Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục do người sử dụng lao động, không phải người lao động, thực hiện để kéo dài giấy phép của người nước ngoài thêm tối đa 02 năm, và chỉ được làm một lần (Điều 155 Bộ luật Lao động; Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Hồ sơ nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động đang làm việc hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; cơ quan có thẩm quyền có 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (khoản 1, 3 Điều 28; khoản 1 Điều 6).
Hai con số này không khớp nhau: 10 ngày là hạn nộp (Nghị định không ghi "ngày làm việc", nên hiểu là ngày theo lịch), 10 ngày làm việc là hạn giải quyết. Nộp vào ngày cuối được phép thì kết quả gần như chắc chắn về sau ngày giấy phép hết hạn, và Nghị định 219 không có quy định nào cho người lao động làm việc tiếp bằng giấy phép đã hết hạn trong lúc chờ. Bài này đi theo lịch: tính ngày nộp, chuẩn bị giấy tờ, nộp ở đâu, khi nào phải xin giấy phép mới thay vì gia hạn, và việc cần làm sau khi có kết quả. Khái niệm giấy phép lao động xem ở cẩm nang giấy phép lao động là gì; người thuộc diện miễn xem bài trường hợp miễn giấy phép lao động.
Nghị định 219 thay phần lao động nước ngoài của Nghị định 152/2020/NĐ-CP từ 07/08/2025 (Điều 35). Các hướng dẫn còn ghi khoảng nộp 5 đến 45 ngày, Mẫu số 11/PLI hay nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội là theo quy định cũ. Bộ Nội vụ đang xây dựng nghị định thay thế Nghị định 219 (trả lời trên Báo Điện tử Chính phủ ngày 10/10/2026; trả lời ngày 23/08/2026 gọi là dự thảo sửa đổi, bổ sung); đến 18/10/2026 chưa ban hành.
Gia hạn giấy phép lao động trước bao nhiêu ngày thì an toàn?#
Luật cho một khoảng 35 ngày: không sớm hơn 45 ngày và không muộn hơn 10 ngày trước ngày hết hạn ghi trên giấy phép (khoản 1 Điều 28). Hồ sơ nộp ngoài khoảng này có thể bị từ chối tiếp nhận. Hạn 10 ngày làm việc tính từ khi cơ quan "nhận đủ hồ sơ" (khoản 3 Điều 28), nên nếu bị yêu cầu bổ sung, theo cách đọc của chúng tôi, thời hạn tính lại từ lúc nộp đủ.
Tình huống minh họa. Giấy phép của một giám đốc tài chính hết hạn ngày 31/12/2026 (thứ Năm). Khoảng nộp là từ 16/11/2026 (45 ngày trước) đến 21/12/2026 (10 ngày trước); văn bản không nói rõ cách tính ngày đầu và ngày cuối, nên chừa một hai ngày ở cả hai đầu.
- Nộp đủ hồ sơ ngày 21/12: tính từ ngày hôm sau (khoản 3 Điều 147 Bộ luật Dân sự), bỏ thứ Bảy, Chủ nhật và Tết Dương lịch 01/01, ngày làm việc thứ 10 là 05/01/2027, tức 5 ngày sau khi giấy phép hết hạn.
- Nộp đủ hồ sơ ngày 16/11: hạn giải quyết là 30/11/2026, còn một tháng để xử lý yêu cầu bổ sung.
Vậy gia hạn giấy phép lao động trước bao nhiêu ngày? Luật cho phép tới 10 ngày; chúng tôi khuyến nghị nộp trong khoảng 45 đến 30 ngày, sớm hơn nữa nếu ngày hết hạn gần Tết Nguyên đán. Đây là khuyến nghị thực hành, không phải yêu cầu của Nghị định.
