Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc tính lại số thuế của cả năm và so với số đã khấu trừ hằng tháng. Doanh nghiệp trả lương phải quyết toán cho chính mình (số đã khấu trừ, đã nộp) và quyết toán thay cho người lao động đã ủy quyền (khoản 1, khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP). Với kỳ tính thuế 2026, hồ sơ là tờ khai 05/QTT-TNCN kèm các bảng kê, hạn nộp chậm nhất ngày 31/03/2027 (điểm a khoản 5 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP).
2026 là năm chuyển tiếp. Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2026, nhưng phần tiền lương của cá nhân cư trú áp dụng cho cả kỳ tính thuế 2026 (khoản 2 Điều 29). Sáu tháng đầu năm đã khấu trừ theo quy định cũ, nên đợt quyết toán thuế thu nhập cá nhân đầu năm 2027 phải tính lại cả năm theo biểu thuế mới.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2026 khác kỳ 2025 ở đâu?#
Từ kỳ 2026, bộ văn bản đã thay gần hết. Về thuế: Luật 109 thay Luật 04/2007/QH12 (khoản 3 Điều 29 Luật 109), Nghị định 253 thay Nghị định 65/2013/NĐ-CP (khoản 2 Điều 69 Nghị định 253), Thông tư 87/2026/TT-BTC thay Thông tư 111/2013/TT-BTC (khoản 2 Điều 6 Thông tư 87). Về thủ tục: Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 thay Luật 38/2019/QH14 từ 01/07/2026 (khoản 1, khoản 3 Điều 52 Luật 108), Nghị định 252 thay Nghị định 126/2020/NĐ-CP (điểm a khoản 3 Điều 74 Nghị định 252), Thông tư 89/2026/TT-BTC bãi bỏ Thông tư 80/2021/TT-BTC (điểm h khoản 3 Điều 99 Thông tư 89). Nhiều bài hướng dẫn vẫn dẫn Nghị định 126 và Thông tư 80, không còn dùng được cho kỳ 2026.
Những thay đổi doanh nghiệp sẽ gặp khi quyết toán:
| Nội dung | Kỳ tính thuế 2026 | Căn cứ |
|---|---|---|
| Biểu thuế tiền lương | 5 bậc, 5% đến 35%, áp dụng cho cả 12 tháng | Điều 9, khoản 2 Điều 29 Luật 109 |
| Giảm trừ gia cảnh | 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm) cho bản thân; 6,2 triệu đồng/tháng mỗi người phụ thuộc | khoản 1 Điều 10 Luật 109 |
| Khoản giảm trừ mới | Chi khám chữa bệnh trong nước thuộc danh mục bảo hiểm y tế chi trả tối đa 23 triệu đồng/năm; chi giáo dục, đào tạo trong nước tối đa 24 triệu đồng/năm | khoản 2 Điều 11 Luật 109; khoản 2 Điều 49 Nghị định 253 |
| Tiền làm thêm giờ, làm đêm đúng luật | Miễn thuế; theo câu chữ mới, không còn giới hạn ở phần trả cao hơn lương giờ bình thường | khoản 8 Điều 4 Luật 109; Điều 26 Nghị định 253 |
| Trợ cấp thôi việc, mất việc | Không tính thuế, kể cả phần cao hơn mức luật định nếu ghi trong quy chế, hợp đồng hoặc thỏa ước | điểm h khoản 3 Điều 8 Nghị định 253 |
| Tiền ăn giữa ca | Trả bằng tiền: chỉ phần vượt 1,2 triệu đồng/người/tháng chịu thuế; bữa ăn do doanh nghiệp tự tổ chức, mua suất ăn, cấp phiếu ăn không tính. Áp dụng từ 01/07/2026 | điểm g khoản 2 Điều 8; điểm b khoản 1 Điều 69 Nghị định 253 |
| Số thuế còn phải nộp từ 50.000 đồng trở xuống | Được miễn; tờ khai 05/QTT-TNCN có chỉ tiêu riêng [41] | điểm a khoản 2 Điều 32 Nghị định 252; mẫu 05/QTT-TNCN |
Sáu tháng đầu năm khấu trừ theo luật cũ thì xử lý thế nào? Tiền lương kỳ 2026 đã kê khai, nộp thuế theo quy định cũ trong khoảng từ 01/01/2026 đến trước 01/07/2026 thì không phải nộp lại tờ khai tháng, quý; doanh nghiệp điều chỉnh vào hồ sơ quyết toán thuế năm 2026 (khoản 2 Điều 70 Nghị định 253). Tờ khai quý 2/2026 nộp sau ngày 01/07/2026 nên không nằm trong câu chữ này; theo cách đọc của chúng tôi phần chênh lệch của quý 2 cũng xử lý khi quyết toán, vì tờ khai quý chỉ phản ánh số đã khấu trừ thực tế. Phần chênh giữa thuế năm theo biểu 5 bậc và số đã khấu trừ hiện ra ở dòng "nộp thừa" hoặc "còn phải nộp". Mức giảm trừ 15,5 và 6,2 triệu đồng đã được Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 áp dụng từ tháng 01/2026 (chúng tôi chỉ đối chiếu nghị quyết này qua nguồn thứ cấp), nên chênh lệch nửa đầu năm chủ yếu đến từ biểu thuế 7 bậc cũ.
