công dân nước ngoài vào làm việc ở bốn vị trí tại Điều 3 Nghị định 219, theo một trong các hình thức tại khoản 1 Điều 2, trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép.
• Văn bản nào đang áp dụng. Nghị định 219 có hiệu lực từ 07/08/2025; nội dung về lao động nước ngoài của Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP) hết hiệu lực từ ngày đó (khoản 1, 2 Điều 35). Giấy phép cấp theo quy định cũ vẫn dùng đến khi hết hạn, và việc cấp lại, gia hạn sau đó theo Nghị định 219 (khoản 1 Điều 34). Nhiều bài hướng dẫn cũ vẫn trích Nghị định 152, nên cần đối chiếu ngày đăng bài. Bộ Nội vụ đang xây dựng nghị định thay thế Nghị định 219 (trả lời trên Báo Điện tử Chính phủ ngày 10/10/2026; trả lời ngày 23/08/2026 gọi là dự thảo sửa đổi, bổ sung); đến ngày 18/10/2026 chưa thấy văn bản được ban hành, nên cần kiểm tra lại trước khi nộp hồ sơ.

Giấy phép lao động là gì và khác gì thị thực, thẻ tạm trú, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép?

Năm loại giấy tờ và thủ tục này hay bị gộp thành một. Mỗi loại trả lời một câu hỏi khác nhau, do cơ quan khác nhau cấp và có thời hạn riêng.

Hai mối liên hệ thực tế cần để ý. Thứ nhất, thị thực lao động đi sau giấy phép: người vào làm việc đề nghị cấp thị thực phải có giấy phép lao động để chứng minh mục đích nhập cảnh (điểm c khoản 4 Điều 10 Luật nêu trên); thị thực LĐ2 dành cho người thuộc diện phải có giấy phép, LĐ1 dành cho người có xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép (khoản 16, 16a Điều 8). Thị thực không được chuyển đổi mục đích, trừ các trường hợp tại khoản 4 Điều 7; với mục đích làm việc, đó là người được cơ quan, tổ chức mời, bảo lãnh và có giấy phép hoặc giấy xác nhận (điểm c), hoặc người nhập cảnh bằng thị thực điện tử và có giấy phép hoặc giấy xác nhận (điểm d). Thứ hai, người thuộc nhóm chỉ thông báo không có giấy phép lẫn giấy xác nhận, nên loại thị thực phù hợp cần hỏi cơ quan xuất nhập cảnh theo từng trường hợp; Luật chưa nói rõ trường hợp này.

Chi tiết các trường hợp thuộc nhóm thông báo, nhóm xin xác nhận và thủ tục từng nhóm nằm ở bài trường hợp miễn giấy phép lao động; bài này không lặp lại danh sách đó.

Ai phải có giấy phép lao động? Bốn vị trí công việc theo Nghị định 219

Điều kiện nền là điều kiện của chính người lao động (khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động): đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc và đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế; không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật nước ngoài hoặc Việt Nam.

Điều kiện thứ hai thuộc về doanh nghiệp: chỉ được tuyển người nước ngoài vào vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh (khoản 1 Điều 152 Bộ luật Lao động). Điều 3 Nghị định 219 định nghĩa bốn vị trí:

Giấy tờ chứng minh từng vị trí nằm ở Điều 19 Nghị định 219, gồm điều lệ, quyết định bổ nhiệm, giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, văn bằng và xác nhận kinh nghiệm của người sử dụng lao động ở nước ngoài. Một số lĩnh vực đặc thù như thể thao, hàng không, giáo dục có giấy tờ riêng. Người đã làm việc tại Việt Nam được dùng giấy phép hoặc giấy xác nhận đã cấp thay cho giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm.

Ngoài vị trí, giấy phép còn ghi hình thức làm việc, gồm 12 hình thức tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 219. Những hình thức hay gặp với doanh nghiệp FDI là thực hiện hợp đồng lao động (điểm a), di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp (điểm b), được điều chuyển từ tổ chức ở nước ngoài sang (điểm h) và Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị, chủ sở hữu, thành viên góp vốn dưới 3 tỷ đồng (điểm l). Mỗi hình thức có bộ giấy tờ chứng minh riêng ở khoản 6 Điều 18.

Doanh nghiệp phải làm gì trước khi tuyển người nước ngoài?

