Người đại diện theo pháp luật là gì? Ai được làm, trách nhiệm và khi vắng mặt

Người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp xác lập giao dịch và đứng ra trước Trọng tài, Tòa án. Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 định nghĩa đó là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án, và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Với pháp nhân nói chung, Bộ luật Dân sự 2015 gọi đó là người được pháp nhân chỉ định theo điều lệ, người có thẩm quyền đại diện theo quy định của pháp luật hoặc người do Tòa án chỉ định trong tố tụng (khoản 1 Điều 137).

Về hậu quả pháp lý: giao dịch do người đại diện xác lập với bên thứ ba phù hợp phạm vi đại diện làm phát sinh quyền, nghĩa vụ cho doanh nghiệp (khoản 1 Điều 139 Bộ luật Dân sự). Thông tin người này, gồm họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và số giấy tờ pháp lý, được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần (khoản 3 Điều 28), nên thay đổi người đại diện là thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Ba loại "đại diện" hay bị nhầm với nhau:

Người đại diện theo pháp luật là gì ở từng loại hình doanh nghiệp? Ai giữ chức danh này?

Luật không tự chỉ định một người cho mọi doanh nghiệp. Nó đặt ra chức danh có thể giữ vai trò này, rồi để Điều lệ quyết định, và có quy tắc mặc định khi Điều lệ im lặng.

Công ty hợp danh tổ chức theo thành viên hợp danh nên không nằm trong phạm vi bài này.

Hai điểm thực tế khi soạn Điều lệ:

• Số lượng và phân chia quyền. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện; Điều lệ phải quy định số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ của từng người (khoản 2 Điều 12). Nếu Điều lệ không phân chia rõ thì mỗi người đều là đại diện đủ thẩm quyền trước bên thứ ba, và tất cả cùng chịu trách nhiệm liên đới về thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp. Vì vậy với công ty có nhiều người đại diện, giới hạn như hạn mức ký, loại hợp đồng phải có hai chữ ký nên được ghi trong Điều lệ.
• Chức danh gắn với vị trí quản lý. Người đại diện giữ một chức danh quản lý, nên khi họ thôi chức danh đó thì cần xử lý đồng thời vai trò người đại diện, tránh để Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi một người đã không còn chức danh.

Ai được làm và ai không được làm người đại diện theo pháp luật?

Điều kiện. Người đại diện theo pháp luật phải là cá nhân (khoản 1 Điều 12). Người thuộc các trường hợp tại khoản 2 Điều 17 không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp. Chức danh người đại diện theo pháp luật là chức danh quản lý (xem bảng trên và khoản 24 Điều 4), nên các trường hợp này không thể giữ vai trò đó. Danh mục gồm:

• cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang dùng tài sản nhà nước thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng;
• cán bộ, công chức, viên chức, trừ trường hợp được thực hiện theo pháp luật về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia (điểm b khoản 2, sửa đổi bởi Điều 1 Luật 76/2025/QH15);
• sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an, trừ người được cử làm đại diện phần vốn góp của Nhà nước;
• cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo điểm a khoản 1 Điều 88, trừ người được cử làm đại diện phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
• người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
• người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo pháp luật về phá sản và Luật Phòng, chống tham nhũng (điểm e khoản 2, sửa đổi bởi Luật 76/2025/QH15). Luật Phá sản 2014 hết hiệu lực từ 01/03/2026 và được thay bằng Luật Phục hồi, phá sản số 142/2025/QH15 (khoản 2 Điều 87). Việc cấm đảm nhiệm chức vụ sau khi doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản nay nằm ở Điều 84 luật này: thời hạn 03 năm kể từ ngày Tòa án tuyên bố phá sản, áp dụng cho người giữ chức vụ trong doanh nghiệp nhà nước 100% vốn và người đại diện vốn nhà nước (khoản 1, 2), còn người quản lý của doanh nghiệp khác chỉ bị cấm khi Thẩm phán quyết định vì có hành vi cố ý vi phạm (khoản 3), và có trường hợp loại trừ như bất khả kháng (khoản 4).

