Văn phòng đại diện là gì? Hai loại, quyền hạn và khác chi nhánh ở đâu

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc, đặt ngoài trụ sở chính, để đại diện và xúc tiến cho công ty mẹ chứ không để kinh doanh. Bộ luật Dân sự xếp văn phòng đại diện cùng chi nhánh vào nhóm đơn vị phụ thuộc, không phải pháp nhân, có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi pháp nhân giao và bảo vệ lợi ích của pháp nhân (khoản 1, 3 Điều 84 Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13). Hệ quả thực tế: văn phòng không có tài sản độc lập, không tự chịu trách nhiệm bằng tài sản riêng, và công ty mẹ chịu quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của văn phòng (khoản 6 Điều 84).

Hai chữ "văn phòng đại diện" chỉ hai đối tượng khác nhau trong luật, và chọn nhầm khung pháp lý sẽ dẫn đến nộp sai hồ sơ ở sai cơ quan:

Văn phòng đại diện là gì khi do thương nhân nước ngoài lập, và được làm gì?

Luật Thương mại định nghĩa văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật cho phép (khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại). Thương nhân nước ngoài được đặt văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (khoản 2 Điều 16), và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của văn phòng (khoản 3 Điều 16).

Được làm gì. Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn của giấy phép; thuê trụ sở, thuê hoặc mua vật dụng cần thiết; tuyển dụng người Việt Nam và người nước ngoài; mở tài khoản ngoại tệ hoặc đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ và chỉ dùng tài khoản đó cho hoạt động của văn phòng; có con dấu mang tên văn phòng (khoản 1 đến 5 Điều 17).

Không được làm gì. Không hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam; chỉ làm các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi luật cho phép; không giao kết hoặc sửa đổi hợp đồng của thương nhân, trừ khi Trưởng văn phòng có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc đó là các việc phục vụ chính văn phòng ở khoản 2, 3, 4 Điều 17 (khoản 1, 2, 3 Điều 18). Nghị định 07 thêm hai điểm: văn phòng không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở (khoản 2 Điều 28), và một thương nhân không được lập nhiều hơn một văn phòng đại diện hoặc chi nhánh có cùng tên trong phạm vi một tỉnh, thành phố (khoản 2 Điều 3).

Giấy phép. Thương nhân nộp hồ sơ cho Sở Công Thương hoặc Ban quản lý khu nơi dự kiến đặt trụ sở (Điều 5). Điều kiện, hồ sơ và thời hạn xử lý (03 ngày làm việc kiểm tra, 07 ngày làm việc cấp hoặc từ chối) nằm ở Điều 7, 10, 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP; giấy phép có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân (khoản 1 Điều 9). Bài này không lặp lại từng bước; xem thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Với ngành mà văn bản chuyên ngành đã quy định riêng về văn phòng đại diện, áp dụng văn bản chuyên ngành (khoản 2 Điều 1 Nghị định 07). Bộ Công Thương đã đăng hồ sơ dự thảo nghị định sửa đổi Nghị định 07/2016 để lấy ý kiến; tại ngày 03/10/2026, LexData chưa thấy nghị định sửa đổi được ban hành, nên cần kiểm tra lại văn bản hiện hành trước khi nộp hồ sơ.

Hai nghĩa vụ định kỳ. Một là báo cáo hoạt động hằng năm trước ngày 30 tháng 01 theo mẫu của Bộ Công Thương (khoản 1 Điều 32 Nghị định 07); không báo cáo 02 năm liên tiếp là một căn cứ thu hồi giấy phép (khoản 2 Điều 44). Hai là, từ 01/07/2026, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài phải kê khai và cập nhật cho cơ quan thuế thông tin về chủ sở hữu pháp lý và chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ khi đăng ký thuế lần đầu và khi có thay đổi, đồng thời lưu hồ sơ tối thiểu 05 năm (khoản 4 Điều 63 Nghị định 252/2026/NĐ-CP).

Doanh nghiệp trong nước, kể cả công ty FDI, lập văn phòng đại diện như thế nào?

