Cấp lại giấy phép lao động chỉ áp dụng khi giấy phép còn thời hạn và thuộc một trong hai nhóm trường hợp của Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: giấy phép bị mất hoặc hư hỏng không dùng được; hoặc thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu của người lao động, hay tên người sử dụng lao động mà không đổi mã số định danh. Doanh nghiệp nộp văn bản đề nghị theo Mẫu số 03, 02 ảnh, giấy tờ chứng minh thay đổi và giấy phép cũ; cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 03 ngày làm việc, và giấy phép cấp lại chỉ có phần thời hạn còn lại (Điều 24, 25, 26).
Thay đổi khác không đi đường cấp lại. Đổi người sử dụng lao động, vị trí hoặc hình thức làm việc là cấp giấy phép mới, hồ sơ rút gọn trong các trường hợp của Điều 20; đổi địa điểm làm việc không có trong Điều 20, và theo Bộ Nội vụ (trả lời ngày 10/10/2026) phải làm thủ tục cấp giấy phép theo Điều 18; giấy phép sắp hết hạn thì gia hạn. Xem thêm thủ tục cấp giấy phép lao động, gia hạn giấy phép lao động và cẩm nang giấy phép lao động là gì.
Cấp lại giấy phép lao động trong trường hợp nào?#
Điều 23 Nghị định 219 trả lời câu hỏi cấp lại giấy phép lao động trong trường hợp nào bằng một danh sách đóng, và cả hai khoản đều đòi giấy phép còn thời hạn:
- Mất hoặc hư hỏng không sử dụng được (khoản 1).
- Thay đổi một trong các nội dung ghi trên giấy phép: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động (khoản 2).
Giấy phép (Mẫu số 04) còn ghi vị trí, lĩnh vực, hình thức, địa điểm và thời hạn làm việc, nhưng các nội dung này không có trong Điều 23. Giấy phép chỉ ghi số hộ chiếu, không ghi ngày hết hạn (mục 5 Mẫu số 04), nên chỉ khi hộ chiếu mới có số khác mới phát sinh cấp lại giấy phép lao động do thay đổi hộ chiếu.
Giấy phép đã hết hạn thì không cấp lại được. Nghị định 219 không đặt hạn nộp hồ sơ cấp lại và Điều 24 không đòi xác nhận của công an khi mất giấy phép, dù một số bài hướng dẫn vẫn nêu hai yêu cầu này. Nên nộp ngay khi có giấy tờ chứng minh thay đổi để tránh vướng khi làm thẻ tạm trú hoặc khi bị kiểm tra.
Thay đổi nào cần cấp lại giấy phép lao động, cấp mới, gia hạn hay không cần làm gì?#
Căn cứ trong bảng là Nghị định 219 nếu không ghi khác.
| Thay đổi | Thủ tục | Căn cứ |
|---|---|---|
| Giấy phép còn hạn bị mất | Cấp lại; không nộp giấy phép cũ | Khoản 1 Điều 23, khoản 4 Điều 24 |
| Giấy phép hỏng không dùng được | Cấp lại; nộp giấy phép hỏng | Khoản 1 Điều 23, khoản 4 Điều 24 |
| Người lao động đổi hộ chiếu (số mới) | Cấp lại | Khoản 2 Điều 23 |
| Đổi họ tên (kết hôn, thay đổi hộ tịch ở nước ngoài) | Cấp lại | Khoản 2 Điều 23 |
| Đổi quốc tịch, hoặc người hai quốc tịch chuyển sang dùng hộ chiếu nước khác | Cấp lại (theo cách đọc của chúng tôi, vì đổi cả quốc tịch và số hộ chiếu ghi trên giấy phép) | Khoản 2 Điều 23 |
| Doanh nghiệp đổi tên, giữ mã số doanh nghiệp (kể cả chuyển đổi loại hình) | Cấp lại | Khoản 2 Điều 23; khoản 2 Điều 8 Nghị định 168/2025/NĐ-CP |
| Chuyển sang pháp nhân khác có mã số khác (trong tập đoàn, sau chia, tách, hợp nhất) | Cấp giấy phép mới; hồ sơ rút gọn (không cần giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp) nếu cùng vị trí và lĩnh vực | Khoản 1 Điều 20 |
| Đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc, cùng doanh nghiệp | Cấp giấy phép mới, hồ sơ rút gọn (không cần giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp) | Khoản 2 Điều 20 |
| Đổi sang địa điểm làm việc chưa ghi trên giấy phép (chuyển văn phòng, nhà máy) | Cấp giấy phép mới theo Điều 18 (Bộ Nội vụ, 10/10/2026); Điều 20 không có trường hợp này | Điều 18, khoản 2 Điều 23 |