Mức tiền ăn 1,2 triệu đồng chỉ áp dụng từ 01/07/2026 (điểm b khoản 1 Điều 69 Nghị định 253); còn miễn thuế tiền làm thêm giờ và trợ cấp thôi việc là quy định về tiền lương, nên theo cách đọc của chúng tôi áp dụng cho cả năm 2026 (điểm a khoản 1 Điều 69) và được xét lại khi quyết toán. Điểm chưa rõ về làm thêm giờ có ở bài làm thêm giờ.
Doanh nghiệp nào phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân?#
Tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm quyết toán thuế theo năm (khoản 1 Điều 51 Nghị định 253). Thông tư 89 nói rõ hơn: tổ chức trả tiền lương, tiền công quyết toán thuế và quyết toán thay cho cá nhân có ủy quyền, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không (điểm a.2.1 khoản 1 Điều 22). Vì vậy công ty nhỏ có toàn bộ nhân viên dưới ngưỡng chịu thuế vẫn phải nộp hồ sơ doanh nghiệp quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Chỉ khi năm đó không trả tiền lương, tiền công cho ai thì doanh nghiệp mới không phải nộp hồ sơ (khoản 7 Điều 11 Nghị định 252), ví dụ công ty tạm ngừng kinh doanh cả năm và không chi lương.
Tờ khai quyết toán có hai phần, tương ứng hai nghĩa vụ khác nhau (mẫu 05/QTT-TNCN, Thông tư 89):
- Phần I, nghĩa vụ khấu trừ của doanh nghiệp: số người lao động, thu nhập chịu thuế đã trả, thu nhập miễn thuế và số thuế đã khấu trừ của mọi người nhận thu nhập, cư trú hay không cư trú, ủy quyền hay không.
- Phần II, nghĩa vụ quyết toán thay: chỉ cho những người đã ủy quyền, gồm số thuế phải nộp cả năm, số đã khấu trừ, số được miễn, số còn phải nộp và số nộp thừa.
Cá nhân cư trú có tiền lương cũng phải quyết toán, trừ khi số phải nộp nhỏ hơn số đã nộp và họ không đề nghị hoàn hoặc bù trừ (điểm a khoản 1 Điều 51 Nghị định 253). Khi cá nhân tự quyết toán, hệ thống thông tin của cơ quan thuế hỗ trợ tổng hợp mọi nguồn tiền lương và số đã khấu trừ (đoạn cuối khoản 1 Điều 51), nên số liệu doanh nghiệp khai sai dễ lộ ra trên tờ khai của nhân viên.
Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân: ai được, ai phải tự làm?#
Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp chỉ hợp lệ khi người lao động thuộc một trong hai trường hợp, kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm (khoản 2 Điều 51 Nghị định 253):
- Chỉ có một nguồn tiền lương, từ hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức, và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán. Người được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình, hoặc giữa hai tổ chức trong cùng một hệ thống, vẫn tính là một nguồn (điểm a).
- Như trường hợp 1, cộng thêm thu nhập ở nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 15 triệu đồng và đã bị bên trả khấu trừ 10% (điểm b, dẫn chiếu điểm b khoản 1). Phần thu nhập thêm này không đưa vào quyết toán.