Lịch chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động#
Phần lớn việc phải xong trước ngày đầu của khoảng nộp. Tính ngược từ ngày hết hạn (ngày H):
| Mốc | Việc cần làm | Căn cứ |
|---|---|---|
| Khoảng H − 90 ngày | Xác định giấy phép còn gia hạn được không (đã gia hạn chưa, có đổi người sử dụng lao động, vị trí, hình thức làm việc không). Kiểm tra hộ chiếu: hồ sơ cần hộ chiếu còn hạn, thẻ tạm trú phải ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày | Điều 155 Bộ luật Lao động; Điều 20, 23, 27 Nghị định 219; khoản 1 Điều 38 Luật Nhập cảnh |
| Khoảng H − 75 ngày | Với người được cử sang, di chuyển nội bộ, cung cấp dịch vụ: xin văn bản cử hoặc hợp đồng mới từ bên nước ngoài, làm Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực | Khoản 6 Điều 27, Điều 5 Nghị định 219; Điều 25 đến 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP |
| Khoảng H − 60 ngày | Khám sức khỏe tại cơ sở đủ điều kiện ở Việt Nam (giấy của nước ngoài chỉ dùng được khi có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau, trong 12 tháng) | Khoản 2 Điều 27 |
| Ít nhất 05 ngày trước ngày nộp | Với hình thức hợp đồng lao động (kể cả với cơ quan đại diện, tổ chức nước ngoài) và gói thầu, dự án: thông báo tuyển người Việt Nam vào vị trí này, giữ văn bản thông báo | Mục II Mẫu số 03 |
| H − 45 đến H − 30 ngày | Nộp hồ sơ (khuyến nghị); hạn chót H − 10 | Khoản 1 Điều 28 |
| Trước ngày làm việc tiếp theo H | Ký hợp đồng lao động mới bằng văn bản (hình thức điểm a, m); nộp hồ sơ cấp thẻ tạm trú mới | Khoản 4 Điều 28; Điều 37, khoản 6 Điều 38 Luật Nhập cảnh |
Thông báo tuyển dụng là điểm nhiều bài hướng dẫn bỏ qua. Mục II Mẫu số 03, "áp dụng đối với trường hợp cấp và gia hạn giấy phép lao động" theo điểm a, i, m khoản 1 Điều 2, yêu cầu doanh nghiệp cam đoan đã thông báo tuyển người Việt Nam theo khoản 1 Điều 11 Bộ luật Lao động trước ít nhất 05 ngày tính đến lúc nộp hồ sơ, nêu vị trí, hình thức, địa điểm, thời hạn làm việc, trình độ, mà không tuyển được, và kèm văn bản thông báo. Mẫu không quy định đăng ở đâu; nên lưu bằng chứng ngày đăng.
Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài#
Theo Điều 27 Nghị định 219, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động gồm:
- Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị gia hạn theo Mẫu số 03 (cùng mẫu với cấp mới).
- Giấy khám sức khỏe, trừ khi kết quả đã được kết nối trên hệ thống thông tin về khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
- 02 ảnh màu 4 x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
- Giấy phép lao động còn thời hạn.
- Hộ chiếu còn thời hạn.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, trừ người làm theo hợp đồng lao động (điểm a khoản 1 Điều 2): văn bản cử của bên nước ngoài, hợp đồng cung cấp dịch vụ, văn bản cử kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận, hoặc giấy tờ chứng minh là nhà quản lý với thành viên góp vốn, thành viên Hội đồng quản trị dưới 3 tỷ đồng (khoản 6 Điều 27, dẫn khoản 6 Điều 18).
So với hồ sơ cấp mới (Điều 18), hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài không có phiếu lý lịch tư pháp và giấy tờ chứng minh vị trí theo Điều 19 (bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm). Nghị định 219 cũng không có điều riêng về "điều kiện gia hạn" như Nghị định 152; điều kiện thực tế là giấy phép còn hạn, nộp đúng khoảng và được chấp thuận nhu cầu cùng lúc với việc gia hạn (khoản 3 Điều 28).