Một công ty đã đăng ký tại Việt Nam, dù vốn trong nước hay nước ngoài, cũng có thể lập văn phòng đại diện của chính mình. Với tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, sau khi hoàn thành thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư thì được lập văn phòng đại diện mà không nhất thiết phải có dự án đầu tư mới, còn hồ sơ, trình tự, thủ tục thực hiện theo pháp luật về doanh nghiệp (khoản 2 Điều 73 Nghị định 96/2026/NĐ-CP). Luật Doanh nghiệp định nghĩa đó là đơn vị phụ thuộc có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, và không thực hiện chức năng kinh doanh (khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14). Nghị định 07/2016 không áp dụng cho trường hợp này (khoản 2 Điều 2), nên không có giấy phép của Sở Công Thương, không có điều kiện "hoạt động đủ 01 năm" và không có giấy phép 05 năm. Điều 44, 45 Luật Doanh nghiệp không bị Luật 76/2025/QH15 sửa đổi.

Thủ tục là đăng ký, không phải xin phép:

1. Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài, và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng tại một địa phương (khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp).
2. Trong 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập, gửi hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng (khoản 1 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Hồ sơ gồm thông báo thành lập; bản sao quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị, hoặc bản sao quyết định của chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; và giấy tờ pháp lý của người đứng đầu, hoặc kê khai số định danh cá nhân của người đó thay cho bản sao giấy tờ (khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp; khoản 1 Điều 30 Nghị định 168).
3. Cơ quan đăng ký cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ (khoản 3 Điều 45 Luật Doanh nghiệp; khoản 3 Điều 30 Nghị định 168).

Vài điểm thực tế. Tên văn phòng phải gồm tên doanh nghiệp kèm cụm "Văn phòng đại diện" (khoản 2 Điều 40 Luật Doanh nghiệp). Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế của văn phòng và không phải giấy phép kinh doanh (khoản 3 Điều 6 Nghị định 168); văn phòng được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, cũng là mã số thuế (khoản 5 Điều 8). Thay đổi nội dung đăng ký phải làm thủ tục trong 10 ngày (khoản 4 Điều 45 Luật Doanh nghiệp; Điều 56 Nghị định 168). Văn phòng có thể thông báo tạm ngừng hoạt động, mỗi lần không quá 12 tháng (khoản 1 Điều 60 Nghị định 168). Nghị định 296/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 23/07/2026, sửa khoản này và đặt thêm trần 24 tháng cho tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp; văn bản chưa nói rõ trần này có áp dụng riêng cho tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện hay không. Xem thủ tục tạm ngừng kinh doanh. Nếu doanh nghiệp lập văn phòng ở nước ngoài, việc lập theo pháp luật nước đó và doanh nghiệp thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính trong 30 ngày (khoản 4 Điều 30 Nghị định 168). Các yêu cầu khác của nước sở tại nằm ngoài phạm vi bài này.

Trưởng văn phòng đại diện là gì và được làm gì?

Trưởng văn phòng đại diện là người đứng đầu văn phòng, do công ty mẹ cử hoặc bổ nhiệm. Vì văn phòng không phải pháp nhân nên người này không phải người đại diện theo pháp luật: họ thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân, trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền (khoản 5 Điều 84 Bộ luật Dân sự). Hai vai trò này khác hẳn nhau, xem thêm người đại diện theo pháp luật là gì.

Với văn phòng của thương nhân nước ngoài, Điều 33 Nghị định 07/2016 đặt các quy tắc riêng:

• Trưởng văn phòng chịu trách nhiệm trước thương nhân trong phạm vi được ủy quyền, và chịu trách nhiệm riêng nếu làm ngoài phạm vi đó (khoản 1, 2).
• Khi xuất cảnh, phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác và việc ủy quyền cần thương nhân đồng ý. Nếu không có mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, hoặc chết, mất tích, bị tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thương nhân phải bổ nhiệm người khác (khoản 3, 5).
• Không được kiêm người đứng đầu chi nhánh, không được kiêm người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài, và không được kiêm người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế thành lập theo pháp luật Việt Nam (khoản 6).
• Khi được ủy quyền giao kết hoặc sửa đổi hợp đồng, thương nhân phải ủy quyền bằng văn bản cho từng lần (khoản 7).