Người đủ điều kiện vẫn phải tự quyết toán nếu đề nghị giảm thuế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo, hoặc muốn trừ các khoản của Điều 49 (khoản 3 Điều 51): đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học và hai khoản mới là chi y tế (tối đa 23 triệu đồng/năm), chi giáo dục, đào tạo (tối đa 24 triệu đồng/năm). Hệ quả: nhân viên muốn trừ học phí, chi phí khám chữa bệnh của mình hoặc của người phụ thuộc không thể giao cho công ty quyết toán thay.
Doanh nghiệp không nhận ủy quyền của người có hợp đồng dưới 03 tháng, người có hai nguồn lương trong năm (trừ trường hợp điều chuyển ở điểm a), người có thu nhập ngoài bình quân trên 15 triệu đồng/tháng hoặc chưa bị khấu trừ 10%, và của hai nhóm sau:
- Người đã nghỉ việc trước khi công ty quyết toán.
- Người có thêm lương do tổ chức ở nước ngoài trả trực tiếp, phải tự khai theo quý (điểm c.1.2 khoản 1 Điều 22 Thông tư 89); theo cách đọc của chúng tôi đây là nguồn thứ hai.
Giấy ủy quyền. Người lao động gửi văn bản theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN cho doanh nghiệp trước khi doanh nghiệp quyết toán (điểm b khoản 1 Điều 22 Thông tư 89; điểm 7.1 Phụ lục I). Bản Thông tư 89 chúng tôi đối chiếu không in kèm nội dung mẫu này.
Khoản 2 Điều 51 dùng chữ "được ủy quyền", tức là lựa chọn của người lao động; doanh nghiệp không nên tự đánh dấu ủy quyền cho cả danh sách. Tờ khai 05/QTT-TNCN có chỉ tiêu [37] là tổng số người ủy quyền; bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN có cột [10] đánh dấu từng người.
Hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2026 và các mốc đặc biệt#
Kỳ quyết toán thuế thu nhập cá nhân là năm dương lịch (điểm đ.2 khoản 2 Điều 9 Nghị định 252), kể cả khi năm tài chính của doanh nghiệp khác năm dương lịch (ghi chú mẫu 05/QTT-TNCN). Hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 252:
| Ai nộp | Hạn cho kỳ 2026 | Căn cứ |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp (kể cả phần quyết toán thay) | 31/03/2027 | điểm a |
| Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất | Ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định | điểm b |
| Cá nhân tự quyết toán | Ngày cuối cùng của tháng thứ 04 sau năm dương lịch (30/04/2027, xem lưu ý dưới) | điểm c |
| Người nước ngoài cư trú kết thúc hợp đồng | Trước khi xuất cảnh, không quá 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng | điểm d |
Thời hạn nộp tiền thuế còn thiếu trùng với hạn nộp hồ sơ (điểm a khoản 1 Điều 14 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15). Nếu ngày cuối cùng rơi vào ngày nghỉ, hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ (khoản 7 Điều 3 Nghị định 252). Ngày 30/04/2027 là ngày nghỉ lễ, nên hạn của cá nhân lùi sang ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ; ngày cụ thể phụ thuộc lịch nghỉ lễ năm 2027. Ngày 31/03/2027 là thứ Tư, không bị lùi.
Gia hạn. Chỉ khi gặp bất khả kháng, tức bị thiệt hại vật chất do thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc trường hợp khác Chính phủ quy định (khoản 21 Điều 4 Luật 108), hồ sơ quyết toán mới được gia hạn, không quá 60 ngày (điểm a khoản 4 Điều 12). Thiếu chứng từ hay chờ hướng dẫn không thuộc các trường hợp này.
Sáp nhập, giải thể. Theo cách đọc của chúng tôi, hạn 45 ngày ở điểm b áp dụng cả cho hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân, vì khoản 5 Điều 10 không tách riêng loại thuế. Người lao động được điều chuyển sang tổ chức mới thì tổ chức mới quyết toán thay cả phần thu nhập do tổ chức cũ trả và thu lại chứng từ khấu trừ tổ chức cũ đã cấp, nếu có (điểm a.2.2 khoản 1 Điều 22 Thông tư 89); tờ khai 05/QTT-TNCN có ô [04] cho trường hợp này và chỉ tiêu [39] cho số thuế tổ chức cũ đã khấu trừ. Trình tự giải thể, trong đó có bước hoàn tất nghĩa vụ thuế, được mô tả ở trang dịch vụ giải thể công ty và tạm ngừng kinh doanh.