Bộ Nội vụ đã công bố thủ tục này hai lần trong năm 2026. Quyết định 346/QĐ-BNV ngày 24/03/2026 (thủ tục mã 1.014201) liệt kê thêm giấy tờ chứng minh vị trí, dù Điều 27 không có. Quyết định 526/QĐ-BNV ngày 13/05/2026 công bố lại; chúng tôi chưa đọc được toàn văn, nhưng quy trình của Hà Nội dẫn quyết định này (Quyết định 861/QĐ-TTPVHCC ngày 17/06/2026) không còn giấy tờ đó, và miễn nộp ảnh, bản sao giấy phép, hộ chiếu khi khai thác được từ cơ sở dữ liệu dùng chung. Nên giữ sẵn quyết định bổ nhiệm và bằng cấp đã hợp pháp hóa từ lần cấp đầu.
Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn, rồi dịch và chứng thực (Điều 5). Từ 11/09/2026, giấy tờ công có Apostille hợp lệ của nước thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp ở Điều 26 (khoản 2, 3 Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP); bản dịch vẫn phải công chứng hoặc chứng thực (khoản 1 Điều 27). Văn bản cử do công ty mẹ tự ký chưa phải "giấy tờ công" (khoản 3 Điều 3), nên theo cách hiểu của chúng tôi thường phải công chứng ở nước sở tại trước khi xin Apostille.
Gia hạn giấy phép lao động online: nộp ở đâu, lệ phí bao nhiêu?#
Cơ quan có thẩm quyền là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh mà người lao động làm việc; làm cho một doanh nghiệp ở nhiều tỉnh thì do tỉnh có trụ sở chính giải quyết (khoản 1 Điều 4). Tỉnh được phân cấp cho cơ quan khác (khoản 2 Điều 4): ở Hà Nội, việc gia hạn giấy phép lao động được ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, phường từ 20/06/2026 đến hết 31/12/2028 (Quyết định 1052/QĐ-SNV, theo Quyết định 861/QĐ-TTPVHCC).
Cách nộp. Trực tiếp, qua bưu chính công ích, qua dịch vụ thuê hoặc ủy quyền tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (khoản 1 Điều 28), hoặc trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia (khoản 1 Điều 6). Gia hạn giấy phép lao động online được Quyết định 346/QĐ-BNV xếp là đủ điều kiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình; tìm theo mã 1.014201 trên dichvucong.gov.vn và chọn nhận kết quả trực tuyến ở mục 5 Mẫu số 03.
Lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định (thủ tục 1.014201, Quyết định 346/QĐ-BNV); Nghị định 219 không nêu con số. Hà Nội thu 300.000 đồng mỗi giấy phép và 0 đồng nếu nộp trực tuyến (Nghị quyết 77/2025/NQ-HĐND, theo Quyết định 861/QĐ-TTPVHCC); tỉnh khác cần tra nghị quyết của địa phương.
Thành viên Trung tâm tài chính quốc tế tại TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng không phải báo cáo giải trình nhu cầu khi gia hạn, không phải thông báo tuyển dụng, hồ sơ do Cơ quan điều hành Trung tâm giải quyết trong tối đa 03 ngày làm việc và giấy phép có thời hạn tối đa 10 năm (Điều 4, khoản 1, 2 Điều 8, Điều 9 Nghị định 325/2025/NĐ-CP).