| Làm thêm ở tỉnh khác cho cùng doanh nghiệp | Thông báo nơi dự kiến làm việc trước ít nhất 03 ngày | Khoản 5 Điều 22 |
| Đổi chức danh, cùng vị trí và lĩnh vực | Không phải làm gì (giấy phép không ghi chức danh) | Mẫu số 04; Bộ Nội vụ, 31/12/2025 |
| Doanh nghiệp đổi người đại diện, vốn điều lệ, ngành nghề | Không ghi trên giấy phép; theo cách đọc của chúng tôi, không phải làm gì | Mẫu số 04 |
| Giấy phép sắp hết hạn, làm tiếp cùng vị trí | Gia hạn (một lần) hoặc cấp mới nếu đã gia hạn | Điều 28; khoản 3 Điều 20 |
Cột thứ hai quyết định lịch: cấp lại mất 03 ngày làm việc; cấp giấy phép mới phải nộp từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày làm việc theo nội dung mới, rồi chờ 10 ngày làm việc (khoản 1, 3 Điều 22).
Ba thay đổi hay bị xếp nhầm vào cấp lại giấy phép lao động#
Đổi địa điểm làm việc. Nhiều bài hướng dẫn vẫn xếp trường hợp này vào diện cấp lại theo quy định cũ (Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP). Nghị định 219 chỉ giữ địa điểm làm việc trong danh sách cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép (khoản 2 Điều 11), không đưa vào Điều 23. Trả lời một doanh nghiệp chuyển nhà máy bị yêu cầu cấp mới khi xin gia hạn (Báo Điện tử Chính phủ, 10/10/2026), Bộ Nội vụ xác định đổi địa điểm làm việc phải làm thủ tục cấp giấy phép theo Điều 18. Câu trả lời không nhắc Điều 20, vốn chỉ rút gọn hồ sơ cho ba trường hợp (đổi người sử dụng lao động cùng vị trí, lĩnh vực; đổi vị trí hoặc hình thức; làm tiếp sau khi đã gia hạn). Theo cách đọc của chúng tôi, đổi địa điểm vì vậy dùng hồ sơ đầy đủ của Điều 18, gồm cả giấy khám sức khỏe và lý lịch tư pháp, nhiều hơn khi đổi vị trí. Nếu địa chỉ chỉ đổi tên do sắp xếp đơn vị hành chính mà nơi làm việc thực tế không đổi, văn bản không nói rõ; theo cách đọc của chúng tôi, đó không phải đổi địa điểm làm việc, nhưng nên hỏi nơi đã cấp giấy phép.
Đổi chức danh. Giấy phép ghi vị trí công việc (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật) và lĩnh vực theo mã nghề cấp 3, không ghi chức danh (mục 7 Mẫu số 04; Bộ Nội vụ trả lời ngày 31/12/2025). Nhưng chuyển từ chuyên gia sang giám đốc điều hành là đổi vị trí, phải cấp mới (khoản 2 Điều 20).
Đổi tên so với đổi mã số. Mã số doanh nghiệp tồn tại suốt quá trình hoạt động và không cấp lại cho tổ chức khác (khoản 2 Điều 8 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Công ty đổi tên, kể cả vì chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, vẫn giữ mã số, nên thuộc diện cấp lại. Sang một pháp nhân khác, kể cả công ty nhận sáp nhập, là đổi người sử dụng lao động: cấp giấy phép mới (khoản 1 Điều 20).
Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động theo từng lý do#
Theo Điều 24, hồ sơ cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm:
- Văn bản đề nghị cấp lại của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03.
- 02 ảnh màu 4 x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
- Giấy tờ chứng minh thay đổi nội dung (với trường hợp thay đổi).
- Giấy phép lao động còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất.
Hồ sơ không có giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, hộ chiếu hay giấy tờ chứng minh vị trí như cấp mới (Điều 18). Mẫu số 03 dùng chung cho cấp, cấp lại, gia hạn; mục II (giải trình nhu cầu) chỉ dùng khi cấp và gia hạn, mục 3, 4 phần III (đào tạo, kinh nghiệm) chỉ dùng khi cấp. Với cấp lại, doanh nghiệp điền mục I, mục III và ghi rõ lý do cấp lại ở dòng dành riêng trong mục III, kể cả hoàn cảnh mất giấy phép.