Hồ sơ doanh nghiệp quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm những gì?#
Theo điểm 7.1 Phụ lục I Thông tư 89, hồ sơ doanh nghiệp quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm:
- Tờ khai 05/QTT-TNCN: tờ khai quyết toán của tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN: bảng kê chi tiết cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến (người có hợp đồng lao động từ 03 tháng, cá nhân cư trú).
- Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN: bảng kê chi tiết cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần (người ký hợp đồng dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng bị khấu trừ 10%, cá nhân không cư trú bị khấu trừ 20%).
- Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN: bảng kê chi tiết người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh.
Số hiệu giữ như Thông tư 80/2021 nhưng nội dung là mẫu mới. Mẫu cũ chỉ dùng cho hồ sơ có kỳ tính thuế trước 01/07/2026 (khoản 1 Điều 100 Thông tư 89); kỳ 2026 kết thúc ngày 31/12/2026, nên theo cách đọc của chúng tôi phải dùng mẫu mới. Các chỉ tiêu đáng chú ý:
- Chỉ tiêu [41]: số thuế được miễn do cá nhân ủy quyền có số còn phải nộp từ 50.000 đồng trở xuống.
- Chỉ tiêu [42], [43]: số thuế được miễn của nhân lực công nghiệp công nghệ số chất lượng cao và nhân lực công nghệ cao, tương ứng hai trường hợp miễn thuế 05 năm mới tại khoản 2, khoản 3 Điều 5 Luật 109.
- Bảng kê 05-1 có cột số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu (cho người chưa có mã số thuế), cột người nước ngoài ủy quyền quyết toán dưới 12 tháng, và cột đánh dấu người có số thuế được miễn vì không quá 50.000 đồng.
Nộp ở đâu. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp; có chi nhánh ở tỉnh khác thì chọn khai tập trung tại trụ sở hoặc tại từng đơn vị (điểm a.3 khoản 1 Điều 22 Thông tư 89).
Khai quý. Tổ chức trả tiền lương khai số đã khấu trừ theo quý trên tờ khai 05/KK-TNCN (điểm a.1 khoản 1 Điều 22; điểm 7.1 Phụ lục I Thông tư 89).
Người phụ thuộc. Hạn đăng ký kèm hồ sơ chứng minh là trước ngày 31/12/2026 (điểm a khoản 2 Điều 48 Nghị định 253); doanh nghiệp đăng ký mã số thuế thay cho người phụ thuộc cũng chậm nhất 31/12 (điểm đ khoản 3 Điều 6 Nghị định 252). Con đang học đại học, cao đẳng, học nghề, vợ hoặc chồng, cha mẹ và người khác mà người nộp thuế nuôi dưỡng chỉ được tính khi có thu nhập bình quân tháng không quá 03 triệu đồng (điểm c, d, đ khoản 2 và khoản 3 Điều 47 Nghị định 253; khoản 1 Điều 3 Thông tư 87); con dưới 18 tuổi không bị xét mức thu nhập này. Nên nhắc nhân viên từ tháng 11, không đợi đến đợt quyết toán.
Tình huống minh họa: quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại một công ty 5 nhân viên#
Tình huống giả định. Số "đã khấu trừ trong năm" là số giả định; thu nhập chịu thuế đã loại các khoản miễn và không tính thuế; bảo hiểm là phần người lao động đóng.
Công ty TNHH X trả lương cho 5 người trong năm 2026:
Chị Lan, kế toán trưởng. Hợp đồng không xác định thời hạn, làm cả năm, chỉ có một nguồn lương. Thu nhập chịu thuế 35 triệu đồng/tháng (420 triệu đồng/năm); bảo hiểm bắt buộc 3,5 triệu đồng/tháng (42 triệu đồng/năm); một con dưới 18 tuổi đã đăng ký người phụ thuộc từ tháng 01. Chị ủy quyền.
- Thu nhập tính thuế năm = 420 − 42 − 186 − 74,4 (6,2 × 12) = 117,6 triệu đồng.
- Thuế năm: 117,6 triệu đồng thuộc bậc 1 (đến 120 triệu đồng/năm), thuế = 117,6 × 5% = 5,88 triệu đồng.