Điều 152 Bộ luật Lao động đặt nghĩa vụ giải trình nhu cầu và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi tuyển (khoản 2); nhà thầu phải kê khai cụ thể vị trí, trình độ, kinh nghiệm và thời gian cần dùng lao động nước ngoài cho gói thầu (khoản 3). Theo Nghị định 219, phần giải trình này nằm ngay trong hồ sơ xin giấy phép (Mẫu số 03), và cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu cùng lúc cấp giấy phép (khoản 1 Điều 18, khoản 3 Điều 22). Ngoại lệ là người sử dụng lao động thành viên Trung tâm tài chính quốc tế tại TP. Hồ Chí Minh hoặc Đà Nẵng, không phải báo cáo giải trình nhu cầu và không phải thông báo tuyển dụng người Việt Nam (khoản 1 Điều 8 Nghị định 325/2025/NĐ-CP). Các bước thực tế dưới đây theo Nghị định 219:

1. Kiểm tra nhu cầu và vị trí. Vị trí có thuộc bốn nhóm tại Điều 3 không, và vì sao người Việt Nam chưa đáp ứng được.
2. Kiểm tra điều kiện của người lao động theo khoản 1 Điều 151 và đủ giấy tờ chứng minh vị trí theo Điều 19.
3. Xác định có thuộc trường hợp không cần giấy phép không (Điều 154 Bộ luật Lao động, Điều 7 Nghị định 219). Nếu có, xem tiếp phải xin giấy xác nhận hay chỉ thông báo.
4. Chuẩn bị hồ sơ theo Điều 18: văn bản giải trình nhu cầu và đề nghị Mẫu số 03; giấy khám sức khỏe; hộ chiếu còn thời hạn; phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện đang chấp hành hình phạt, chưa xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp, trừ trường hợp đã nộp liên thông cùng lúc đề nghị cấp phiếu lý lịch tư pháp theo ủy quyền trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (khoản 4 Điều 18, khoản 3 Điều 6); 02 ảnh 4 x 6 cm; giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và vị trí. Giấy tờ của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn theo điều ước, nguyên tắc có đi có lại hoặc pháp luật, rồi dịch ra tiếng Việt và chứng thực (Điều 5). Từ 11/09/2026, giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam, đã có chứng nhận Apostille, được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và cơ quan Việt Nam không được đòi thêm thủ tục đó, trừ các trường hợp bị từ chối tại Điều 26 (khoản 2, 3 Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP). Giấy tờ này vẫn phải dịch ra tiếng Việt, bản dịch được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam (khoản 1 Điều 27). Giấy tờ của nước không có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự; nên hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ về hình thức giấy tờ họ chấp nhận cho từng quốc gia.
5. Nộp đúng cửa và đúng thời điểm. Trong khoảng từ 60 ngày đến không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động dự kiến làm việc, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động dự kiến làm việc hoặc trực tuyến (khoản 1 Điều 22; Điều 6). Cơ quan có thẩm quyền có 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ; từ chối thì trả lời bằng văn bản nêu lý do trong 03 ngày làm việc (khoản 3 Điều 22).
6. Sau khi được cấp giấy phép, ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc nếu hình thức là thực hiện hợp đồng lao động (điểm a và m khoản 1 Điều 2), và gửi bản sao khi cơ quan cấp phép yêu cầu (khoản 4 Điều 22). Sau khi được gia hạn, hai bên cũng ký lại hợp đồng bằng văn bản trước ngày tiếp tục làm việc (khoản 4 Điều 28). Thời hạn hợp đồng không được vượt thời hạn giấy phép (khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động).

Nghị định 219 không nêu lệ phí cấp giấy phép, nên bài này không đưa con số. Muốn biết lệ phí và chi phí dịch thuật, hợp pháp hóa, khám sức khỏe, doanh nghiệp nên hỏi cơ quan tiếp nhận hoặc đơn vị tư vấn tại thời điểm nộp.

Giấy phép lao động là gì khi hết hạn, đổi công ty hoặc đổi vị trí?

Điểm dễ sai nhất là coi giấy phép như một giấy tờ "của người lao động" để dùng tiếp khi đổi nơi làm việc. Giấy phép chấm dứt hiệu lực cùng hợp đồng lao động, và công ty mới phải xin giấy phép mới (hồ sơ được rút gọn theo khoản 1 Điều 20).