Với văn phòng của doanh nghiệp trong nước, Luật Doanh nghiệp và Nghị định 168 chỉ yêu cầu hồ sơ nêu rõ người đứng đầu và không có quy tắc kiêm nhiệm tương tự Điều 33 Nghị định 07; ngành có luật riêng có thể quy định khác.

Lao động nước ngoài. Theo cách đọc văn bản của LexData (chưa thấy hướng dẫn chính thức), khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động chỉ nhắc Trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế và tổ chức phi chính phủ nước ngoài, nên trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thường được xếp vào nhóm giám đốc điều hành (điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP) và cần giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép; nên hỏi cơ quan có thẩm quyền trước khi bổ nhiệm. Tùy từng trường hợp, người nước ngoài còn có thể thuộc một diện miễn khác, ví dụ người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại (khoản 10 Điều 7) hoặc di chuyển nội bộ doanh nghiệp, làm việc dưới 90 ngày trong năm (điểm a, b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP); điều kiện từng diện xem trường hợp miễn giấy phép lao động.

Văn phòng đại diện khác chi nhánh, địa điểm kinh doanh và công ty FDI ở đâu?

Bốn hình thức hay bị đặt cạnh nhau, nhưng khác nhau ở tư cách pháp lý và việc có được kinh doanh hay không:

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong phạm vi giấy phép. Luật Thương mại cho chi nhánh mua bán hàng hóa phù hợp giấy phép và điều ước quốc tế (khoản 7 Điều 19), nhưng Nghị định 07 mô tả hoạt động của chi nhánh là cung ứng dịch vụ (khoản 1 Điều 31) và cam kết WTO của Việt Nam không mở chi nhánh cho dịch vụ phân phối, nên trên thực tế chi nhánh chủ yếu dùng cho các ngành dịch vụ được phép lập chi nhánh. Giấy phép thành lập chi nhánh hiện do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp từ 01/07/2025 (Điều 35 Nghị định 146/2025/NĐ-CP; Điều 4 Thông tư 11/2016/TT-BCT, văn bản hợp nhất 23/VBHN-BCT), dù Điều 6 Nghị định 07 vẫn ghi Bộ Công Thương. Nghị định 146 hết hiệu lực từ 01/03/2027, trừ khi Quốc hội quyết định kéo dài; nếu trước ngày đó có văn bản mới quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục này có hiệu lực thì quy định tương ứng của Nghị định 146 hết hiệu lực sớm hơn, tại thời điểm văn bản mới có hiệu lực (khoản 2 Điều 60).

Cách chọn: nếu mục đích chỉ là có người ở Việt Nam để khảo sát thị trường, giữ liên lạc với khách hàng và đối tác, văn phòng đại diện phù hợp và gọn nhất. Nếu cần ký hợp đồng và có doanh thu tại Việt Nam, văn phòng đại diện không đủ: thương nhân nước ngoài chỉ cung ứng dịch vụ thì có thể cân nhắc chi nhánh (khi đủ điều kiện); mua bán hàng hóa hoặc cần phạm vi rộng hơn thì cần công ty có vốn đầu tư nước ngoài, thường kèm Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Xem doanh nghiệp FDI là gì và IRC là gì. Hai hướng này có thể thực hiện qua dịch vụ thành lập văn phòng đại diện và thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài.

Văn phòng đại diện có thể làm những việc gì trên thực tế?