- Giả định đã khấu trừ trong năm 7,2 triệu đồng. Nộp thừa 1,32 triệu đồng, kê ở cột [23] của chị trên bảng kê 05-1.
Anh Bình, trưởng phòng kinh doanh. Một nguồn lương tại X; ngoài ra anh làm cộng tác viên tư vấn cho công ty khác, không ký hợp đồng lao động, bình quân 6 triệu đồng/tháng, bên đó đã khấu trừ 10%. Anh vẫn ủy quyền được (điểm b khoản 2 Điều 51); khoản 72 triệu đồng thu nhập cộng tác không đưa vào quyết toán. Thu nhập chịu thuế tại X 60 triệu đồng/tháng (720 triệu đồng/năm), bảo hiểm 5 triệu đồng/tháng (60 triệu đồng/năm), không có người phụ thuộc.
- Thu nhập tính thuế năm = 720 − 60 − 186 = 474 triệu đồng.
- Thuế năm = 120 × 5% + 240 × 10% + 114 × 20% = 6 + 24 + 22,8 = 52,8 triệu đồng.
- Giả định đã khấu trừ 50 triệu đồng. Còn phải nộp 2,8 triệu đồng, kê ở cột [24] của anh trên bảng kê 05-1. Cách thu phần chênh lệch từ người lao động nên được thống nhất trước bằng văn bản.
Anh Cường, kỹ sư. Vào X từ 01/08/2026 với hợp đồng 2 năm; tháng 01 đến tháng 07 làm cho công ty khác. Anh có hai nguồn tiền lương trong năm, không phải điều chuyển do tổ chức lại doanh nghiệp, nên không ủy quyền được. X kê thu nhập và số đã khấu trừ của anh vào bảng kê 05-1 (cột ủy quyền để trống). Khi tự quyết toán, anh được giảm trừ bản thân đủ 12 tháng dù X chỉ tính cho 5 tháng (điểm b khoản 1 Điều 48 Nghị định 253).
Chị Dung, chuyên viên nhân sự. Đủ điều kiện ủy quyền, nhưng muốn trừ 24 triệu đồng học phí đại học của con là người phụ thuộc. Chị phải tự quyết toán (khoản 3 Điều 51). X không nhận ủy quyền của chị.
Anh Hải, nhân viên kho. Nghỉ việc ngày 15/11/2026; ngày 20/01/2027 X trả anh thưởng cuối năm 10 triệu đồng. X khấu trừ 10%, tức 1 triệu đồng, vì khoản 2 Điều 50 Nghị định 253 áp dụng cả cho khoản trả người đã chấm dứt hợp đồng. Thu nhập được xác định tại thời điểm trả (khoản 3 Điều 8 Luật 109; khoản 3 Điều 46 Nghị định 253), nên khoản thưởng thuộc kỳ 2027. Anh không còn làm việc tại X nên nếu phải quyết toán năm 2026 thì tự làm.
Trên hồ sơ của X, chỉ tiêu [37] là 2 người (chị Lan, anh Bình); cả 5 người có tên trong bảng kê 05-1. Trên tờ khai 05/QTT-TNCN, chỉ tiêu [44] và [45] tính theo công thức gộp ([40] − [38] − [41] − [42] − [43]) của mọi người ủy quyền: (5,88 + 52,8) − (7,2 + 50) = 1,48 triệu đồng, nên X ghi 1,48 triệu đồng ở [44] và nộp chậm nhất 31/03/2027; [45] bỏ trống. Theo cách đọc của chúng tôi, phần 1,32 triệu đồng của chị Lan khi đó được bù vào số còn phải nộp của anh Bình trên cùng tờ khai, nên doanh nghiệp vẫn phải trả lại chị khoản này trong nội bộ. Từ Điều 9 Luật 109, chúng tôi rút ra công thức tính nhanh thuế năm (triệu đồng, X là thu nhập tính thuế năm):
- X đến 120: thuế = 5% × X.
- Trên 120 đến 360: thuế = 10% × X − 6.
- Trên 360 đến 720: thuế = 20% × X − 42.
- Trên 720 đến 1.200: thuế = 30% × X − 114.
- Trên 1.200: thuế = 35% × X − 174.
Với anh Bình: 20% × 474 − 42 = 52,8 triệu đồng, khớp với cách tính từng bậc.