Giấy phép lao động là gì với doanh nghiệp FDI và nhà đầu tư nước ngoài?

Với doanh nghiệp FDI (xem doanh nghiệp FDI là gì), câu hỏi hay gặp không phải "có cần giấy phép không" mà là "người này thuộc diện nào". Năm điểm cần phân biệt:

1. Góp vốn từ 3 tỷ đồng. Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn (khoản 2 Điều 7), Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần (khoản 3 Điều 7) không thuộc diện cấp giấy phép lao động; họ không phải xin giấy xác nhận mà phải thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc (khoản 4 Điều 9). Dưới 3 tỷ đồng, cùng nhóm người này phải xin giấy phép, theo hình thức tại điểm l khoản 1 Điều 2, kèm giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo khoản 1 Điều 3 (điểm e khoản 6 Điều 18). Nghị định không nói rõ tính theo vốn đã góp hay vốn cam kết góp; nên chuẩn bị cả giấy tờ chứng minh vốn đã góp. Nghị định cũng không quy định người chỉ được pháp nhân thành viên cử làm đại diện, không đứng tên góp vốn, có được tính vốn của pháp nhân đó hay không; chưa nên coi người này đương nhiên thuộc diện miễn, và nên hỏi cơ quan cấp phép trước.
2. Giám đốc không góp vốn. Chức danh Giám đốc hoặc Tổng giám đốc thuộc nhóm nhà quản lý (khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp), nhưng người không góp vốn thì không thuộc hai trường hợp miễn nói trên, nên phải có giấy phép trừ khi thuộc một trường hợp miễn khác. Điều này cũng đúng với người được ghi là người đại diện theo pháp luật: chức danh đó không tự động giải quyết vấn đề giấy phép.
3. Trưởng văn phòng đại diện và người đứng đầu chi nhánh. Người đứng đầu chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp thuộc nhóm giám đốc điều hành (điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 219), nên cần giấy phép nếu không có căn cứ miễn khác. Với trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, theo cách đọc văn bản của LexData (chưa thấy hướng dẫn chính thức), khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động chỉ nhắc Trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế và tổ chức phi chính phủ nước ngoài, nên người này thường được xếp vào nhóm giám đốc điều hành (điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 219) và cần giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép; nên hỏi cơ quan có thẩm quyền trước khi bổ nhiệm. Xem thêm văn phòng đại diện là gì.
4. Người cử sang từ công ty mẹ. Nếu đủ điều kiện di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp (hiện diện thương mại thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết với Tổ chức Thương mại thế giới và đã được tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục ở nước ngoài), có thể xin giấy xác nhận (điểm b khoản 13 Điều 7, điểm c khoản 5 Điều 8). Nếu không, ranh giới giữa hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp (điểm b khoản 1 Điều 2) và hình thức được điều chuyển từ tổ chức ở nước ngoài (điểm h khoản 1 Điều 2, điểm đ khoản 6 Điều 18) không được Nghị định giải thích; cần xác định theo thực tế từng người và hỏi cơ quan cấp phép. Người sang để thành lập hiện diện thương mại thuộc nhóm thông báo (khoản 10 Điều 7).
5. Trung tâm tài chính quốc tế. Người sử dụng lao động là thành viên Trung tâm tài chính quốc tế tại TP. Hồ Chí Minh hoặc Đà Nẵng áp dụng Nghị định 325/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 18/12/2025): Cơ quan điều hành Trung tâm cấp, gia hạn giấy phép và giấy xác nhận (Điều 4), không phải báo cáo giải trình nhu cầu (khoản 1 Điều 8), hồ sơ cấp và gia hạn được giải quyết trong tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (khoản 1 Điều 6, khoản 2 Điều 8), giấy phép và giấy xác nhận có thời hạn tối đa 10 năm (Điều 7, Điều 9). Nghị định này còn có các diện miễn riêng (Điều 5); các bước còn lại theo Nghị định 219 (Điều 6, khoản 2 Điều 8).

Nên đưa việc bổ nhiệm người nước ngoài vào cùng lịch với giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp: ngày bắt đầu làm việc dự kiến là mốc để tính khoảng 60 đến 10 ngày nộp hồ sơ. Dịch vụ liên quan: xin giấy phép lao động cho người nước ngoài và tư vấn luật lao động cho doanh nghiệp.

Thiếu giấy phép lao động thì người lao động và doanh nghiệp bị xử lý thế nào?