Cư trú tại Việt Nam. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam (khoản 3 Điều 12).

Quốc tịch và giấy phép lao động. Trong các quy định đã đối chiếu, Luật Doanh nghiệp không giới hạn quốc tịch của người đại diện theo pháp luật. Người nước ngoài giữ vị trí này vẫn phải xét quy định về lao động: giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP hoặc diện miễn. Miễn áp dụng với chủ sở hữu, thành viên góp vốn công ty trách nhiệm hữu hạn và Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên (khoản 2, 3 Điều 7); dưới 3 tỷ đồng vẫn thuộc nhóm phải có giấy phép (điểm l khoản 1 Điều 2). Người giữ chức Giám đốc nhưng không góp vốn tại công ty thì không thuộc hai trường hợp miễn nêu trên. Xem dịch vụ giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật là gì?

Điều 13 Luật Doanh nghiệp quy định ba nghĩa vụ:

1. Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
2. Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
3. Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình hoặc người có liên quan làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp.

Vi phạm các nghĩa vụ này thì người đại diện chịu trách nhiệm cá nhân theo quy định của pháp luật đối với thiệt hại cho doanh nghiệp (khoản 2 Điều 13, sửa đổi bởi Luật 76/2025/QH15). Khi có nhiều người đại diện mà Điều lệ không phân chia quyền, trách nhiệm là liên đới (khoản 2 Điều 12).

Với bên thứ ba. Giao dịch trong phạm vi đại diện ràng buộc doanh nghiệp (khoản 1 Điều 139 Bộ luật Dân sự). Nếu người ký không có quyền đại diện hoặc vượt phạm vi, giao dịch không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ cho doanh nghiệp, trừ trường hợp doanh nghiệp đã công nhận, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, hoặc có lỗi dẫn đến việc bên kia không biết người ký không có quyền; khi đó người ký vẫn phải thực hiện nghĩa vụ với bên đã giao dịch, trừ trường hợp bên đó biết hoặc phải biết về việc thiếu quyền (khoản 1, 2 Điều 142 với người không có quyền đại diện; Điều 143 với phần vượt quá phạm vi đại diện). Vì vậy bên đối tác thường yêu cầu xem Điều lệ và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước khi ký hợp đồng lớn.

Người đại diện theo pháp luật vắng mặt, xuất cảnh hoặc thay đổi thì xử lý thế nào?

Đăng ký thay đổi. Thay đổi người đại diện theo pháp luật là thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (khoản 3 Điều 28). Doanh nghiệp phải đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi; cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận mới trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (khoản 2, 3 Điều 30).

Từ 23/07/2026, Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP: người ủy quyền và người được ủy quyền nộp hồ sơ phải xác thực điện tử khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn và một số thay đổi khác. Nếu chưa có tài khoản định danh điện tử thì hồ sơ kèm bản sao Căn cước, Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền. Điều 2 Nghị định 296/2026/NĐ-CP không kèm lộ trình riêng cho xác thực điện tử. Tính đến 28/09/2026, LexData chưa thấy thông báo triển khai riêng cho thủ tục thay đổi người đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; nên xác nhận với phòng đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ. Xem tóm tắt Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Tạm ngừng kinh doanh. Thông báo tạm ngừng phải có số điện thoại và địa chỉ thư điện tử của người đại diện theo pháp luật (điểm a khoản 2 Điều 60 Nghị định 168 đã sửa đổi). Với doanh nghiệp thông báo tạm ngừng từ 23/07/2026, trong 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn tạm ngừng, người đại diện theo pháp luật phải xác nhận việc tiếp tục kinh doanh và cam kết đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đăng ký doanh nghiệp (khoản 8 Điều 60; khoản 2 Điều 21 Nghị định 296).

Mức phạt khi chậm hoặc không đăng ký thay đổi. Theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 21/07/2026), mức dưới đây áp dụng đối với tổ chức; cá nhân bị phạt bằng một nửa:

Người đại diện theo pháp luật là gì với doanh nghiệp FDI và bên mua trong M&A?