Checklist đối chiếu dữ liệu trước khi doanh nghiệp quyết toán thuế thu nhập cá nhân#
Trước khi doanh nghiệp quyết toán thuế thu nhập cá nhân, nên rà dữ liệu theo thứ tự:
- Bảng lương 12 tháng khớp với bốn tờ khai quý về thu nhập chịu thuế và số đã khấu trừ. Quý 1, quý 2 khai theo quy định cũ; chênh lệch xử lý trong quyết toán, không khai lại (khoản 2 Điều 70 Nghị định 253; với quý 2 là cách đọc của chúng tôi, xem phần đầu bài).
- Tính lại cả năm theo biểu 5 bậc cho từng người ủy quyền, kể cả tháng 1 đến tháng 6.
- Thu nhập theo ngày trả, không theo tháng công. Lương tháng 12/2026 trả trong tháng 01/2027 thuộc kỳ 2027 (khoản 3 Điều 46 Nghị định 253); thưởng Tết trả trước 31/12/2026 thuộc kỳ 2026.
- Khoản miễn, không tính thuế có chứng từ: bảng kê giờ làm thêm, làm đêm (Điều 26 Nghị định 253), quy chế trợ cấp thôi việc, quy chế tiền ăn giữa ca. Quy chế lương thưởng còn là căn cứ trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, xem thang bảng lương và cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Bảo hiểm được trừ. Bảo hiểm bắt buộc phần người lao động đóng. Hưu trí bổ sung, hưu trí tự nguyện và bảo hiểm nhân thọ chỉ được trừ tối đa 03 triệu đồng/tháng cộng chung (điểm a khoản 2 Điều 46 Nghị định 253).
- Người phụ thuộc. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính cho một người nộp thuế (khoản 3 Điều 10 Luật 109).
- Danh sách ủy quyền. Mỗi người có giấy 08/UQ-QTT-TNCN, đang làm việc tại thời điểm nộp hồ sơ, và đã được hỏi về thu nhập ở nơi khác và ý định trừ chi y tế, giáo dục, từ thiện.
- Người ký hợp đồng dưới 03 tháng, cộng tác viên. Đã khấu trừ 10% với khoản trả từ 05 triệu đồng/lần (khoản 2 Điều 50 Nghị định 253). Người làm cam kết để không bị khấu trừ vẫn phải có tên trong danh sách nộp cơ quan thuế cuối năm. Xem bài hợp đồng cộng tác viên.
- Mã số thuế. Doanh nghiệp đăng ký mã số thuế thay cho người lao động chưa có, chậm nhất là hạn nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ đầu tiên có trả thu nhập (điểm đ khoản 3 Điều 6 Nghị định 252). Người chưa có mã số thuế được kê bằng số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu trên bảng kê.
Người nghỉ việc và người nước ngoài về nước#
Người nghỉ việc. Doanh nghiệp vẫn kê thu nhập và số đã khấu trừ của họ vào bảng kê 05-1 nhưng không quyết toán thay. Theo cách đọc của chúng tôi, giấy ủy quyền ký trước khi nghỉ cũng không cứu được, vì khoản 2 Điều 51 xét việc "thực tế đang làm việc" tại thời điểm quyết toán, không phải lúc ký giấy. Xem thêm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động.
Người nước ngoài. Cư trú, thuế suất 20% của người không cư trú và gói chuyên gia có ở bài thuế thu nhập cá nhân người nước ngoài. Điểm riêng khi doanh nghiệp quyết toán:
- Người nước ngoài cư trú kết thúc hợp đồng phải quyết toán trước khi xuất cảnh, hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác quyết toán (điểm c khoản 3 Điều 50 Nghị định 253), chậm nhất 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng (điểm d khoản 5 Điều 10 Nghị định 252).
- Năm đầu đến Việt Nam có thể có kỳ quyết toán 12 tháng liên tục thay vì năm dương lịch (điểm đ.2 khoản 2 Điều 9 Nghị định 252), không nằm gọn trong đợt quyết toán tháng 3.
- Lương do công ty mẹ ở nước ngoài trả trực tiếp thì cá nhân tự khai theo quý; nhưng nếu doanh nghiệp Việt Nam hoàn trả chi phí tiền lương đó cho bên nước ngoài thì chính doanh nghiệp là bên khấu trừ (điểm c khoản 3 Điều 50 Nghị định 253).