Khi nào không gia hạn giấy phép lao động được?#
Gia hạn giấy phép lao động chỉ dùng cho một tình huống: cùng người sử dụng lao động, cùng vị trí và hình thức làm việc, giấy phép còn hạn và chưa từng được gia hạn. Các trường hợp khác:
| Tình huống | Thủ tục đúng | Căn cứ (Nghị định 219 nếu không ghi khác) |
|---|---|---|
| Đã gia hạn một lần, làm tiếp cùng vị trí, lĩnh vực | Cấp giấy phép mới, hồ sơ rút gọn: Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, ảnh, giấy tờ hình thức làm việc, bản sao giấy phép, giấy tờ chứng minh với nhà quản lý, giám đốc điều hành; không cần lý lịch tư pháp | Điều 155 Bộ luật Lao động; khoản 3 Điều 20 |
| Chuyển sang người sử dụng lao động khác, cùng vị trí và lĩnh vực | Cấp giấy phép mới, hồ sơ rút gọn | Khoản 1 Điều 20 |
| Đổi vị trí hoặc hình thức làm việc, cùng doanh nghiệp | Cấp giấy phép mới | Khoản 2 Điều 20 |
| Đổi sang địa điểm làm việc chưa ghi trên giấy phép, cùng doanh nghiệp | Cấp giấy phép mới theo Điều 18; địa điểm làm việc không thuộc trường hợp cấp lại (Bộ Nội vụ trả lời ngày 10/10/2026) | Điều 18, khoản 2 Điều 23 |
| Đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tên doanh nghiệp (không đổi mã số); mất, hỏng | Cấp lại trong 03 ngày làm việc, thời hạn bằng phần còn lại | Điều 23, khoản 3 Điều 25, Điều 26 |
| Làm cho cùng doanh nghiệp ở tỉnh khác | Thông báo cho tỉnh đó trước ít nhất 03 ngày | Khoản 5 Điều 22 |
| Giấy phép chưa gia hạn đã hết hạn, hoặc còn dưới 10 ngày mà chưa nộp | Theo cách đọc của chúng tôi: cấp giấy phép mới với hồ sơ đủ theo Điều 18 (giấy phép cũ thay được giấy tờ chứng minh kinh nghiệm theo Điều 19), nộp từ 60 đến ít nhất 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc lại; Nghị định không có điều riêng cho tình huống này, nên hỏi trước nơi tiếp nhận | Khoản 1 Điều 28, khoản 1 Điều 22 |
Ba điểm hay bị bỏ sót:
- Giấy phép cấp theo Nghị định 152 dùng đến hết hạn và được gia hạn theo Nghị định 219 (khoản 1 Điều 34); loại ghi hình thức "nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật" được gia hạn theo hình thức được điều chuyển từ tổ chức ở nước ngoài (khoản 3 Điều 34), nên cần văn bản cử. Giấy phép đã gia hạn một lần theo quy định cũ không gia hạn tiếp được, vì giới hạn một lần nằm ở Bộ luật Lao động.
- Biết giấy phép đã gia hạn chưa. Trong số giấy phép theo Mẫu số 04, nhóm thứ ba là loại: 1 cấp mới, 2 gia hạn, 3 cấp lại (ví dụ 01.25.1.000.001), và mục 8 "Tình trạng giấy phép" ghi cấp mới, cấp lại hay gia hạn; chỉ áp dụng cho giấy phép cấp theo mẫu của Nghị định 219.
- Đổi hộ chiếu sát ngày gia hạn là trường hợp cấp lại (khoản 2 Điều 23). Nghị định không nói có được gộp với gia hạn; nên hỏi nơi tiếp nhận hoặc làm cấp lại trước khi vào khoảng nộp.
Thời hạn được gia hạn tính theo căn cứ ở Điều 21 (hợp đồng dự kiến ký, văn bản cử…), tối đa 02 năm (Điều 29). Văn bản cử chỉ còn 8 tháng thì chỉ được gia hạn 8 tháng, và lần gia hạn duy nhất đã dùng hết.
Sau khi gia hạn giấy phép lao động: hợp đồng và thẻ tạm trú#
Với người làm theo hợp đồng lao động (điểm a, m khoản 1 Điều 2), sau khi được gia hạn, hai bên phải ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày tiếp tục làm việc và gửi bản sao khi cơ quan cấp phép yêu cầu (khoản 4 Điều 28). Thời hạn hợp đồng không được vượt thời hạn giấy phép, và hai bên được ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn (khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động).