Ranh giới giữa "xúc tiến" và "kinh doanh" là chỗ phát sinh rủi ro nhiều nhất. Các việc được phép đã nêu ở trên (khoản 1 đến 5 Điều 17 Luật Thương mại; Điều 30 Nghị định 07). Luật chỉ mô tả chức năng ở mức khái quát, nên hai điểm dưới đây là cách hiểu thận trọng của LexData:

• Việc dễ vượt ranh giới (cần xem xét từng trường hợp): ký hợp đồng mua bán hoặc dịch vụ với khách hàng Việt Nam, nhận thanh toán từ khách hàng vào tài khoản của văn phòng, tính phí dịch vụ. Luật cấm hoạt động sinh lợi trực tiếp (khoản 1 Điều 18) và tài khoản chỉ được dùng cho hoạt động của văn phòng (khoản 4 Điều 17). Luật Thương mại không liệt kê từng giao dịch, nên với tình huống cụ thể cần xem hợp đồng và dòng tiền cụ thể.
• Quy định chuyên ngành: khoản 2 Điều 1 Nghị định 07 dành chỗ cho văn bản chuyên ngành quy định riêng về văn phòng đại diện. Ví dụ lĩnh vực tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán thường có quy định riêng, nên cần tra luật chuyên ngành tương ứng; khi đó áp dụng văn bản chuyên ngành.

Checklist về văn phòng đại diện

1. Xác định đúng loại: công ty mẹ là thương nhân nước ngoài (xin giấy phép theo Nghị định 07/2016) hay doanh nghiệp đã đăng ký tại Việt Nam (đăng ký theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp).
2. Xác nhận mục đích chỉ là liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến; nếu cần doanh thu và ký hợp đồng, cân nhắc chi nhánh (trong phạm vi giấy phép, trên thực tế chủ yếu ở ngành dịch vụ được lập chi nhánh) hoặc công ty FDI.
3. Với thương nhân nước ngoài: kiểm tra hoạt động ít nhất 01 năm và thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh; xem điều kiện chuyên ngành.
4. Chọn Trưởng văn phòng, lập văn bản bổ nhiệm và ủy quyền có phạm vi và thời hạn rõ; với văn phòng của thương nhân nước ngoài, không để người này kiêm người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế Việt Nam.
5. Xác định nhu cầu giấy phép lao động cho Trưởng văn phòng là người nước ngoài.
6. Ký thuê trụ sở đạt điều kiện và không cho mượn, cho thuê lại.
7. Lập lịch. Văn phòng của thương nhân nước ngoài: báo cáo trước 30/01 hằng năm (khoản 1 Điều 32 Nghị định 07); nộp hồ sơ gia hạn ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép hết hạn (khoản 1 Điều 23); làm thủ tục điều chỉnh giấy phép trong 60 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi (khoản 1 Điều 17). Văn phòng của doanh nghiệp trong nước: đăng ký thay đổi trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (khoản 4 Điều 45 Luật Doanh nghiệp).
8. Chuẩn bị thông tin chủ sở hữu pháp lý và chủ sở hữu hưởng lợi của công ty mẹ để kê khai thuế (văn phòng của công ty nước ngoài).

Sai sót thường gặp

• Dùng văn phòng đại diện để bán hàng hoặc ký hợp đồng thương mại, trong khi luật cấm sinh lợi trực tiếp và hạn chế quyền giao kết hợp đồng.
• Áp thủ tục xin giấy phép Nghị định 07 cho văn phòng của công ty FDI (hoặc ngược lại áp thủ tục đăng ký cho công ty nước ngoài chưa có pháp nhân tại Việt Nam), dẫn đến nộp sai cơ quan.
• Coi Trưởng văn phòng là người đại diện theo pháp luật, rồi ký hợp đồng mà không có ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết.
• Quên báo cáo hằng năm hoặc gia hạn đúng hạn với văn phòng của thương nhân nước ngoài, dẫn tới nguy cơ thu hồi hoặc chấm dứt hoạt động.
• Cho người khác mượn hoặc thuê lại trụ sở của văn phòng.
• Nghĩ rằng văn phòng đại diện là pháp nhân và chuyển trách nhiệm cho văn phòng, trong khi công ty mẹ vẫn chịu trách nhiệm.