Nộp thừa, nộp thiếu sau quyết toán: hoàn thuế và tiền chậm nộp#
Nộp thừa của người ủy quyền. Doanh nghiệp quyết toán thay được đề nghị hoàn trả tiền thuế nộp thừa (điểm a khoản 2 Điều 29 Nghị định 252), bằng văn bản đề nghị xử lý tiền nộp thừa mẫu 01/ĐNXLNT Phụ lục III Thông tư 89 (điểm a khoản 1 Điều 56 Thông tư 89). Cá nhân có số nộp thừa từ 50.000 đồng trở xuống không được hoàn mà bù trừ vào kỳ sau (điểm a khoản 4 Điều 29 Nghị định 252). Theo cách hiểu của chúng tôi, số được hoàn thuộc về từng người lao động đã ủy quyền; doanh nghiệp nên ghi rõ trong quy trình nội bộ cách và thời điểm trả lại.
Nộp thiếu hoặc nộp chậm. Nộp sau hạn thì tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày (điểm a khoản 2 Điều 16 Luật 108), và tổ chức khấu trừ, nộp thay nộp không đủ, không đúng hạn thì nộp tiền chậm nộp thay người nộp thuế (điểm h khoản 1 Điều 16). Tiền phạt vi phạm hành chính và tiền chậm nộp không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (điểm b, điểm l khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15).
Chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân bị phạt bao nhiêu?#
Mức phạt chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân vẫn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021, 310/2025 và 291/2026), tiếp tục có hiệu lực sau 01/07/2026 cho đến khi có văn bản thay thế (khoản 4 Điều 74 Nghị định 252). Mức phạt hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá hạn tại Điều 13 là mức cho tổ chức (điểm a khoản 4 Điều 7); cá nhân bằng một nửa (khoản 4 Điều 44 Luật 108).
| Nộp tờ khai quyết toán quá hạn | Mức phạt (tổ chức) | Căn cứ Điều 13 |
|---|---|---|
| 01 đến 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo | khoản 1 |
| 01 đến 30 ngày | 2 triệu đến 5 triệu đồng | khoản 2 |
| 31 đến 60 ngày | 5 triệu đến 8 triệu đồng | khoản 3 |
| 61 đến 90 ngày; hoặc trên 90 ngày mà không phát sinh số thuế phải nộp; hoặc không nộp nhưng không phát sinh số thuế phải nộp | 8 triệu đến 15 triệu đồng | khoản 4 |
| Trên 90 ngày, có số thuế phải nộp, đã nộp đủ thuế và tiền chậm nộp trước khi có quyết định kiểm tra hoặc biên bản về hành vi | 15 triệu đến 25 triệu đồng, tối đa bằng số thuế phát sinh nhưng không thấp hơn mức trung bình của khoản 4 | khoản 5 |
Mức phạt cụ thể là mức trung bình của khung; có một tình tiết giảm nhẹ thì giảm 10%, một tình tiết tăng nặng thì tăng 10%; từ hai tình tiết trở lên thì áp mức tối thiểu hoặc tối đa của khung (điểm d khoản 4 Điều 7). Nộp chậm hồ sơ dẫn đến chậm nộp thuế thì còn bị buộc nộp đủ tiền chậm nộp (điểm a khoản 6 Điều 13).
Không nộp hồ sơ khai thuế hoặc nộp sau 90 ngày, nếu có số thuế phải nộp, là hành vi trốn thuế (điểm a khoản 4 Điều 45 Luật 108), bị phạt từ 01 đến 03 lần số thuế trốn (điểm c khoản 3 Điều 44). Riêng trường hợp nộp hồ sơ sau 90 ngày, có số thuế phải nộp nhưng đã nộp đủ thuế và tiền chậm nộp trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra hoặc lập biên bản, thì chỉ bị phạt về thủ tục (điểm l khoản 4 Điều 45), tức khung khoản 5 Điều 13 nêu trên.
Cá nhân tự quyết toán nộp chậm mà có số thuế được hoàn thì không bị phạt (điểm a khoản 2 Điều 44 Luật 108); ngoại lệ này không áp dụng cho tờ khai 05/QTT-TNCN của doanh nghiệp.