Giấy tờ chứng minh thay đổi (gợi ý của chúng tôi, vì Điều 24 không liệt kê):
| Lý do | Giấy tờ thường dùng |
|---|---|
| Cấp lại giấy phép lao động do thay đổi hộ chiếu | Bản sao hộ chiếu mới; nên kèm bản sao hộ chiếu cũ để đối chiếu |
| Đổi họ tên | Hộ chiếu mang tên mới, hoặc giấy tờ hộ tịch nước ngoài về việc đổi tên |
| Đổi quốc tịch | Hộ chiếu của quốc tịch mới, giấy tờ về việc nhập hoặc thôi quốc tịch nếu có |
| Doanh nghiệp đổi tên | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc giấy phép thành lập, hoạt động) ghi tên mới cùng mã số cũ |
Giấy tờ do nước ngoài cấp (như giấy chứng nhận kết hôn dẫn tới đổi tên) phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn, rồi dịch và chứng thực (Điều 5); từ 11/09/2026, giấy tờ công có Apostille hợp lệ của nước thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam được miễn hợp pháp hóa lãnh sự (khoản 2, 3 Điều 25, Điều 34 Nghị định 293/2026/NĐ-CP).
Giấy phép cấp theo Nghị định 152 được cấp lại theo Nghị định 219 (khoản 1 Điều 34); loại ghi hình thức "nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật" được cấp lại theo hình thức điều chuyển từ tổ chức ở nước ngoài (khoản 3 Điều 34, điểm h khoản 1 Điều 2). Nghị định không nói loại này có cần thêm văn bản cử của bên nước ngoài hay không; nên hỏi trước nơi tiếp nhận.
Nộp hồ sơ cấp lại giấy phép lao động ở đâu, mất bao lâu, lệ phí bao nhiêu?#
Nơi nộp. Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động đang làm việc, trực tiếp, qua bưu chính công ích, dịch vụ thuê hoặc ủy quyền (khoản 1 Điều 25), hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (khoản 1 Điều 6). Thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động làm việc (tỉnh có trụ sở chính nếu làm ở nhiều tỉnh cho cùng doanh nghiệp); tỉnh được phân cấp cho cơ quan khác (khoản 1, 2 Điều 4).
Thời hạn. 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ; nếu không cấp lại, cơ quan phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do (khoản 3 Điều 25).
Ví dụ Hà Nội. Theo quy trình QT-06 kèm Quyết định 861/QĐ-TTPVHCC ngày 17/06/2026, cấp lại giấy phép lao động (thủ tục 1.014200) do Ủy ban nhân dân xã, phường giải quyết theo ủy quyền từ 20/06/2026 đến hết 31/12/2028 (Quyết định 1052/QĐ-SNV), nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến toàn trình. Lệ phí 300.000 đồng mỗi giấy phép, 0 đồng nếu nộp trực tuyến (Nghị quyết 77/2025/NQ-HĐND). Danh mục của Hà Nội không đòi nộp lại giấy phép cả khi giấy phép hư hỏng, rộng hơn khoản 4 Điều 24 (chỉ miễn khi mất); nên mang theo giấy phép hỏng nếu còn.
Tỉnh khác. Nghị định 219 không quy định lệ phí; mức thu do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định.
Giấy phép cấp lại có thời hạn bao lâu, còn gia hạn được không?#
Thời hạn của giấy phép cấp lại bằng thời hạn giấy phép đã cấp trừ đi thời gian người lao động đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại (Điều 26): ngày hết hạn không đổi, cấp lại không kéo dài giấy phép. Giấy phép cấp lại mang ký hiệu loại 3 trong số giấy phép, mục 8 ghi "Cấp lại (lần …)" (ghi chú 1, 6 Mẫu số 04).
Giới hạn gia hạn một lần nằm ở Điều 155 Bộ luật Lao động. Theo cách đọc của chúng tôi, cấp lại không dùng mất lượt gia hạn, nhưng cũng không làm mới lượt đó nếu giấy phép gốc đã được gia hạn; nên lưu bản sao giấy phép cũ.