Bộ luật Lao động chỉ nêu nguyên tắc: người lao động bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất, người sử dụng lao động bị xử lý theo quy định của pháp luật (khoản 2, 3 Điều 153). Mức phạt cụ thể nằm ở Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 10/09/2026 và thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP (khoản 1, 4 Điều 66). Điều 13 không nằm trong danh sách điều quy định mức phạt đối với tổ chức tại khoản 1 Điều 7, nên con số trong Điều này là mức với cá nhân và tổ chức bị phạt gấp 02 lần (khoản 1, 2 Điều 7). Bảng dưới áp dụng cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện:

Vi phạm đã xảy ra và kết thúc trước 10/09/2026 vẫn xử lý theo văn bản có hiệu lực vào thời điểm vi phạm; vi phạm xảy ra trước nhưng còn tiếp diễn từ 10/09/2026 thì áp dụng Nghị định 283 (khoản 1, 2 Điều 67). Cá nhân và hộ kinh doanh là người sử dụng lao động bị phạt bằng một nửa mức ghi trong bảng (khoản 3 Điều 7).

Ngoài tiền phạt, hậu quả khác là giấy phép bị thu hồi hoặc hết hiệu lực (Điều 156 Bộ luật Lao động; Điều 30 Nghị định 219). Với người thuộc nhóm chỉ thông báo, rủi ro là mức phạt về thông báo ở khoản 1, không phải mức phạt thiếu giấy phép; với người thuộc nhóm phải xin xác nhận mà chưa có xác nhận, doanh nghiệp bị xem như sử dụng người nước ngoài không có giấy xác nhận (khoản 5 Điều 13). Chi tiết hai nhóm này xem bài về trường hợp miễn giấy phép lao động.

Nghĩa vụ khác không phụ thuộc giấy phép: người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam thuộc đối tượng bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, người đã đủ tuổi nghỉ hưu khi ký hợp đồng và trường hợp điều ước quốc tế quy định khác (khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15).

Checklist về giấy phép lao động trước ngày người nước ngoài bắt đầu làm việc

1. Xác định vị trí thuộc nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật, và lý do người Việt Nam chưa đáp ứng được.
2. Kiểm tra người lao động đủ điều kiện tại khoản 1 Điều 151 và có giấy tờ chứng minh vị trí theo Điều 19.
3. Xác định thuộc diện phải xin giấy phép, xin giấy xác nhận hay chỉ thông báo.
4. Với người góp vốn hoặc thành viên Hội đồng quản trị: đối chiếu mức 3 tỷ đồng và giữ giấy tờ chứng minh vốn đã góp.
5. Lên lịch Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực giấy tờ nước ngoài; tính ngày nộp trong khoảng 60 đến 10 ngày trước ngày làm việc.
6. Sau khi được cấp giấy phép, ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày làm việc (và ký lại sau khi gia hạn), thời hạn không vượt thời hạn giấy phép.
7. Làm thủ tục thị thực và thẻ tạm trú theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài, sau hoặc cùng lúc với giấy phép.
8. Ghi lịch gia hạn (10 đến 45 ngày trước khi hết hạn), lịch cấp mới sau khi đã gia hạn, và việc thu hồi, nộp lại giấy phép trong 15 ngày khi giấy phép hết hiệu lực vì chấm dứt hợp đồng lao động hoặc các lý do tại khoản 2 đến 7 Điều 156.
9. Bảo đảm người lao động có thể xuất trình giấy phép: người lao động nước ngoài phải xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu (khoản 1 Điều 153 Bộ luật Lao động).

Sai sót thường gặp

• Cho người nước ngoài bắt đầu làm việc khi hồ sơ mới nộp. Cơ quan có thẩm quyền có tới 10 ngày làm việc để giải quyết; chưa có giấy phép mà đã làm việc là sử dụng lao động không có giấy phép.
• Coi người đại diện theo pháp luật hay người góp vốn dưới 3 tỷ đồng là đương nhiên được miễn.
• Nhầm giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép với việc chỉ cần thông báo, hoặc ngược lại.
• Tin các bài hướng dẫn cũ vẫn trích Nghị định 152/2020, mức phạt của Nghị định 12/2022 hoặc yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự cho mọi giấy tờ nước ngoài, trong khi các quy định này đã hết hiệu lực hoặc đã thay đổi.