Với doanh nghiệp FDI, ba điểm hay bị bỏ sót:

1. Cư trú và xuất cảnh. Nhiều công ty FDI chỉ có một người đại diện là người nước ngoài thường xuyên đi công tác. Khi người đó là người đại diện cư trú duy nhất tại Việt Nam và xuất cảnh, phải có ủy quyền bằng văn bản cho người cư trú tại Việt Nam (khoản 3 Điều 12). Nên chỉ định thêm một người đại diện thứ hai cư trú tại Việt Nam, và ghi rõ giới hạn quyền ký của từng người trong Điều lệ.
2. Người đại diện và giấy phép lao động. Việc ghi tên một người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật không tự động giải quyết giấy phép lao động. Cần xác định người đó thuộc diện miễn (góp vốn từ 3 tỷ đồng với vai trò chủ sở hữu, thành viên hoặc thành viên Hội đồng quản trị) hay phải có giấy phép (xem Nghị định 219/2025/NĐ-CP ở trên).
3. Sau giao dịch M&A. Khi đổi chủ sở hữu, thường phải thay người đại diện. Thay đổi này là một thủ tục đăng ký 10 ngày, nên đưa vào lịch thủ tục sau giao dịch cùng với thông tin chủ sở hữu hưởng lợi. Lưu ý nếu không ai đạt tiêu chí sở hữu hoặc kiểm soát, Nghị định 168 đã sửa đổi yêu cầu kê khai người quản lý có quyền hạn lớn nhất của doanh nghiệp (khoản 3 Điều 17), thường là chính người đại diện. Xem thêm due diligence là gì về việc rà soát Điều lệ và thẩm quyền ký.

Dịch vụ liên quan: điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp và tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp.

Điều lệ công ty là nơi quy định quyền, nghĩa vụ của người đại diện và số người đại diện; xem điều lệ công ty là gì.

Checklist về người đại diện theo pháp luật

1. Kiểm tra Điều lệ: số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ từng người đại diện; có quy định giới hạn quyền ký không.
2. Bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam.
3. Với người đại diện thường xuyên xuất cảnh: có người đại diện thứ hai hoặc văn bản ủy quyền còn hiệu lực cho người cư trú tại Việt Nam.
4. Kiểm tra từng người không thuộc trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp tại khoản 2 Điều 17.
5. Với người nước ngoài: xác định diện miễn hoặc xin giấy phép lao động trước khi bổ nhiệm.
6. Khi thay người: có nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị; đăng ký trong 10 ngày; chuẩn bị xác thực điện tử cho người nộp hồ sơ.
7. Sau khi đổi, thông báo cho ngân hàng, cơ quan thuế và đối tác chính về người ký mới, và đối chiếu Giấy chứng nhận mới.
8. Khi tạm ngừng kinh doanh: ghi số điện thoại, thư điện tử của người đại diện, và đặt lịch xác nhận tiếp tục kinh doanh trong 05 ngày làm việc.

Sai sót thường gặp

• Để người đại diện duy nhất xuất cảnh mà không ủy quyền bằng văn bản, làm công ty không có người đại diện hợp lệ tại Việt Nam.
• Điều lệ để nhiều người đại diện mà không phân chia quyền, khiến mỗi người đều đại diện đủ thẩm quyền trước bên thứ ba và cùng chịu trách nhiệm liên đới.
• Cho rằng người đại diện theo pháp luật luôn là giám đốc, rồi không kiểm tra chức danh trong Điều lệ khi bổ nhiệm.
• Nhầm người đại diện theo pháp luật với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức (Điều 14), là hai vai trò khác nhau với hai thủ tục khác nhau.
• Chậm đăng ký thay đổi quá 10 ngày, dù người cũ đã nghỉ hoặc người mới đã bắt đầu ký.
• Bổ nhiệm người thuộc trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp, như người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc công chức không thuộc diện ngoại lệ.