Tình huống minh họa. Giấy phép của một kỹ sư hết hạn ngày 31/03/2027, chưa từng gia hạn. Ngày 10/02/2027, người này nhận hộ chiếu mới. Khoảng nộp gia hạn là từ 14/02 đến 21/03/2027 (từ 45 đến 10 ngày trước khi hết hạn, khoản 1 Điều 28). Nghị định không nói có được gộp cấp lại với gia hạn; cách an toàn là nộp cấp lại ngay, rồi nộp gia hạn bằng giấy phép đã cấp lại.
Sau khi cấp lại giấy phép lao động: hợp đồng và thẻ tạm trú#
Nghị định 219 không yêu cầu ký lại hợp đồng lao động sau khi cấp lại, khác với cấp mới và gia hạn (khoản 4 Điều 22, khoản 4 Điều 28). Dù vậy, nên ký phụ lục cập nhật tên doanh nghiệp, họ tên hoặc số hộ chiếu, vì nội dung hợp đồng không đúng giấy phép làm giấy phép hết hiệu lực (khoản 3 Điều 156 Bộ luật Lao động).
Với đổi hộ chiếu, còn phải tính đến thẻ tạm trú: hồ sơ cấp thẻ gồm hộ chiếu (điểm c khoản 1 Điều 37 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam) và thẻ phải ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày (khoản 1 Điều 38). Luật không có thủ tục riêng để chuyển thẻ sang hộ chiếu mới; doanh nghiệp bảo lãnh nên hỏi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đã cấp thẻ.
Không cấp lại hoặc làm sai nội dung giấy phép bị phạt thế nào?#
Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 10/09/2026, không có hành vi riêng "không làm thủ tục cấp lại". Rủi ro nằm ở các hành vi liên quan (mức phạt doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện dưới đây đã gấp 02 lần mức cá nhân trong Điều 13 theo khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 7):
- Cho người lao động làm việc không đúng nội dung ghi trên giấy phép: 10 đến 20 triệu đồng mỗi người, tối đa 150 triệu đồng (điểm a khoản 2 Điều 13). Đây là rủi ro chính khi đổi địa điểm, vị trí mà không xin giấy phép mới; văn bản không nói rõ hành vi này có áp dụng khi chỉ chậm cập nhật số hộ chiếu hay không.
- Làm không đúng nội dung giấy phép cũng làm giấy phép hết hiệu lực (khoản 4 Điều 156 Bộ luật Lao động): người lao động dùng giấy phép đã hết hiệu lực bị phạt 15 đến 25 triệu đồng (mức cá nhân, điểm b khoản 3 Điều 13) và có thể bị trục xuất (điểm b khoản 6 Điều 13). Văn bản không nói rõ doanh nghiệp khi đó có bị xử theo khoản 5 Điều 13 (sử dụng người không có giấy phép: 60 đến 90 triệu đồng với 01 đến 10 người) hay không.
- Không thông báo khi làm việc ở tỉnh khác theo khoản 5 Điều 22: 02 đến 06 triệu đồng (điểm c khoản 1 Điều 13).
Ngoài phạt tiền, cơ quan đã cấp có thể thu hồi giấy phép khi người sử dụng lao động hoặc người lao động không thực hiện đúng quy định về cấp, cấp lại, gia hạn (khoản 2 Điều 30 Nghị định 219).
Cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động khác gì?#
Người có giấy xác nhận (xem trường hợp miễn giấy phép lao động) có thủ tục cấp lại riêng:
| Giấy phép lao động | Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép | |
|---|---|---|
| Trường hợp | Mất, hỏng; đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động (không đổi mã số) | Như giấy phép, cộng thêm đổi địa điểm làm việc (khoản 2 Điều 11) |
| Mẫu đề nghị | Mẫu số 03 | Mẫu số 01 (Điều 12) |
| Ảnh | 02 ảnh 4 x 6 cm | Không yêu cầu |
| Thời hạn giải quyết, thời hạn giấy cấp lại | 03 ngày làm việc; phần còn lại (Điều 25, 26) | 03 ngày làm việc; phần còn lại (Điều 13, 14) |
Cùng là chuyển văn phòng, người có giấy xác nhận chỉ cần cấp lại, còn người có giấy phép phải xin giấy phép mới.
Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài của LexData gồm xác định từng thay đổi phải cấp lại, cấp mới hay gia hạn, chuẩn bị hồ sơ cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài và nộp đến khi có kết quả.