Thẻ tạm trú là thủ tục riêng: thẻ LĐ1, LĐ2 có thời hạn không quá 02 năm, hết hạn thì xét cấp thẻ mới chứ không gia hạn (khoản 5, 6 Điều 38 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam), xử lý trong 05 ngày làm việc (Điều 37). Theo cách hiểu của chúng tôi, giấy phép đã gia hạn là giấy tờ chứng minh mục đích làm việc trong hồ sơ thẻ, nên hồ sơ thẻ thường chỉ nộp được sau khi có kết quả gia hạn. Bảo hiểm xã hội tiếp tục nếu hợp đồng mới từ đủ 12 tháng, xem bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài.
Giấy phép lao động hết hạn mà chưa gia hạn thì sao?#
- Giấy phép hết hiệu lực (khoản 1 Điều 156 Bộ luật Lao động) và hợp đồng lao động chấm dứt (khoản 12 Điều 34). Muốn làm tiếp, doanh nghiệp xin giấy phép mới rồi ký hợp đồng mới; thủ tục khi hợp đồng chấm dứt xem thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động.
- Phạt tiền theo Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 10/09/2026, thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP (khoản 1, 4 Điều 66). Doanh nghiệp sử dụng người có giấy phép đã hết hạn bị phạt 60 đến 90 triệu đồng với 1 đến 10 người, 90 đến 120 triệu đồng với 11 đến 20 người, 120 đến 150 triệu đồng từ 21 người (khoản 5 Điều 13 là mức cá nhân; doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện gấp 02 lần theo khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 7). Người lao động dùng giấy phép đã hết hiệu lực bị phạt 15 đến 25 triệu đồng (điểm b khoản 3) và có thể bị trục xuất (điểm b khoản 6; khoản 2 Điều 153 Bộ luật Lao động).
- Thu hồi. Khoản 1 Điều 30 Nghị định 219 chỉ dẫn khoản 2 đến 7 Điều 156, nên giấy phép hết thời hạn (khoản 1) không nằm trong danh sách phải thu hồi, nộp lại trong 15 ngày. Nhưng hợp đồng lao động thường hết hạn cùng ngày với giấy phép (khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động), và chấm dứt hợp đồng là khoản 2 Điều 156; văn bản không nói rõ trường hợp này, nên cách thận trọng là vẫn thu hồi và nộp lại trong 15 ngày (khoản 1 Điều 31). Nếu người lao động nghỉ việc trước ngày hết hạn, nghĩa vụ này áp dụng rõ ràng; không thu hồi đúng hạn bị phạt 10 đến 20 triệu đồng mỗi người với doanh nghiệp, tối đa 150 triệu đồng (điểm b khoản 2 Điều 13 Nghị định 283).
Giấy phép lao động hết hạn không có thời gian ân hạn: người lao động nên ngừng làm việc từ ngày sau ngày hết hạn cho đến khi có giấy phép mới, nên lịch gia hạn giấy phép lao động cần nằm trong hệ thống theo dõi nhân sự từ ngày cấp.
Gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động#
Người có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép (ví dụ di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ) cũng nộp trong khoảng 10 đến 45 ngày trước khi hết hạn, nhưng thủ tục nhẹ hơn (Điều 15 đến 17 Nghị định 219): văn bản đề nghị theo Mẫu số 01 (không có báo cáo giải trình nhu cầu và thông báo tuyển dụng), giấy khám sức khỏe, giấy xác nhận còn hạn, hộ chiếu và giấy tờ chứng minh vẫn thuộc diện không cấp giấy phép; giải quyết trong 05 ngày làm việc; gia hạn một lần, tối đa 02 năm. Sau lần này, theo cách hiểu của chúng tôi, doanh nghiệp làm lại thủ tục cấp giấy xác nhận theo Điều 8, 9. Người chỉ thuộc diện thông báo (như thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng) không có giấy để gia hạn; khi thời hạn làm việc đã thông báo kết thúc, cách thận trọng là thông báo lại theo khoản 4 Điều 9.
Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài của LexData gồm lập lịch theo dõi thời hạn từng giấy phép, xác định trường hợp gia hạn hay phải cấp mới, chuẩn bị hồ sơ và nộp trực tuyến hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công đến khi có kết quả.
